5 tendances pour un onboarding RH réussi en 2020

Posted by Léa Jacquier on 7 févr. 2020 14:00:00
Léa Jacquier

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La majorité des entreprises ont le même objectif : GRANDIR. Cela passe donc par l’embauche de nouveaux employés qui devront être intégrés à l’entreprise de manière fluide et efficace. Ce processus est essentiel pour que ces nouveaux talents soient productifs mais aussi pour qu’ils se sentent à leur place et à l’aise dans leur entreprise. 

Cette phase est déterminante pour la perception qu’aura l’employé de l’entreprise. En effet, tout comme avec des clients, vous n’avez pas de seconde chance pour donner une bonne première impression à vos nouvelles recrues.

Il est donc temps de repenser ce premier contact pour offrir une expérience satisfaisante à vos nouveaux employés. Découvrez dans notre post les cinq tendances de 2020 pour un onbaording réussi.

 

L’onboarding RH, plus qu'un welcome pack

Le processus d'intégration ou d’onboarding au sein d’une entreprise regroupe toutes les initiatives mises en œuvre pour assurer une bonne intégration des nouvelles recrues dans l'organisation. L’objectif principal est de donner toutes les clés au nouvel employé pour qu’il puisse gagner rapidement en productivité et autonomie avec un minimum de stress.

C'est plus qu'une simple journée d’accueil. Il ne suffit pas juste d’installer la personne à son ordinateur, de lui offrir des goodies d’entreprises ou de le faire participer à quelques réunions d’information. L’intégration doit être pensée comme un processus global !

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L’objectif n’est pas uniquement de lui faire passer une bonne première journée de travail, cette période d'intégration doit lui permettre de se dire : “J’ai pris la bonne décision en rejoignant cette entreprise”. En fait, l’onboarding joue un rôle crucial dans la perspective qu’aura le nouvel employé de son parcours au sein de votre entreprise.

En effet selon une enquête menée par l’agence de recrutement Easyrecrue, 20% des collaborateurs qui rejoignent une entreprise envisagent de la quitter dès le premier jour en raison d’un accueil défectueux sur les plans humain, administratif ou matériel ! Cela peut être facilement compris lorsque l’on sait qu’aujourdhui 65% des entreprises n’ont pas de processus d’intégration (étude Mercuri Urval, cabinet conseil en sélection et en management des talents).

En outre, un processus d’intégration efficace se traduit également par une optimisation des coûts. Premièrement, un employé bien intégré sera productif plus rapidement, car il aura toutes les clés pour réussir en main. Deuxièment, en fidélisant les employés, le taux de turnover peut être sensiblement réduit. En effet la recherche et la sélection d’un nouvel employé est un processus long, difficile et coûteux. Tous ces efforts ne devraient donc pas être gâchés en quelques jours par un accueil déficient. 

Ce processus d’intégration doit donc être au coeur de la stratégie du service RH. Il ne faut pas attendre le premier jour de l’employé pour commencer à penser son intégration. Cela commence lors la phase finale du processus de sélection, quand le candidat accepte l’offre de travail. L’équipe RH et le manager de ce nouvel employé devront dès ce jour commencer à élaborer un plan personnalisé pour ses premiers mois de travail.

 

Quels sont les principaux objectifs d'un processus d’onboarding ?

  1. 🏢 S’assurer que le candidat rejoindra bien l’entreprise : il faut faire attention à ce qu’il ne se dissocie pas du processus au dernier moment (qu’il reste dans son entreprise actuelle ou se décide finalement pour une autre entreprise.
  2. 🔗 Mettre en relation les employés : il faut permettre à ce nouvel employé de rencontrer et d’échanger avec les différents membres de l’entreprise, pour favoriser la communication et améliorer la collaboration à long terme.
  3. 👩‍🏫️ Former l’employé de manière efficace : il faut mettre à disposition du nouvel employé toutes les informations, connaissances et outils dont il aura besoin, et mettre en place un programme de formation pour qu’il puisse être performant dans les plus brefs délais.
  4. 👋 Offrir un accueil chaleureux : Il faut faire en sorte que l’employé se sentent à l’aise et en confiance en lui offrant une bonne expérience employé.

 

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5 TENDANCES EN 5 SLIDES


Les 3 erreurs les plus courantes dans les processus d’intégration de nouveaux collaborateurs

Avant de vous dévoiler les 5 tendances que nous avons repérées pour 2020, nous allons d’abord partager avec vous ce qu’il ne faut pas faire 😉

  • Ne pas penser l’intégration sur le long terme

L’une des erreurs les plus courantes est également de penser que l’intégration d’un employé ne concerne que le premier jour ou la première semaine. Cette courte période n’est pas suffisante pour qu’une nouvelle recrue assimile toutes les procédures et intègre à 100% la culture de l’entreprise. Il est donc important ne pas négliger l’accompagnement durant les premiers mois. 

