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6 fausses idées reçues sur la signature électronique

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Il n’est pas toujours simple de faire la part des choses entre vérité et fausses idées reçues, notamment lorsqu’il s’agit de la signature électronique ! El effet il existe encore une certaine méconnaissance générale concernant cette solution technologique, pourtant réglementée depuis 20 ans dans l’Union Européenne. Que ce soient des questions sur sa légalité, sa sécurité ou son fonctionnement, les doutes sont nombreux ! Dans cet article, on déconstruit pour vous toutes les fausses idées reçues.

Cet article se trouve également dans notre guide de signature électronique. Entrez et découvrez toutes nos ressources !

SOMMAIRE

 

Idée reçue nº1 - La signature électronique n’a pas la même valeur légale qu’une signature manuscrite : FAUX

Entré en vigueur le 1er juillet 2016, le Règlement européen eIDAS établit un cadre juridique clair et standardisé pour l’utilisation et la recevabilité des signatures électroniques dans l’UE. La signature électronique est donc légale et juridiquement contraignante dans l’Union Europe.

Le règlement eIDAS établit le principe de non-discrimination dans l’Article 25.1. : « L’effet juridique et la recevabilité d’une signature électronique comme preuve en justice ne peuvent être refusés au seul motif que cette signature se présente sous une forme électronique ou qu’elle ne satisfait pas aux exigences de la signature électronique qualifiée. »Toute signature électronique dispose donc d’une valeur probante au sein de l’UE.

En outre il est précisé dans l'Article 25.2. qu'une signature électronique est équivalente à une signature manuscrite : «  L’effet juridique d’une signature électronique qualifiée est équivalent à celui d’une signature manuscrite. »

La valeur probante de la signature électronique est donc garantie tant que vous utilisez la solution de signature électronique d’un Prestataire de Services de Confiance Qualifié, certifié eIDAS, tel que Signaturit. 

➡️ Pour en savoir plus, lisez notre blog : Tout savoir sur la légalité de la signature électronique

 

Idée reçue nº2 - La signature électronique est moins fiable et sécurisée : FAUX

Au contraire, la signature électronique est bien plus fiable que la signature manuscrite. En effet, la solution de signature électronique permet de garantir l’identité du signataire et l’intégrité de l’acte. Deux éléments qui ne peuvent être assurés avec la signature manuscrite.

Au cours du processus de signature, nous générons un document probant contenant toutes les preuves électroniques. Et nous garantissons l'intégrité de ces preuves électroniques au moyen d'un horodatage officiel : nous garantissons que les données du document probant, ainsi que la propre signature, ne sont pas modifiées après la signature.

En outre nous garantissons la sécurité et la confidentialité de toutes les données transmises à travers notre solution.

➡️ Pour en savoir plus sur la sécurité offerte par nos services, cliquez ici

 

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Idée reçue nº3 - La signature électronique est compliquée à mettre en place : FAUX

La solution de signature électronique de Signaturit est une solution 100% cloud, en mode SaaS. Cela signifie qu’elle est disponible depuis un simple navigateur Internet, sans nécessité de télécharger de logiciel.

Pour commencer à l’utiliser et envoyer votre premier document à signer, il vous suffit de vous créer un compte sur notre plateforme et de choisir la licence qui vous convient. La prise en main de l’outil est rapide et l’expérience intuitive pour les utilisateurs.

Signaturit dispose d’un centre d’assistance et de nombreux tutoriels vidéos pour vous accompagner dans votre prise en main de l’outil et répondre à toutes vos questions.

N’hésitez pas à tester par vous-même notre plateforme : INSCRIVEZ-VOUS ICI (essai gratuit pendant 7 jours).

 

"La mise en place de Signaturit a été l'une des choses les plus simples et avec le plus grand impact sur notre gestion quotidienne. Nous connaissions déjà l'outil à travers un de nos fournisseurs avec lequel nous avions déjà signé des contrats, mais nous n'imaginions pas à quel point la transition serait facile.” Joan Sistachs, Chief Information Officer de Galinecum

 

💡 A savoir : vous avez également la possibilité d’intégrer notre solution de signature électronique à votre logiciel métier (CRM, ERP, SIRH…) via API pour une plus grande automatisation de vos processus. Dans ce cas, l’intégration via API demandera plus de temps, une coordination des différentes équipes (services concernés, service IT et le prestataire) et différentes phases de test. Durant tout le processus d’onboarding, nos experts en intégration API vous accompagnent et sont disponibles pour répondre à vos questions. 

