Trabajar a distancia: cómo superar el reto de gestionar equipos descentralizados

Posted by media on 5/08/15 10:31

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En 2012, la prestigiosa revista Forbes calculó que alrededor de 30 millones de estadounidenses trabajaban desde sus casas al menos un día a la semana, y que, de ellos, tres millones de personas no pisaban nunca la oficina. Ese cómputo equivale a que uno de cada cinco habitantes de los Estados Unidos teletrabaja, un dato sobre el que la publicación pronosticaba además un aumento del 63% en los cinco años siguientes.

Pese a que en España sólo una de cada siete personas realiza su trabajo a distancia –una cifra por debajo de la de Estados Unidos y de la media europea, situada en el 13%–, no cabe duda de que el teletrabajo y los equipos descentralizados no son una moda pasajera, sino la dirección hacia la que se encamina la gestión de personas en el siglo XXI. 

Los motivos de este cambio de rumbo respecto a la obsesión por la presencialidad que ha caracterizado durante décadas a los departamentos de recursos humanos son múltiples; numerosos estudios avalan el aumento de productividad que experimentan quienes trabajan desde casa –no generalizable, pero sí predominante–, así como el ahorro que supone para trabajadores y empresas en sus gastos de transporte o en su consumo energético.

Este auge responde también a la creciente importancia de contar con trabajadores felices y comprometidos con el proyecto de su empresa, en un contexto en que la retención de talento es un factor clave de crecimiento para las compañías de cualquier sector de actividad.

Ante esta realidad, ofrecemos a continuación algunas recomendaciones sobre cómo gestionar equipos descentralizados:


1. Claridad sobre los objetivos y progresos
 

En un equipo de trabajo descentralizado, con sus integrantes trabajando desde sus respectivos domicilios o bien en diferentes filiales de una empresa multinacional, es muy importante que todos visualicen cuál es su objetivo común y cómo progresa su grado de cumplimiento en todo momento. En contextos presenciales, la información sobre si un proyecto avanza en la buena dirección y al ritmo adecuado circula de una forma más informal, pero cuando no se comparte la pausa del desayuno o la comida con otros colegas, los directivos a cargo de un proyecto han de disciplinarse y actualizar con frecuencia a sus trabajadores sobre sus objetivos y progresos.


2. No descuidar el diálogo no verbal

Al gestionar un equipo descentralizado, existe una tentación natural a circunscribir los canales de comunicación al correo electrónico o a los servicios de mensajería, ya que ofrecen una vía de acceso rápida con la que nos sentimos más cómodos a la hora de comunicar preocupación por el desempeño de un trabajador o de recordar un plazo de entrega, por ejemplo. Sin embargo, es muy importante combinar esos canales con otros que permitan la comunicación no verbal ­– videoconferencia o llamadas de voz –, que es la que da un toque humano a la conversación y permite detectar el entusiasmo o la reticencia de la persona con la que hablamos sobre el tema que estamos tratando.


3. Apoyarse en la tecnología

No puede esperarse de un equipo descentralizado la misma capacidad de cumplimiento de procesos internos que de otro que trabaja bajo el mismo techo en una sede corporativa. Por eso es muy importante desplegar en torno a esos equipos a distancia soluciones tecnológicas que permitan replicar los mismos procesos que se realizan de forma frecuente en una oficina – peticiones de firmas entre departamentos, contratación de proveedores o de trabajadores freelance, gestión del tickets de gastos, etcétera – con la misma o incluso con mayor rapidez. En este sentido, Signaturit permite la firma de documentos a distancia desde cualquier plataforma y con plenas garantías legales, con una sencillez de uso que hace que, de media, las empresas que confían en nuestra solución invierten en la petición y recepción de una firma tan sólo 37 minutos.


4. Celebrar los logros del equipo

De nuevo por la ausencia de espacios de relación informales, los equipos descentralizados necesitan un esfuerzo adicional en términos de motivación. Es cierto que el hecho de poder trabajar de forma remota refuerza el compromiso de muchos trabajadores, ya que aprecian ese gesto por parte de su empresa. Pero también es más fácil perder la referencia sobre si las cosas están haciéndose bien cuando uno se centra únicamente en su responsabilidad dentro del engranaje de un proyecto. Por eso es de vital importancia compartir y celebrar los logros del equipo con todos sus integrantes. Lo ideal es desarrollar una auténtica comunidad online con el equipo en la que no sólo circule la información puramente corporativa, sino también también el reconocimiento por el trabajo bien hecho.

Si tienes ante ti el reto de gestionar o participar en un equipo descentralizado, ¿por qué no empezar probando Signaturit gratis?

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Topics: Recursos Humanos