Le temps nécessaire d’un onbaording réussi peut varier selon l’activité de l’entreprise et les fonctions de l’employé, mais de manière générale le processus peut durer entre 3 et 6 mois.

  • Ne pas faire de point sur ses performances

Comme tout processus d'apprentissage, l’onboarding nécessite un retour d'informations régulier. Il est important que les managers fassent des entretiens à M+1, M+3, M+6 avec leur nouvel employé pour leur donner un retour sur leur travail et les aider à être le plus performant possible.

Il faut favoriser la communication au maximum pour pouvoir détecter dès le début des connaissances qui pourraient mal assimilées, une utilisation non optimale d’un outil, etc. et ainsi pouvoir corriger ces erreurs.

  • Ne pas déterminer les objectifs dès le début

Deux des raisons principales pour lesquelles un nouvel employé quitte son emploi au cours des premiers mois sont liées au manque de clarté concernant les fonctions d’un employé : la première si l’employé, une fois dans l’entreprise, se retrouve confronté à des missions différentes de celles attendues, la deuxième si l’employé ne sait pas clairement ses missions et objectifs. Cela peut créer de la frustration chez l’employé, et donc le pousser à chercher un autre emploi.

Il est important d'établir et de clarifier les objectifs et les attentes d'un poste dès le début du processus de recrutement, mais également lors de l’intégration. Il est conseillé de fournir par écrit, en plus des valeurs, de la mission et la vision de l'entreprise, la description du poste de travail et comment la performance de l’employé sera mesurée.

 

5 tendances pour un programme d'onbaording RH réussi

Nous vous présentons maintenant les 5 tendances à mettre en place en 2020 dans votre processus d’intégration :

 

 1 Transmettre la culture d’entreprise

Pour commencer, un petit rappel ! La culture d’entreprise est définie comme : “un ensemble de connaissances, de valeurs et de comportements qui facilitent le fonctionnement d’une entreprise en étant partagé par la plupart de ses membres”. La culture d’entreprise, c’est ce qui unit tous les employés d’une entreprise.

En effet, une entreprise réunit des personnes qui n’auraient certainement jamais été amenées à vivre ensemble : différentes générations, différentes cultures, différents niveaux d’études, etc. C’est pourquoi la culture d’entreprise est essentielle pour permettre aux employés de travailler en harmonie et de se comprendre mutuellement.

La culture d’entreprise peut significativement changer d’une entreprise à l’autre, et elle définit beaucoup d’aspects au sein d’une entreprise, notamment les relations entre les employés : Comment les employés communiquent-ils ? De vive voix ou par email ? Est-ce que les employés partagent leur repas ensemble ? Est-ce qu’ils prennent le temps de discuter lors d’une pause café ?

Prenons l’exemple d’un nouvel employé qui utiliserait le vouvoiement, alors que la norme dans l’entreprise est le tutoiement. Son comportement pourrait être mal interprété, comme  une volonté de mettre de la distance avec ses collègues, alors que celui-ci ne ferait en fait que suivre les habitudes de son ancienne entreprise. 

Il est donc crucial de transmettre la culture de l’entreprise aux nouvelles recrues pour qu’elles puissent se l’approprier et s’intégrer correctement. Si elles comprennent les codes de l’entreprise, cela sera plus simple pour elles de les adopter, et cela favorisera donc leur sentiment d’appartenance.

👉 Le programme “Culture Ambassador” de Signaturit

Signaturit compte sur l’aide de ses “Culture amabassadors” (ambassadeurs de la culture l’entreprise) pour assurer un onboarding réussi. Ce sont des employés qui se sont portés volontaires pour aider les nouveaux dans leurs premiers jours dans l'entreprise. Rien de mieux qu’un collègue pour vous présenter aux différentes équipes, vous indiquer où vous pouvez prendre un café, à quelle heure les équipes mangent habituellement, et vous donner toutes sortes de conseils informels ;)

Ces “Culture Ambassadors” joue un rôle important, en effet ils ont pour mission de transmettre la culture de l'entreprise pour que les nouvelles recrues puissent devenir un Signabuddy à leur tour.

 

2  Améliorer l’analyse des données

L’analyse des données dans les processus d’intégration est également une tendance claire. Les entreprises ont intérêt l’utiliser pour mesurer la performance de leur processus.

Les entreprises peuvent par exemple mesurer l'efficacité et l'impact de leurs programmes d'intégration avec des indicateurs tels que le taux de rétention après un an. En outre, si les indicateurs sont positifs, les entreprises ont intérêt à rendre ces informations publiques, car cela permettra aux candidats d'évaluer si une entreprise offre un bon cadre de travail ou non.