 

Idée reçue nº4 - La signature électronique est beaucoup plus coûteuse : FAUX

Vous vous demandez certainement pourquoi remplacer un processus gratuit par une solution payante… Cependant si vous analysez de plus près ce processus traditionnel sur papier, vous comprendrez rapidement qu'il comporte des coûts plus élevés qu'il n'y paraît. Il ne s'agit pas seulement de dépenses en papier.

En utilisant une solution de signature électronique, vous éliminez les coûts liés à :

  • l’impression : papier, encre, entretien des imprimantes...
  • l’envoi : frais postaux, coursiers, enveloppes...
  • l’archivage : fournitures de bureau, espace occupé dans les bureaux…

En outre, il faut prendre en compte le fait que la mise en place d'une solution de signature électronique permet de simplifier et d'automatiser de nombreuses tâches administratives liées à la gestion des contrats (impression, envoi, suivi, numérisation, archivage…). Vous pourrez donc réduire le nombre d'heures dédiées par vos employés à ces tâches à faible valeur ajoutée.

Et plus le nombre de documents envoyés à signer électroniquement sera élevé, plus cet investissement dans une solution technologique sera rentable.

Enfin pensez également aux gains indirects liés à l’amélioration de l’expérience client et collaborateur !


Idée reçue nº5 - C’est plus simple pour le signataire de signer sur papier : FAUX

Si l’on apporte en main propre le document à signer au signataire avec un stylo, il sera certes très simple pour ce dernier de le signer. Cependant cette situation idéale n’arrive que très rarement. En effet dans le monde réel, l’expéditeur et le signataire se trouvent très souvent dans un endroit différent, le processus se complique donc. Si le signataire reçoit le contrat par courrier, il devra faire la démarche de le renvoyer par courrier et cela lui demandera du temps. S’il reçoit le contrat par e-mail, il devra l’imprimer puis le scanner une fois signé : une démarche fastidieuse qui demande au signataire d’être dans un lieu équipé d’une imprimante.

Avec la signature électronique, le signataire est libre de signer le contrat quand il le souhaite, où qu’il se trouve, et sans contraintes. Avec notre solution de signature électronique avancée, il peut signer le contrat simplement et rapidement :

  1. Le signataire reçoit le document à signer par e-mail ou SMS. 
  2. Il clique sur le lien pour ouvrir le document et le lire, depuis n’importe quel dispositif : smartphone, tablette ou ordinateur, sans avoir à télécharger d’application.
  3. Il accepte les conditions générales et le cryptage des données biométriques. 
  4. Il réalise le tracé de sa signature avec une souris, un pavé tactile, un stylet ou son doigt selon le dispositif et remplit les champs nécessaires (nom, date, ville…), le cas échéant.
  5. Il valide le processus signature.

¿Cómo firmar un documento de Word con firma electrónica?

📌 À noter : la solution de signature électronique avancée de Signaturit est basée sur la technologie biométrique pour identifier le signataire de manière univoque. Cela signifie que contrairement à d’autres solutions sur le marché, le signataire n’a pas besoin d’avoir recours à un certificat de signature électronique, un requis

qui alourdit le processus.

 

Idée reçue nº6 - La signature électronique n’est pas adaptée pour mon entreprise : FAUX

Premièrement, la signature électronique n’est pas réservée à quelques industries ou professions spécifiques. La signature électronique permet aujourd’hui de signer légalement tous les documents et contrats nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise. Elle peut être utilisée dans tous les secteurs (assurance, immobilier, enseignement, grande distribution, etc.) et services d’une entreprise (RH, commercial, juridique, etc.).

Deuxièmement, son usage ne se limite pas aux processus de signature à distance. En effet les bénéfices de la signature électronique vont bien au delà ! Elle permet entre autres d’améliorer l’efficacité des processus, d'augmenter la productivité des employés et d’offrir une meilleure expérience client. Son usage ne se limite donc pas aux processus de signature à distance. 

Elle peut donc être intégrée dans un processus de signature en présentiel, directement en magasin sur la tablette d’un vendeur par exemple. La solution de signature électronique peut également être intégrée à un site internet ou une application, pour simplifier la souscription à un service par exemple.

Que ce soit pour faire signer des documents à des employés, clients ou prestataires, la signature électronique s’adapte à tous les cas d’usages.

 

Conclusion

Nous espérons que cet article vous aura permis d'y voir plus clair sur la signature électronique. Si vous avez encore des doutes ou questions concernant la signature électronique, n'hésitez pas à contacter directement nos experts à france@signaturit.com ou directement au +33 1 73 04 69 66. 

Cet article se trouve également dans notre guide de signature électronique. Entrez et découvrez toutes nos ressources !

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