Accélérez vos processus de recrutement avec la signature électronique

Posted by Léa Jacquier on 12 mai 2021 14:35:35

signature recrutement

Le recrutement d'un nouvel employé est une tâche qui demande généralement un certain temps, mais aussi de l'énergie et de l’organisation de la part des équipes RH. L'utilisation de la signature électronique pour signer les contrats de travail et ainsi officialiser l'embauche, est un élément qui contribue à optimiser et accélérer le processus de recrutement. Pour connaître tous les avantages qu’offre cette solution digitale pour faciliter le recrutement des meilleurs talents, continuez à lire cet article.

 

SOMMAIRE

 

Le recrutement, un véritable enjeu pour les entreprises

Le recrutement joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement d’une entreprise. Le succès d’une entreprise ne repose pas uniquement sur les services ou produits proposés, le capital humain est tout aussi central. En effet les performances des employés sont strictement liées à la performance de l’entreprise, il ne s’agit pas uniquement d’une question de stratégie, d’innovation ou de ressources financières.

Renforcer les équipes de travail est donc un facteur déterminant pour garantir la croissance de l'entreprise. Que ce soit pour les PME ou les grandes entreprises, chaque recrutement est un nouveau défi. Il faut donc maîtriser toutes les phases clés d’un processus de recrutement pour trouver le candidat idéal.

 

Les phases clés d’un processus de recrutement

Pour qu’un processus de recrutement soit efficace, il y a différentes étapes à suivre :

1. Analyse des besoins de l’entreprise

La première étape consiste en l'analyse des besoins présents et futurs des équipes au sein de l'organisation, de la part de l'équipe de direction et des managers. Il est important pour le manager de bien définir les missions du poste à pourvoir, pour pouvoir définir les compétences de la personne à recruter.

2. Rédaction de l’offre de travail

Rédiger une offre de travail claire et détaillée constitue la base d’un processus d’embauche réussi, car elle permettra d’attirer les profils recherchés. Il est donc important de bien structurer le contenu, d’utiliser les bons mots clés, d’être transparent, etc.

3. Publication et diffusion de l'offre

Une fois l’offre rédigée, vient alors le moment de publier l’offre. Il est important de multiplier les canaux de diffusion (plateformes d’emploi, réseaux sociaux professionnels, site carrière de l’entreprise) et de cibler les canaux pertinents. Une fois publiée, pour maximiser l’impact de l’offre, pensez à booster sa diffusion en invitant vos employés à la relayer.

4. Tests d'évaluation

Dans certains processus, il est nécessaire que les candidats passent un ou plusieurs tests afin de vérifier qu'ils répondent aux aptitudes et compétences requises pour le poste à pourvoir. Cela peut par exemple être des tests psychotechniques, des jeux de rôle ou un cas client.

5. Entretiens

Les entretiens en personne ou par visioconférence sont une procédure essentielle afin de mieux connaître les candidats : leur manière de s’exprimer, leurs réactions aux différentes questions, leur motivation… Il s'agit de l'une des étapes les plus importantes du processus.

6. Évaluation et décision

À la fin des entretiens, il est nécessaire que le responsable de recrutement, conjointement avec le manager et l'équipe, procèdent aux évaluations appropriées de tous les candidats pour parvenir à une décision finale. Prendre des notes ou remplir un certain type de fichier peut être très utile à ce stade pour partager toutes les opinions.

6. Informer et embaucher le candidat choisi

Une fois que vous avez fait votre choix, vous devez informer la personne que vous avez choisie et envoyer un contrat de travail avec toutes les conditions relatives au nouveau poste par écrit. Pour officialiser l'embauche, les deux parties doivent signer le contrat. Le plus tôt le processus sera clôturé, le plus tôt votre nouvel employé pourra intégrer son poste.

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📃 Pour aller plus loin, lire notre blog : 5 manière d'améliorer votre processus de recrutement

 

Un processus long pour un besoin immédiat

Il est parfois difficile pour les équipes de ressources humaines de répondre aux besoins de recrutement de l’entreprise dans les temps impartis, pour des raisons de disponibilités des équipes, le manque de candidats, etc.

En France, la majorité des recrutements se déroule sur 2 à 5 semaines. Et pour 30 % des recruteurs, le processus s’étale sur 4 à 5 semaines. Et ce processus est d’autant plus long pour des profils qualifiés. En effet selon les statistiques du site de recrutement Apec, en moyenne, un recrutement de cadre s'achève au bout de 9 semaines après la diffusion d'une offre.

Pour faire face à cela, il est donc essentiel de rationaliser toutes les parties du processus, notamment grâce à des outils digitaux.

 

Le recrutement digital : une nécessité

À une époque où la transformation digitale touche la majorité des entreprises et des secteurs, les ressources humaines et le recrutement n’y échappent pas. 