Il est également important d’obtenir des retours d’information de la part des employés pour mesurer l’expérience et l’efficacité de l’onboarding et détecter les points d’amélioration.

 

Exemples de questions à poser aux employés suite à leur période d’onboarding :

  • Quelle a été votre première impression ?
  • Est-ce que vous avez disposé des ressources suffisantes pour commencer votre travail rapidement ? 
  • Est-ce que votre équipe vous a intégré correctement ?
  • Est-ce que votre manger a bien défini avec vous vos missions et objectifs ?
  • Est-ce que vous connaissez bien les produits / services de l’entreprise ?
  • Est-ce que vous connaissez bien les valeurs, la mission, la vision et le culture de l’entreprise ?
  • Quelles parties du parcours d’intégration pourraient être améliorées ?

OPINION

“Le meilleur conseil que l’on peut donner est de s’interroger sans cesse sur la façon dont on aurait pu faire encore mieux.”

Elon Musk

 

3 Commencer l’intégration avant même le 1er jour de travail

Comme nous l'avons expliqué auparavant, le processus d'intégration ne se limite pas aux premiers jours de travail, il doit se prolonger dans le temps. Il est aussi nécessaire qu’il commence avant que le nouveau collaborateur n’entre dans l’entreprise le premier jour. Un processus d’intégration optimal est celui qui commence dès que le candidat accepte l'offrir.

Cela passe notamment par un planning de communication avec le candidat, et ce pour plusieurs raisons :

  • Depuis le moment où un candidat postule à une offre jusqu'à son embauche définitive, des mois peuvent s'écouler, période au cours de laquelle la motivation et l'intérêt peuvent décliner. C’est pourquoi il est nécessaire de créer un lien avec le futur employé en maintenant une communication régulière. 
  • Le premier jour de travail dans une entreprise peut être synonyme de stress pour le nouvel employé, principalement car il ne sait pas toujours ce qui l’attend : Qui va m’accueillir ? Que vais-je faire ? Il est donc essentiel de faire parvenir toutes ces informations au futur employé pour qu’il puisse arriver serein lors de son premier jour : l’heure d’arrivée, la personne de contact, le code vestimentaire, le planning du 1er jour, la liste des documents à apporter, etc.
  • Intégrer une entreprise demande d’assimiler de nombreuses informations, et le nouvel employé peut se sentir dépassé. Il est par exemple difficile de retenir le nom de toutes les personnes que l’on vous présente. Il peut donc être intéressant d’envoyer en amont des informations sur l’entreprise : une présentation de l’entreprise, un organigramme, etc. pour qu’il puisse se familiariser avec.


Enfin il est essentiel que le premier jour de travail, tout soit prêt pour accueillir le nouvel employé... Combien de fois un nouvel employé est entré dans une entreprise sans que ses outils de travail ne soit prêts et que personne ne connaisse son nom ? Cela est déterminant pour la perception du nouvel employé, car il pourra avoir l’impression qu’il n’est pas attendu.

💡Pensez à présenter aux équipes les nouvelles recrues

Il est recommandable d’informer tous les collaborateurs de l’arrivée d’une nouvelle personne dans l’entreprise quelques jours en amont. Vous pouvez par exemple demander à la nouvelle recrue d’envoyer une photo d’elle et une petite présentation qui sera transmise aux collaborateurs. Cela leur permettra d’identifier cette nouvelle personne et de l’approcher plus facilement.

 

4 Automatiser les processus administratifs grâce à des solutions technologiques

L’onboarding d’un nouvel employé, c’est aussi de nombreuses tâches administratives chronophages pour les équipes RH. Et qui dit tâches administratives, dit automatisation ! Les outils digitaux permettent d’automatiser de nombreux processus, comme la création d’une adresse e-mail, l’attribution d’identifiants, l’envoi de documents d’entreprise mais aussi la signature de tous les documents et contrats !

Exemples de documents à signer pour les services des ressources humaines lors d’un processus d’onboarding :

🖊️ Offre de contrat de travail

🖊️ Promesse unilatérale

🖊️ Contrat de travail (CDI, CDD, etc.)

🖊️ Annexes au contrat

🖊️ Accord de confidentialité

🖊️ Documents de prévention des risques professionnels

🖊️ Contrat de protection des données personnelles

🖊️ Attestation de remise de matériel

🖊️ Contrat de voiture de société

 

La signature électronique est déjà un outil courant dans de nombreuses entreprises et départements RH, mais en 2020 cette solution est amenée à se généraliser davantage. En effet la signature électronique comporte de nombreux avantages !

La signature électronique permet d’automatiser les processus de gestion de contrats et documents liés à l’intégration d’un employé. 

