Trabajar a distancia: cómo gestionar equipos de trabajo

Escrito por: Leyre Soto el 10/02/21 10:00

Trabajar a distancia: cómo gestionar equipos de trabajo

El auge de trabajar a distancia y la aparición de nuevas soluciones tecnológicas para apoyar a los empleados fuera de la oficina han revolucionado el mundo del trabajo, realizando la industria de los recursos humanos un excelente trabajo de adaptación a una situación extremadamente cambiante. 

En este post ofrecemos algunas recomendaciones sobre cómo gestionar equipos de trabajo descentralizados. Si eres un profesional de los recursos humanos sigue nuestros consejos y consigue que trabajar a distancia sea un éxito para toda la organización.

¿Qué encontrarás en este post?

El momento actual de pandemia sanitaria nos ha hecho avanzar hacia organizaciones más ágiles, organigramas más planos y empleados forzados a trabajar a distancia, una modalidad que como bien sabemos ha llegado para quedarse.

Cada vez son más las empresas que asumen que esta flexibilidad es ya la nueva forma de trabajar, algo que los lleva a replantearse incluso la organización de los espacios de trabajo, la gestión de los equipos de trabajo y a utilizar medios tecnológicos para establecer métodos efectivos de teletrabajo.

 

¿Qué es la gestión de equipos?

No cabe duda de que 2020 ha sido un año duro, lleno de altibajos, cambios e incertidumbres, tanto en nuestra vida personal como profesional. Las empresas, los empleados y los gobiernos han tenido que adaptarse a una velocidad vertiginosa para asegurar que las personas y las empresas se mantengan a flote. 

A pesar de las dificultades, la pandemia nos ha dado la oportunidad de reevaluar, recalibrar y aprender de los desafíos a los que nos hemos enfrentado. Así, conforme damos la bienvenida al nuevo año, nos tomamos un momento para recordar las lecciones más importantes sobre el trabajo a distancia, la cultura empresarial y la gestión de equipos para los profesionales de los recursos humanos.

Bizneo, software de recursos humanos, publica en este artículo que "la gestión de equipos es una gestión mixta de personas y recursos bajo el prisma de la empresa. El objetivo último no es otro que promover el máximo rendimiento de quienes conforman dichos equipos sin descuidar el factor humano."

 

¿Cómo se gestiona un equipo de trabajo a distancia?

Una lección que muchos de nosotros aprendimos de primera mano fue la importancia de estar preparado para lo peor. El Covid-19 no es la primera, ni será la última, fuerza disruptiva que impacte en las operaciones comerciales como nos ha demostrado la recién llegada borrasca Filomena. Así, vemos como una preparación adecuada nos ayuda a reforzar la resistencia de nuestras organizaciones y nuestros empleados. 

¿Cómo se gestiona un equipo de trabajo a distancia?

 

Ante esta realidad, ofrecemos a continuación algunas recomendaciones sobre cómo gestionar equipos descentralizados:


1. Claridad sobre los objetivos y progresos
 

En un equipo de trabajo descentralizado, con sus integrantes trabajando desde sus respectivos domicilios o bien en diferentes filiales de una empresa multinacional, es muy importante que todos visualicen cuál es su objetivo común y cómo progresa su grado de cumplimiento en todo momento.

En contextos presenciales, la información sobre si un proyecto avanza en la buena dirección y al ritmo adecuado circula de una forma más informal, pero cuando no se comparte la pausa del desayuno o la comida con otros colegas, los directivos a cargo de un proyecto han de disciplinarse y actualizar con frecuencia a sus trabajadores sobre sus objetivos y progresos.


2. No descuidar el diálogo no verbal

Al gestionar un equipo descentralizado, existe una tentación natural a circunscribir los canales de comunicación al correo electrónico o a los servicios de mensajería, ya que ofrecen una vía de acceso rápida con la que nos sentimos más cómodos a la hora de comunicar preocupación por el desempeño de un trabajador o de recordar un plazo de entrega, por ejemplo.

