Travailler à la maison, beaucoup d'entre nous en rêvaient ! Plus d'embouteillages ou de longs trajets en transport en commun. Plus du tout – ou moins – de stress, de fatigue. Sans aucun doute la crise du coronavirus aura accéléré son adoption par les entreprises. Toutefois, travailler de chez soi n'est pas aussi « facile » qu'il n'y paraît. Voici nos 10 conseils pour être efficace en télétravail.
SOMMAIRE
Nous avons compilé pour vous les 10 conseils les plus importants pour être efficace au travail depuis chez vous :
Travailler à la maison ne signifie pas forcément travailler depuis son lit ou son canapé. Si c'est bien évidemment une option, il est fortement conseillé d'avoir un lieu de travail dédié. Idéalement une pièce où vous pourrez vous enfermer pour travailler, car à la maison les distractions sont bien plus nombreuses. Il est donc essentiel de pouvoir s'isoler afin de se focaliser sur ses tâches et être efficace.
Vous ne pouvez pas travailler de la même manière chez vous qu'au bureau. Premièrement vous n'avez plus accès aux équipements de l'entreprise (imprimante, scanner, téléphone, etc.). Deuxièmement, vous ne pouvez plus vous déplacer et organiser de réunions physiques, il faut donc trouver des alternatives. Heureusement la technologie permet de s'adapter facilement et rapidement. Il existe de nombreux outils digitaux favorisant un télétravail efficace : logiciel de visioconférence pour organiser des réunions virtuelles, messagerie d'entreprise pour communiquer de manière fluide avec ses équipes, outil de partage de fichier, logiciel de signature électronique pour signer des documents à distance... Il est donc essentiel d'investir dans ces outils digitaux pour maintenir l'activité de l'entreprise durant cette période difficile !
Lorsque l'on travaille chez soi, personne n'est là pour surveiller réellement nos horaires... même si des programmes informatiques existent à cet effet. Il peut donc être tentant de travailler quand bon nous semble. C'est une erreur ! Pour être réellement efficace, nous vous recommandons de mettre en place des « heures de bureau », pour pouvoir être concentré à 100% pendant ces heures et vous détendre en dehors. Vous évitez ainsi d'avoir l'ordinateur encore ouvert à 21h !
Si en théorie personne ne vous surveille lorsque vous êtes chez vous, cela signifie aussi qu'aucun collègue ne vous invitera à boire un café ou à faire une pause. Et vous pouvez très vite vous tuer à la tâche. Faire un break de temps à autre est primordial pour rester concentré. Savoir s'arrêter et souffler un peu c'est aussi synonyme de productivité.
Vous devez faire comprendre à vos enfants, conjoint, colocataires que vous travaillez. Vous êtes à la maison certes, mais vous êtes aussi au travail. Si vous partagez votre logement, mettez en place des règles simples mais essentielles afin que l’on respecte votre temps de travail. Pensez par exemple à prévenir les personnes qui vivent avec vous avant le début d'une réunion, pour qu'ils puissent faire particulièrement attention à ne pas faire trop de bruit (musique, télévision, machine à laver, chamaillage... les exemples sont nombreux !)
Le télétravail ne signifie pas forcément travailler en « solo », au contraire. On peut en effet très bien travailler de chez soi et travailler en équipe ! D'autant plus facilement avec l'aide des nouvelles technologies. Il est important de faire des points réguliers, pour pallier le manque de communication qui se fait de manière naturelle lorsque l'on partage un bureau avec des collègues. Vous pouvez par exemple organiser tous les matins une réunion virtuelle avec vos équipes pour échanger sur les tâches de chacun et partager les informations importantes. Attention aussi à ne pas multiplier les canaux de communication (e-mail, messagerie d'entreprise, SMS, message vocal WhatsApp...) au risque de passer à côté de certaines informations.
Lorsque chacun travaille chez soi, il faut être en mesure de déléguer et faire confiance. Cependant, l'absence physique d'un collaborateur peut s'avérer problématique. Vous pouvez penser qu'à distance il sera plus simple ou plus rapide de réaliser certaines tâches vous-même, et ce pour plusieurs raisons : car il est plus compliqué d'expliquer une tâche à quelqu'un à distance, car vous doutez de l'implication de certains collaborateurs à la maison ou tout simplement car vous voulez éviter d'organiser une énième réunion. Attention, ne prenez pas cette mauvaise habitude. Continuez à travailler en équipe, sinon vous pourrez vite vous retrouver dans une situation ingérable.
Être efficace c'est atteindre ses objectifs le plus rapidement possible. Cependant lorsque du jour au lendemain, on se retrouve tous à travailler à la maison, il peut être compliqué de maintenir la même routine de travail et la même productivité. Soyez indulgent avec vous-même. Prenez le temps de trouver votre rythme dans ce nouvel univers de travail. Acceptez les contretemps, ne vous mettez pas trop de pression. En d'autres termes, fixez-vous des objectifs réalistes !
Si nous vous avons déjà parlé des horaires, il convient de préciser que l'efficacité en télétravail rime avec planification et routine. La meilleure manière d'éviter de tomber dans le piège des distractions, c'est de planifier son activité en mettant en place une certaine routine. Les horaires et les pauses, mais aussi les autres activités : à quel moment de la journée une vidéoconférence serait-elle la plus adaptée ? Quelles tâches vais-je accomplir aujourd'hui ? Cette semaine ? Combien de temps devrait me prendre ce bilan financier, la rédaction de ce contrat... ? Plus vous détaillerez les objectifs à atteindre et les différentes étapes à suivre, plus vous serez efficace.
Enfin, embrassez tous les bons côtés de travailler à la maison. Si le télétravail demande une certaine autodiscipline, il faut aussi savoir profiter de ses avantages – de manière responsable bien sûr. Pendant vos pauses par exemple, faites vraiment ce qui vous plaît et que vous ne pouvez pas faire au bureau : jouez d'un instrument, faites une partie de console, mangez une glace, sortez votre chien, arrosez vos plantes... Profitez-en, vous êtes chez vous ! Aujourd'hui vous ne vous sentez pas d'attaque ? Vous avez toujours la possibilité d'adapter votre emploi du temps aux exceptions, tout en ayant la possibilité d’atteindre vos objectifs le plus sereinement possible.
Le télétravail est devenu une nécessité aujourd’hui en raison de la crise sanitaire. Le Covid-19 nous oblige à revoir en profondeur nos façons de travailler. Une chose est sûre cependant : utiliser les bons outils est indispensable pour être efficace !
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