Disponer de un buen sistema de gestión documental es casi imprescindible para lograr que una empresa u organización, con independencia de su tamaño, tenga un funcionamiento eficiente. Afortunadamente, hoy en día contamos con una gran variedad de herramientas software que permiten implementar este tipo de sistemas de una forma sencilla y asequible.
Por tanto, en este artículo, repasaremos las principales ventajas de los sistemas de gestión documental, a lo largo de todas las fases por las que pueden pasar los documentos que se crean o reciben en la empresa.
No obstante, antes de nada, es necesario recordar brevemente a qué nos referimos cuando hablamos de este tipo de herramientas.
¿Qué encontrarás en este post?
Efectivamente, los sistemas de gestión documental son herramientas que permiten almacenar, organizar y gestionar el flujo de documentos de una empresa u organización.
En la práctica, hoy en día adoptan el formato de aplicaciones software con una interfaz a través de la que los usuarios pueden realizar todo tipo de búsquedas y otras tareas de gestión de documentos en formato electrónico.
Para más detalles sobre los diversos procesos que puede abarcar la gestión de documentos, puedes consultar el artículo que dedicamos íntegramente a explicar qué es gestión documental.
Las ventajas más importantes que nos puede proporcionar un sistema de gestión documental bien implementado son las siguientes:
Los sistemas de gestión documental permiten clasificar los documentos de una forma muy precisa y coherente, a través de etiquetas, categorías, subcategorías y metadatos.
De hecho, el proceso de organización y clasificación de documentos es la base imprescindible que va a posibilitar el buen funcionamiento de los sistemas de búsqueda y gestión.
Todos los documentos de la empresa, ya sean de creación interna o recibidos del exterior, se centralizan en un sistema único.
Por tanto, se minimiza la posibilidad de pérdida y se facilita la localización de cualquier documento. Además, si el sistema de gestión funciona en la nube, va a permitir el acceso remoto desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.
Un sistema de gestión documental bien configurado, refuerza la seguridad de todos los documentos almacenados, permitiendo establecer protocolos con distintos niveles de autorización para cada usuario, además de la posibilidad de realizar auditorías y controles de uso en cualquier momento.
Por supuesto, también se pueden programar copias de seguridad periódicas para evitar cualquier eventual problema en el sistema de almacenamiento. En este sentido, si se trabaja en la nube (en servidores externos), también se minimiza el riesgo de pérdida de documentos por eventos como incendios, inundaciones o similares.
Adicionalmente, es posible implementar un control de versiones que permita recuperar anteriores versiones de un mismo documento, lo que puede evitar la pérdida de información relevante en algunos casos.
La clasificación en categorías y subcategorías, la utilización de metadatos y la configuración del sistema de forma centralizada, permiten realizar búsquedas muy precisas, rápidas y eficientes.
Por supuesto, para lograr este resultado, es imprescindible:
De este modo, se ponen las bases adecuadas para que el sistema de gestión documental funcione de forma eficiente.
Efectivamente, los sistemas de gestión de documentos, especialmente si funcionan en la nube, son de gran ayuda para trabajar en red y para colaborar en un mismo proyecto.
Así, a diferencia de lo que sucedía con el tradicional formato papel, es perfectamente posible acceder a un mismo documento, de forma simultánea, por parte de varios usuarios. También es muy sencillo referenciar y compartir documentos, relacionarlos entre sí, etc.
En estos casos, es interesante que el software cuente con sistemas de bloqueo y concurrencia que eviten que el trabajo de una persona sobre un documento pueda sobreescribir el que esté realizando otro usuario en el mismo momento.
Como se puede deducir de todo lo anterior, un buen sistema de gestión documental va a suponer una mayor eficiencia en todo el proceso de trabajo con documentos dentro de la empresa. De este modo:
En el caso de sistemas de gestión documental en la nube, la empresa u organización no tiene que preocuparse de contar con un hardware bien dimensionado, desde el primer momento, para sus necesidades presentes y futuras.
Así, además del gran ahorro en inversión inicial, los sistemas cloud (utilizando servidores externos) pueden adaptarse fácilmente al eventual crecimiento de la empresa, dando respuesta a las necesidades de cada momento.
IvDoc es el software de gestión documental que pone a tu disposición Signaturit, para hacer más fácil, eficiente y seguro el trabajo con archivos y documentos dentro de la empresa.
De este modo, IvDoc:
En definitiva, contar con un sistema de gestión documental adecuado refuerza la seguridad y eficiencia de todo el proceso de trabajo con documentos, al tiempo que permite ahorrar costes de forma más que notable.