Sin embargo, es muy importante combinar esos canales con otros que permitan la comunicación no verbal ­– videoconferencia o llamadas de voz –, que es la que da un toque humano a la conversación y permite detectar el entusiasmo o la reticencia de la persona con la que hablamos sobre el tema que estamos tratando.

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3. Apoyarse en la tecnología

No puede esperarse de un equipo descentralizado la misma capacidad de cumplimiento de procesos internos que de otro que trabaja bajo el mismo techo en una sede corporativa.

Por eso es muy importante desplegar en torno a esos equipos a distancia soluciones tecnológicas que permitan replicar los mismos procesos que se realizan de forma frecuente en una oficina – peticiones de firmas entre departamentos, contratación de proveedores o de trabajadores freelance, gestión del tickets de gastos, etcétera – con la misma o incluso con mayor rapidez.

Desde plataformas de e-learning y gamificación, hasta redes sociales internas y plataformas de gestión de nóminas, muchas empresas han encontrado diferentes soluciones que les ayuden a impulsar el proceso de digitalización.

En este sentido, Signaturit permite la firma de documentos a distancia desde cualquier plataforma y con plenas garantías legales, con una sencillez de uso que hace que, de media, las empresas que confían en nuestra solución invierten en la petición y recepción de una firma tan sólo 37 minutos.

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Destaca el uso de la firma electrónica especialmente en los departamentos de RRHH, los cuales han podido continuar con sus procesos de contratación y gestión laboral. 

Y es que, pese a que este año obligó a algunas empresas a imponer despidos y congelaciones de contratación, otras han experimentado un enorme aumento de sus plantillas.

Las entrevistas de trabajo se realizaron en su totalidad a través de videollamadas, y aquellas nuevas contrataciones no tuvieron la oportunidad de conocer en persona a sus compañeros hasta meses más tarde. Con ello, nació la necesidad de contar con un proceso de onboarding exitoso, que garantizara una adecuada integración para los recién llegados.  

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4. Celebrar los logros del equipo

De nuevo por la ausencia de espacios de relación informales, los equipos descentralizados necesitan un esfuerzo adicional en términos de motivación. 

Es cierto que el hecho de poder trabajar de forma remota refuerza el compromiso de muchos trabajadores, ya que aprecian ese gesto por parte de su empresa. Pero también es más fácil perder la referencia sobre si las cosas están haciéndose bien cuando uno se centra únicamente en su responsabilidad dentro del engranaje de un proyecto.

Por eso es de vital importancia compartir y celebrar los logros del equipo con todos sus integrantes. Lo ideal es desarrollar una auténtica comunidad online con el equipo en la que no sólo circule la información puramente corporativa, sino también también el reconocimiento por el trabajo bien hecho.

 

Trabajar a distancia: una mirada hacia el 2021

El nuevo año nos ofrece un respiro, y, gracias a que el proceso de vacunación ha comenzado, se vislumbra el final de la pandemia. La posibilidad de volver a la oficina está más cerca.

Pero no cabe duda de que el teletrabajo y los equipos descentralizados no son necesidad pasajera, sino la dirección hacia la que se encamina la gestión de personas en el siglo XXI. 

De hecho algunas empresas están considerando la posibilidad de implementar de forma permanente un modelo de trabajo híbrido – que combine la presencialidad con el trabajo virtual-.

Por su parte, los empleados han demostrado que hay trabajos que pueden hacerse desde casa, con resultados no solo equiparables sino incluso mejores. Pero, sobre todo, está confirmado que cuando una empresa se encarga de su equipo, velando por su bienestar, está proporcionalmente capacitada para cuidar el negocio. 

La pandemia ha reafirmado que, cuanto mayor sea el grado de digitalización, tecnología e innovación que tiene una compañía, mejor preparada está ante los retos que se le pongan por delante. Ante ello, la necesidad de digitalizar los procesos y documentos, así como la forma de compartirlos, se mantiene al alza.

Contar con herramientas con un nivel de seguridad superior -como aquellas ofrecidas por Signaturit-, ayudará a las empresas a garantizar el pleno control de los flujos de información, así como la protección de datos personales.

* Post actualizado publicado el 5/08/15

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Etiquetas: Casos de Uso

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