Sesión sobre soluciones tecnológicas para agilizar la gestión de las pymes

Escrito por: media el 21/04/16 9:00

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El pasado jueves 14 de abril organizamos junto a Kantox, NovicapCaptio una sesión dirigida a ejecutivos de pequeñas y medianas empresas bajo el título Soluciones tecnológicas para agilizar la gestión de las pymes”.

En su transcurso abordamos cómo nuestra solución de firma electrónica –y las soluciones que nuestros co-organizadores ofrecen en los ámbitos del intercambio de divisas, la deducción de facturas y la gestión de gastos de viajes respectivamente– resultan asequibles y de fácil integración para pymes y favorecen beneficios tangibles en el corto plazo que vuelven muy atractivo su ROI.

El evento se estructuró en torno a casos prácticos, de forma que cada uno de los organizadores invitó a uno de sus clientes para ilustrar cómo se utiliza cada solución a través de un caso real. En Signaturit invitamos a Matías Pueyo, Director General de Lleuresport, quien explicó cómo su empresa utiliza nuestra solución firma electrónica para la gestión de contratos laborales.

Este post también está disponible en inglés.


Lleuresport, un ejemplo de digitalización de la gestión de contratos

Signaturit fue la encargada de inaugurar el evento y fue nuestro Account Executive, Javier Pazos, el encargado de hacer una introducción de Lleuresport y de presentar a su Director General, Matías Pueyo.

Lleuresport es una empresa con 500 empleados y sede en Barcelona dedicada al fomento de la cultura, la educación y el deporte. Desde 1992 ofrece servicios de gestión a diversos centros cívicos, deportivos y escuelas, y actualmente está presente en 13 instalaciones y promueve diversos eventos.

En palabras de Pueyo, este segmento tiene asociadas una serie de complejidades en la gestión de recursos humanos, derivadas de la estacionalidad de muchas de sus actividades y de la necesidad asociada de formalizar continuamente nuevos contratos. En concreto, Lleuresport tiene que formalizar mensualmente entre 100 y 150 contratos laborales.

LLeuresport_Signaturit.jpg Caso de uso de Signaturit por parte de Lleuresport, presentado por su director General, Matías Pueyo.

Hasta hace poco, esa gestión requería la dedicación exclusiva de tres empleados, quienes debían transportar las valijas con esos contratos entre los centros y la sede de Lleuresport, una tarea muy intensiva en tiempo y sin embargo de poco valor añadido por parte de su departamento de recursos humanos.

Es evidente que este sistema presentaba ineficiencias en términos de tiempo, costes y dedicación de recursos. Además, el hecho de tener asociada una logística analógica, basada todavía en el papel, la impresora y el escáner, retrasaba muchas de las gestiones, cosa que una empresa de servicios no puede permitirse.

Tras descubrir y empezar a utilizar la solución para la solicitud y realización de firmas electrónicas de Signaturit, Lleuresport experimentó un antes y un después en su gestión de contratos.

Con Signaturit, la firma de contratos laborales ha pasado a realizarse de forma remota y automática, ahorrando así un tiempo precioso en transporte y gestión de documentos: un proceso que antes tardaba alrededor de diez días en completarse se realiza ahora en sólo 37 minutos, la media más baja de entre las soluciones de firma electrónica del mercado.

Además, Lleuresport ha reducido sus gastos de transporte así como el espacio necesario para el almacenamiento, puesto que con Signaturit se puede acceder al histórico de contratos de forma rápida, segura, digital y descentralizada a través de la nube.

Para Matías Pueyo, el principal beneficio de la integración de Signaturit ha sido fundamentalmente inmaterial: gracias a la misma, el departamento de recursos humanos ha liberado una considerable cantidad de horas que ahora dedican a otras tareas de mayor valor añadido en comparación a la gestión administrativa de contratos –por ejemplo, la actualización y mejora de su portal del empleado.

Al término de su intervención, Pueyo apuntó asimismo que Lleuresport prevé hacer extensivo el uso de Signaturit a otras de sus áreas y unidades de negocio. Por ejemplo, ven un gran potencial en la gestión que realizan de las actividades extraescolares de numerosos centros. Esta gestión requiere la firma de formularios por parte de padres y alumnos. El volumen de formularios es importante, y su transporte corre a cargo de los monitores. Con lo cual, el proceso ahora mismo tiene un gran margen de mejora gracias a nuestra solución.


Los casos de éxito de los co-organizadores de la sesión

Por lo que respecta al resto de empresas tecnológicas que, como Signaturit, presentaron sus soluciones a través de casos prácticos en el transcurso de la jornada, Kantox cedió la palabra a Eulalia Grau, Directora Financiera de DMI.

La representante de la compañía de soluciones para la movilidad apuntó que la plataforma de intercambio de divisas de Kantox les han permitido pasar de pagar “unas comisiones opacas a los bancos” a operar “de forma totalmente transparente y a un coste muy inferior”.

Por su parte, Joaquim Pérez, Director General de Gussinyer, habló de la experiencia de esta ingeniería especializada en los sectores nuclear y petroquímico utilizando la plataforma de descuento de facturas de Novicap.

Novicap_Gussinyer.jpgCaso de uso de Novicap por parte de Gussinyer, presentado por su director general Joaquim Pérez.

Pérez destacó al respecto que su actividad “es muy intensiva en contratación de proveedores y en solicitud de homologaciones, y eso nos obliga a disponer de liquidez suficiente durante la ejecución de proyectos que no cobramos hasta su finalización”. En ese contexto, NoviCap ofrece a la compañía un sistema “rápido y transparente” de descuento de facturas, “en apenas 24 o 48 horas y sin necesidad de dar las garantías personales que sí solicitan los bancos”.

Por último, y a modo de cierre, Jordi Tormo, Director de IT de Crisolar, habló de cómo este líder en la producción de frutos secos gestiona digitalmente los gastos de viajes de sus empleados mediante la solución de Captio.

Para Tormo, la posibilidad de que con sólo fotografiar cada ticket de gasto “la plataforma lo analice, garantice su alineamiento con nuestra política y lo dirija al departamento financiero” constituye una facilidad “reconocida y alabada por unos empleados que, a menudo, son reacios o poco expertos en el manejo de la tecnología”.

Desde este post queremos agradecer la presencia de todos los asistentes y vuestro interés en nuestra solución, además de agradecer la complicidad y acompañamiento de las otras tres empresas co-organizadoras, KantoxNovicap y Captio.

Si no pudiste venir al evento pero quieres empezar a digitalizar la gestión y firma de contratos en tu empresa,  ¡no dudes en probar Signaturit! Puedes hacerlo durante 14 días de forma totalmente gratuita y sin compromiso. Haz click aquí para registrarte.

Este post también está disponible en inglés.

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