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7 beneficios de la firma digital para departamentos de RRHH

La firma digital tiene muchos beneficios para departamentos de recursos humanos, porque facilita enormemente la relación entre una compañía y sus empleados. Sobre todo debido a que agiliza los trámites cuando se producen nuevas incorporaciones.

Por ello, en este post queremos hablar de los siete beneficios de la firma digital en los procesos de contratación de personal.

Este blog forma parte de nuestra guía de firma electrónica ¡Entra y descubre todo nuestro material!

Este post también está disponible en inglés.

 

Beneficios de la digitalización en los departamentos de RRHH

Actualmente las empresas necesitan competir más que nunca para atraer al mejor talento. Y en esta competición, un factor diferencial importante es el uso que cada empresa haga de la tecnología en cualquier proceso de gestión, ya sea interno o con terceros.

Sin embargo, según los resultados de una encuesta publicada por la Fundación Personas y Empresas, sólo el 23% de los departamentos de RRHH de las compañías consultadas reconoce haber trabajado en su digitalización (empresas españolas, datos de 2016).

De este estudio se desprende que la transformación digital en departamentos de recursos humanos es aún una asignatura pendiente para muchas empresas en España. 

Una herramienta que cada vez se utiliza más en departamentos de RRHH, porque facilita la digitalización en los procesos de gestión, es la firma digital. 


¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica es una manera sencilla y legal de obtener

el consentimiento aprobación de documentos o formularios electrónicos.


Gracias a la posibilidad de firmar contratos y otros documentos relacionados con la incorporación de nuevos empleados, se agiliza el proceso de onboarding y se ofrece una experiencia al nuevo empleado en consonancia con el uso que hoy en día se hace de las nuevas tecnologías.

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Los 7 beneficios de la firma digital para recursos humanos

 

1. La buena impresión en el nuevo empleado

El primero de los beneficios de la firma digital es la buena impresión en el nuevo empleado, en especial en un momento en que gran parte de la población activa la integra la generación Y (conocida como generación del Milenio o Millennials).  

Esta generación ha nacido y crecido rodeada de tecnología y valora especialmente su uso para facilitar trámites que consideran engorrosos o demasiado lentos.

Ciclo de gestión contratos de papel tradicional

proceso de firma de un contrato con el proceso en papel

 

2. Compromiso ambiental de la firma digital

El uso de la firma digital en la tramitación de un contrato laboral también transmite una imagen de responsabilidad ambiental por parte del empleador.  A día de hoy, el respeto al medio ambiente gana puntos como uno de los factores que hacen decantarse a un candidato por la elección de una empresa u otra.

Compromiso ambiental de la firma digital

 

3. Reducción de tiempo de gestión

La firma digital contribuye a ahorrar tiempo. Y este beneficio es claro tanto para el personal del departamento de RRHH como para los nuevos empleados.

Como hemos comentado en otras ocasiones, nuestros clientes invierten una media de sólo 37 minutos en la petición y recepción de un documento firmado, lo que representa el timing más ajustado del mercado.

Este tiempo supone una reducción exponencial respecto a los 10 días de media que suelen invertirse en el proceso de firma de documentos convencional: impresión, firma, escaneado y reenvío de la documentación firmada.

CASO DE ÉXITO ⭐ Cómo ISS ha digitalizado sus contratos laborales con la firma digital de Signaturit


Reducir el tiempo de gestión documental resulta especialmente útil para las
empresas de trabajo temporal. Estas empresas suelen necesitar sistemas de contratación muy rápida, para poder movilizar a muchos empleados en plazos de tiempo muy reducidos. 

Por ello, poder gestionar el papeleo relacionado con la contratación temporal en menos tiempo es claramente uno de los principales beneficios de la firma digital frente a la manuscrita para este tipo de empresas.

 

4.  Disminución de costes gracias a la firma digital

Otro factor clave es sin duda el de la reducción de costes en los procesos de contratación. Y no se trata sólo de una reducción en cuanto al tiempo, sino también en cuanto al número de trámites a cargo del departamento de recursos humanos, hasta ahora consistentes en el envío del contrato, el seguimiento para su firma y su posterior digitalización.

Con Signaturit, estas tres gestiones se reducen a una sola: el envío de un correo electrónico desde cualquier plataforma o software (Outlook, Gmail, Yahoo!, Mail...).

Al recibir el correo, el futuro empleado tan sólo tiene que apretar un botón para abrir el contrato para firmarlo.

¿Cómo firmar un documento con firma digital?

Una vez firmado, ambas partes reciben una copia en su correo electrónico. Y el departamento de recursos humanos recibe además un documento probatorio (o audit trail) que recoge todas las evidencias electrónicas generadas en el proceso de firma.

Por tanto, la reducción de costes y de pasos en la tramitación de la incorporación de un nuevo profesional a la empresa es uno de los beneficios de la firma digital que incide directamente en el día a día de cualquier gestor o manager de RRHH.

 

5.  Firma de varios documentos

Por otro lado, el proceso que culmina en la contratación de una nueva persona requiere a menudo la firma de documentos previos al contrato laboral. Por ejemplo, en muchas ocasiones los candidatos deben firmar acuerdos de confidencialidad.

Una rápida gestión de la firma de este tipo de documentos no sólo agiliza el proceso de contratación posterior, sino que también sirve de garantía para que el candidato mantenga su interés en la oferta.


>> Post relacionado: La validez jurídica de un contrato firmado electrónicamente con firma electrónica avanzada


6.  Envío conjunto de documento

Así mismo, una vez decidida una incorporación de un candidato, la firma del contrato tiene que ir acompañada a menudo del envío de otros documentos. Por ejemplo: una fotocopia del DNI, un extracto bancario o la vida laboral del nuevo empleado.

Con el sistema de autenticación avanzada de Signaturit, la empresa puede solicitar el envío de todos esos documentos en el mismo correo en el que solicita la firma del contrato de trabajo, facilitando así su envío por parte del futuro empleado.

Además sabemos que muchos profesionales de RRHH tienen que preparar y envíar múltiples documentos para ser firmados por un mismo destinatario

Por eso hemos desarrollado una funcionalidad para que en un único envío se pueda enviar hasta 15 documentos en una sola solicitud.  

¡En este vídeo te enseñamos cómo!

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7.  Gestión centralizada de documentos

Por último, el uso de nuestra plataforma permite a los departamentos de recursos humanos una gestión centralizada de contratos. El histórico de documentos firmados y aportados por los nuevos empleados está disponible en todo momento en la nube a través del panel de control de Signaturit.

 

Conclusión, la firma digital es la gran aliada de los profesionales de RRHH

Viendo los beneficios de la firma digital en los procesos de contratación de personal, te invitamos a probar de forma gratuita nuestra solución de firma digital avanzada durante 7 días. Podrás utilizar todas nuestras funcionalidades avanzadas y probarlas en TUS procesos reales de contratación. Así constatarás cómo mejora la gestión de los procesos de onboarding en tu empresa.

Registrate aquí y tendrás acceso a todas las funcionalidades disponibles, incluyendo el email certificado.

En el caso de que quieras integrar nuestra solución de firma digital en tu herramienta habitual de gestión de RRHH o CRM, puedes hacerlo vía API. De este modo, quien se encargue de gestionar las nuevas incorporaciones en tu empresa podrá realizar toda la tramitación contractual sin salir de la plataforma que habitualmente use para ello.

No dudes en pedirnos más información si quieres integrar Signaturit en tu software de recursos humanos.

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Este post también está disponible en inglés.

*Post original publicado el 28/09/17 


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