El trabajo post Covid-19: La firma electrónica de opcional a imprescindible

Escrito por: Leyre Soto el 15/05/20 9:00
Leyre Soto

como_trabajamos_covid_blog_banner_ES (1)

Hace poco para las empresas el teletrabajo y la firma electrónica era una opción casi imposible de implementar por desconocimiento o inseguridad, pero tras la proclamación del estado de alarma ha sido una necesidad si se quería seguir operativo.  

Ahora, en la actual fase de desescalada el teletrabajo y las herramientas digitales siguen ayudado para un retorno progresivo que haga compatible la actividad con el mantenimiento de la distancia de seguridad.

Pero y después de esta crisis sanitaria...¿Cómo serán los hábitos de las empresas? Esta pregunta es la resolvemos en este post.

 

La firma electrónica, del desconocimiento del
sector empresarial a su uso diario 

La pandemia del coronavirus y el confinamiento ha puesto a prueba la capacidad de teletrabajo y del uso de herramientas digitales como la firma electrónica en España. De ser reacios a implementar soluciones innovadoras hace unos años, hemos pasado a que una gran parte de las empresas ha optado por esta modalidad para mantener su actividad.

La buena noticia es que seguramente el uso de la tecnología ha venido para quedarse de manera indefinida. Así han sido los pasos. 

 

⏮️ Antes del Covid-19. Un sector empresarial lento en su adaptación digital  

Según Eurostat, con datos de 2018, el 13,5% de los ocupados en la UE-28 trabajaban a distancia, con mayor implantación en los países del norte. España se situaba por debajo de la media europea, con un 7,5%, 6 puntos porcentuales menos que el promedio europeo y lejos de Francia (20,8%) o Alemania (11,6%).

En Estados Unidos este tipo de trabajo con el uso de soluciones electrónicas está a la orden del día, pero España siempre ha sido un país muy receloso en cuanto a la seguridad y legalidad que ofrece el teletrabajo y las herramientas digitales. 

Pero al final la digitalización ha sido una necesidad que se ha ido imponiendo. Hoy en día casi todos lo hacemos todo online desde la compra de alimentación, reservar un apartamento, hasta abrir una cuenta bancaria. 

A pesar de que las ventajas de utilizar herramientas digitales para trabajar como la firma electrónica son muy evidentes, aún muchas empresas no daban el paso por desconocimiento o inseguridad, al no estar familiarizados con la legislación europea que regula esta materia. 

Hoy esta mentalidad ha cambiado a la fuerza. Era cuestión de tiempo que procesos tan cotidianos como firmar un documento, enviar una comunicación o realizar una reunión también se transformaran al entorno online.

giphy (9)-1


▶️ Ahora
. COVID-19 ha conseguido digitalizar más empresas que cualquier tecnología

Desde 29 de marzo se paralizó toda actividad no esencial, con el fin de reducir la movilidad de la población en el contexto de la lucha contra el Covid-19, lo que obligó a los profesionales a trabajar desde casa. 

Desde entonces la única forma de seguir con el trabajo ha sido a través de herramientas digitales y mucha capacidad de adaptación. Esta semana el Banco de España ha publicado un informe apuntando que hasta un 80% de las empresas españolas ha optado por el teletrabajo para evitar que su actividad se resienta durante el Covid-19.

Es verdad que muchas empresas han empezado la casa por el tejado porque aunque el COVID-19 las ha lanzado al teletrabajo, en la mayor parte de los casos las empresas no contaban con la preparación ni en la organización ni en su equipo. Pero lanzarse ante la necesidad ha sido el “empujoncito” que necesitaba el sector empresarial español.

 

Antes de esta crisis, cuando se habla de la transformación digital de una empresa, el teletrabajo era una iniciativa más a implementar, que siempre quedaba en el cajón de “cosas por hacer” porque el proyecto se contemplaba faraónico: trazar un plan para rediseñar procesos, conversaciones entre las diferentes áreas de negocio, redefinición de roles, integración de metodologías ágiles, nuevos estilos de liderazgo... 

