Entre recrutement, formation et offboarding, les ressources humaines est certainement l'un des services qui traitent le plus grand nombre de documents administratifs au quotidien. C'est donc sans surprise que la dématérialisation des processus RH progresse dans les entreprises ! Cette transformation impacte en profondeur la fonction RH mais aussi le quotidien des salariés, et ce, de manière positive. Découvrez dans notre article les principaux bénéfices et nos solutions pour dématérialiser vos processus RH.
SOMMAIRE
La dématérialisation désigne le processus de remplacement dans une entreprise des documents au format papier par des supports numériques stockés sur des serveurs.
Il existe 2 formes de dématérialisation :
De nos jours, la dématérialisation est majoritairement native.
Dématérialiser les processus RH, c’est les simplifier et les automatiser. Les équipes RH ne perdent donc plus de temps avec des tâches opérationnelles répétitives. Elles peuvent donc se consacrer à des tâches plus stratégiques pour l’entreprise : les recrutements, les plans de carrières, le bien-être des employés, etc.
"Je recommande la solution de Signaturit car elle permet d’obtenir la signature des contrats de travail presque immédiatement. Le gestionnaire du personnel met 10 secondes à envoyer le contrat au travailleur et celui-ci peut le signer quand et où il souhaite."
Manuel Gerbolés, Directeur de l’Administration du Personnel d’ISS
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La dématérialisation permet de réaliser des économies significatives en réduisant, voir éliminant, les coûts liés à la gestion des documents au format papier : papier et encre pour l’impression, affranchissement pour les envois postaux, matériel de bureau et espace pour le stockage des archives.
La dématérialisation permet de fluidifier, simplifier et enrichir les relations entre les collaborateurs et les RH. En effet les démarches administratives avec le service RH sont simplifiées. Et tous les documents sont transmis et accessibles aux salariés en quelques clics. Les équipes RH ont donc plus de temps pour développer une vraie relation avec chaque employé.
En dématérialisant leurs processus, les ressources humaines s’inscrivent dans une démarche d’innovation. D’un côté, cela permet d’améliorer la marque employeur, en véhiculant une image moderne et respectueuse de l’environnement de l’entreprise, en interne mais aussi auprès des futurs candidats. D’un autre côté, cette transformation permet de répondre aux attentes digitales des employés, notamment des jeunes générations. L’instantanéité et la simplicité offertes par les outils digitaux contribuent à la satisfaction des employés.
"Grâce à Signaturit nous avons pu passer au 0 papier dans notre service RH ! Cela comporte un double-avantage : s'inscrire dans notre démarche RSE et nous faire gagner du temps avec 2000 scans en moins dans l'année."
Lorelei Barbara, Chargée de missions RH de Meilleurs Agents
La dématérialisation des processus permet de sécuriser les échanges et l’archivage de données. Seuls les collaborateurs ayant droit (selon leur poste et missions) peuvent accéder à certaines données, grâce à la mise en place de droits utilisateurs. Cela permet de limiter l’accès aux informations sensibles et respecter la confidentialité.
Les solutions de dématérialisation facilitent le respect des règlementations en vigueur, notamment le RGDP. Un autre avantage de la dématérialisation : aucun document électronique ne peut être perdu ou accidentellement détruit, contrairement aux documents papier.
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Un projet de dématérialisation RH sera couronné de succès si ce dernier a pour but de résoudre non seulement les problèmes du service, mais aussi ceux des collaborateurs. Si vous effectuez ce changement pour la première fois, fixez-vous des buts et des objectifs simples à atteindre.
Une fois les objectifs et les priorités établis, il est important de disposer des spécifications techniques de conception, c'est-à-dire la liste détaillée des caractéristiques fonctionnelles que la solution technologique doit posséder pour atteindre les objectifs fixés.
Un projet de dématérialisation ne peut fonctionner sans la collaboration entre les ressources humaines et la direction informatique de l'entreprise. En plus d'être impliquée dans la phase de conception, la DSI peut également contribuer à la phase de sélection des fournisseurs pour analyser les aspects plus techniques.
Vous devez choisir avec soin la solution technologique qui vous permettra d'atteindre les objectifs en matière de gestion des ressources humaines. Il existe des programmes qui répondent aux exigences légales, par exemple pour les fiches de paie. Il y en a d'autres qui se concentrent sur des problèmes plus spécifiques tels que le suivi des feuilles de temps, l'évaluation des performances, le climat organisationnel, etc.
Il est nécessaire de procéder à la formation de ceux qui seront les utilisateurs les plus actifs des nouvelles technologies, les professionnels RH et les managers opérationnels. Si votre entreprise souscrit à un logiciel, la formation est normalement assurée par le fournisseur de la solution, qui fournit également la documentation de référence pour l'utilisation de la plateforme.
Notre solution de signature électronique permet d’envoyer des contrats et de les signer en ligne de manière légale et sécurisée. En quelques secondes, le signataire peut signer le document, où qu’il se trouve, depuis n’importe quel appareil, sans avoir à télécharger d’application !
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Le processus de signature d’un contrat de travail :
➡️ Pour aller plus loin, découvrez notre article : Signer un contrat de travail avec la signature électronique
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Le processus d’envoi d'un recommandé électronique :
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