  • Vous pouvez créer des modèles pré-configurés pour les documents que chaque nouvel employé doit signer et ainsi les envoyer en un clic à chaque nouvelle intégration.
  • Vous n’avez plus besoin de courir après les employés pour obtenir les documents signés : des rappels automatiques peuvent être configurés et vous pouvez suivre en temps réel le processus de signature.
  • Vous ne perdez plus de temps à imprimer, scanner, envoyer, archiver : tout se fait en ligne de manière automatique.

Les équipes gagnent donc en temps et efficacité sur ces tâches, et peuvent donc se concentrer sur les missions ayant plus de valeurs pour l’entreprise.

De plus, l’utilisation de la signature électronique a également ses avantages pour l’employé ! Elle lui offre la possibilité de signer en ligne, à tout moment depuis n’importe quel dispositif. Il peut signer et renvoyer le document signé en quelques clics. Cela permet donc d’améliorer son expérience, notamment pour les premiers jours en entreprise face aux grands nombres de documents à signer.

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5 Agiliser la communication avec les applications et SMS

Le service des ressources humaines est responsable de communiquer aux futurs employés, et manière générale à tous les employés toutes les informations concernant l’entreprise. Dans le cas des petites entreprises, c'est peut être plutôt simple, mais lorsque l'on parle de centaines ou de milliers de personnes, la tâche est plus compliquée.

De plus en plus de services des ressources humaines optent pour l’utilisation d’une application mobile pour simplifier la communication. Cela permet une communication plus agile entre RH et employés. Grâce à une application, les employés peuvent disposer de toutes les informations en quelques clics à tout moment. Cette solution permet également d’augmenter la réactivé dans la communication, d’autonomiser les employés, de suivre et monitorer toutes les actions des collaborateurs, etc.

Aujourd’hui l’utilisation de smartphones et d’applications s’est généralisée, il est donc normal que les services RH s’adaptent eux aussi aux nouvelles habitudes digitales de leurs employés

Dans le cas de la signature électronique, un grand nombre de nos clients optent pour l’envoi du contrat de travail à signer, non plus par e-mail mais par SMS. En effet, il est montré que le taux et la rapidité de réponse à un SMS sont supérieurs à ceux du courrier électronique classique, notamment chez les plus jeunes générations. Notre solution de signature électronique offre la possibilité d’envoyer le contrat par SMS : le futur employé reçoit son contrat par SMS, il a juste à cliquer sur le lien pour accéder au document et le signer en ligne.

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RÉCAP’ : LES ÉTAPES ESSENTIELLES D’UN PROCESSUS D’INTÉGRATION 

La pré-intégration

  • Maintenir une communication active avec le futur employé
  • Préparer les outils de travail (bureau, téléphone, ordinateur, logiciels, etc.)
  • Coordonner l’arrivée de la nouvelle personne avec les différents services
  • Prévenir les employés de l’intégration d’un nouvel employé
  • Préparer le programme de formation

Le premier jour

  • Accueil chaleureux (cadeaux de bienvenue, déjeuner avec les collègues, etc.)
  • Visite des bureaux (toilettes, salles de réunions, stationnement, etc)
  • Présentation aux équipes
  • Formalités administratives : lecture et signature de tous les documents nécessaires
  • Réunion d’information : présentation de l’entreprise et du programme des premiers jours

Les premières semaines

  • Assigner un mentor / tuteur à l’employé pour l’accompagner dans son intégration
  • Informer l’employé des politiques et procédures de l’entreprise
  • Suivre le programme de formation
  • Intégrer progressivement le nouvel employé dans ses fonctions : participation à des réunions, immersion dans les équipes, etc.
  • Redéfinir avec le manager les missions du poste et les objectifs de performance
  • Organiser des entretiens régulier avec les RH et avec le manager

La post- intégration

  • Évaluation du programme d’intégration
  • Mise en place d’amélioration dans le processus

 

Conclusion

Un processus d'intégration bien conçu permet de former les nouveaux employés rapidement et efficacement, augmentant ainsi leur productivité et performances. Mais surtout, un processus vraiment bien conçu améliore la satisfaction et l’engagement des employés, et donc évite le turnover des employés et les coûts associés. 

En 2020, nous verrons la montée de nouveaux logiciels et technologies, toujours plus performants et mais aussi plus faciles à mettre en œuvre, qui permettront d’automatiser et d’agiliser de nombreux processus manuels et répétitifs.

Ainsi, les professionnels pourront se concentrer davantage sur des aspects essentiels de la période d’intégration : entretenir une bonne relation avec la personne, créer un climat de confiance, offrir une bonne expérience employé, etc.

 

PRÉSENTATION : LES 5 TENDANCES EN 5 SLIDES !

Retrouvez les cinq tendances de 2020 dans notre présentation, un document rapide à parcourir et facilement partageable avec vos collègues. Ne passez pas à côté des dernières tendances !

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Tags: Ressources humaines

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