En definitiva, no se hacía. Oh la la! Cuál ha sido la sorpresa de muchos profesionales y empresas al comprobar que utilizando nuevas herramientas digitales pueden realizar su trabajo de forma más ágil y sencilla sumando valor a sus empleados y clientes.

 

⏩ Después, El teletrabajo y la informatización de procesos se impondrá

Una vez pase esta pandemia global y la actividad económica comience a resurgir son muchas las áreas que se puede beneficiar de la reinvención tecnológica, que debe ser profunda y disruptiva.

El Banco de España estima en su informe antes mencionado que el 30,6% de los profesionales en España podría teletrabajar, al menos ocasionalmente, pasando de los 1,64 millones que lo hacen actualmente a más de 6 millones, con un "amplio margen de mejora" en los asalariados con contrato indefinido y profesionales dedicados a actividades cualificadas.

 

Los sectores con más potencial para el teletrabajo

Entre los sectores de actividad que tendrían más potencial para aumentar su proporción de ocupados con teletrabajo se encontrarían algunas actividades que en la actualidad ya están utilizando de forma más intensiva este tipo de trabajo, como las actividades financieras y de seguros (61%); la información y las comunicaciones (67,3%) o las actividades inmobiliarias (64,2%).

 

Sin duda es necesario aprovechar esta oportunidad para acelerar la automatización de procesos y tareas de las empresas que aporten valor a usuarios y clientes, con el objetivo de mejorar la experiencia del empleado y facilitar la vida a los usuarios y clientes.

 👍 Video demo de compra online con firma electrónica de Signaturit

En general, quienes trabajan a distancia apoyándose en herramientas digitales suelen valorar especialmente la flexibilidad para distribuir su jornada laboral y realizar sus tareas en diferentes lugares, y el hecho de no tener que perder tiempo en desplazamientos ni acciones repetitivas poco gratificantes.

 

La firma electrónica como aliada hoy y mañana

Los resultados positivos de digitalizar procesos de firmar, identificación electrónica y entregas certificadas de forma no presencial se comprueban desde el primer día. Así lo han podido confirmar todas las empresas que en estos momentos tan difíciles han integrado nuestra solución en su día a día.

Enviar documentos a los empleados, realizar juntas en remoto, firmar contratos inmobiliarios, notificar el cambio de un contrato, actas de accionistas, etc. En todas las empresas y sectores se firman y gestionan gran cantidad de documentos y se puede mejorar esta experiencia tanto para los empleados de cualquier sector (RRHH, Bancario, Asegurador, Comercial, etc) como para los usuarios, reduciendo costes y tiempos gracias a la tecnología de la firma electrónica.

Si se puede obtener un documento firmado de forma electrónica sin necesidad de desplazamientos, o tener que imprimir, utilizar mensajería postal, escanear, archivar, etc ¿Qué motivo hay para volver al sistema anterior en papel?

⭐ Saber más: El uso de la firma electrónica se dispara por el teletrabajo

 

Conclusión, la firma electrónica no es un remedio,
es la solución

La crisis del COVID-19 en España está teniendo un impacto significativo en nuestra vida personal y profesional. Algunos de los cambios serán puntuales y volveremos a nuestra realidad original en los próximos meses, pero otros hábitos han llegado para quedarse. 

Más allá del teletrabajo y las herramientas tecnológicas como una remedio temporal para amortiguar los efectos negativos de una situación de confinamiento, va a ser una solución a largo plazo que beneficiará a la productividad y experiencia de los profesionales.

Este nuevo modo de trabajo plantea algunos retos de adaptación que requieren de un proyecto de implementación por la inversión en equipos, programas informáticos y formación de trabajadores. Pero la realidad ha demostrado que ante la necesidad, la acción es la mejor solución.

Prueba_gratis_signaturit_demo

Subscríbete al blog

Últimos posts