Le recrutement digital n'est rien d'autre que l'utilisation de plateformes et outils digitaux tout au long du processus de sélection. Pour faire connaître l'entreprise, attirer les talents, gérer les entretiens, évaluer les candidats et enfin les embaucher.

 

📱 Répondre aux besoins des Millenniels

L’arrivée des Millennials dans le monde du travail poussent les entreprises à se réinventer. Ces générations, nées avec Internet et un smartphone dans la main, ont des habitudes et des attentes différentes que les générations précédentes, notamment dans leur environnement de travail. En effet ils s’attendent à retrouver le même niveau de technologie et de digitalisation dans leur entreprise que dans leur vie personnelle. Ils peuvent donc perdre en intérêt et motivation, si au sein de leur entreprise, ils font face à des processus dépassés, des outils numériques peu performants ou des logiciels désuets.

La signature du contrat de travail est l’un des premiers points de contact avec le nouvel employé sur lequel vous avez misé et investi votre temps. Il est donc crucial de lui donner une bonne première impression : une image d’une entreprise digitale, moderne et innovante.

En outre, cette génération, connectée en permanence, est une génération de l’immédiat. Ils sont habitués à avoir accès à tout en quelques clics. La signature électronique permet notamment de répondre à ce besoin de technologie et d’immédiateté, car elle permet au futur employé de signer son contrat depuis son mobile en quelques secondes.

 

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La signature électronique pour optimiser vos processus de recrutement

Après tout ce que nous venons de présenter, il est clair que les entreprises consacrent beaucoup de temps et d'efforts à trouver les meilleurs talents. C’est pourquoi toute la partie administrative qui concerne l’incorporation du nouvel employé à l’entreprise se doit d’être la plus agile possible.

Les documents à signer lors d’un processus de recrutement :

🖊️ Offre de contrat de travail
🖊️ Promesse unilatérale
🖊️ Contrat de travail
🖊️ Accord de confidentialité

 

En finir avec les processus papier

Signer les documents RH de manière traditionnelle (sur papier) suppose de nombreux inconvénients :

  • Des frais pour l'achat de papier, mais aussi pour l'encre, la maintenance des imprimantes, les envois postaux et l’archivage.
  • Des processus lents : les allers-retours des documents entre les différentes personnes concernées peuvent prendre des jours, voir des semaines. 
  • Un manque de visibilité : impossibilité de savoir à quel stade se trouve le processus : le signataire a-t-il bien reçu le document ? Le document signé a-t-il bien été renvoyé ? Etc.
  • Une perte de productivité : chaque fois qu'un employé se rend à l'imprimante pour scanner ou imprimer un document, celui-ci doit arrêter ses autres tâches en cours, puis se reconcentrer à nouveau pour reprendre le fil de son travail.

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Pensez aussi à l'environnement 🌿

La dématérialisation de la signature de documents permet non seulement de rationaliser les processus, mais également de réduire son empreinte environnementale. En effet un grand nombre de documents transitent quotidiennement par le service RH : fiches de paie, congés, contrats, etc. Dématérialiser tous ces documents pour leur signature permet de diminuer la consammation de papier car il n’est plus nécessaire de les imprimer.

En outre, la responsabilité environnementale est une valeur qu’aujourd’hui de nombreux candidats prennent en compte au moment de choisir leur futur employeur.

"Grâce à Signaturit nous avons pu passer au 0 papier dans notre service RH ! Cela comporte un double-avantage : s'inscrire dans notre démarche RSE et nous faire gagner du temps avec 2000 scans en moins dans l'année".

Lorelei Barbara, Chargée de missions RH chez Meilleurs Agents

 

Un processus optimisé avec la signature électronique

Avec notre solution de signature électronique, vous pouvez créer, envoyer, signer et archiver tous vos contrats et documents RH en ligne en quelques minutes depuis n'importe quel dispositif, où que vous soyez !

Voici les principales fonctionnalités de notre solution de signature électronique qui vous permettent d’optimiser votre processus de recrutement :

 1. Créez et envoyez des documents en quelques clics 🖱️

Notre solution vous permet de créer et d’envoyer rapidement vos documents à signer aux futurs employés. 

Avec Signaturit vous pouvez :

  • Configurer facilement les documents à signer, en plaçant où vous le souhaitez les champs à remplir (nom, date, ville, etc.), dont le champ de signature.
  • Créer des modèles de document à signer pour les envois récurrents et les enregistrer pour une utilisation future.
  • Permettre au signataire de joindre les fichiers nécessaires pour terminer l'ensemble du processus, comme par exemple une copie de sa pièce d’identité.
  • Choisir l’ordre des signataires et ainsi respeter les processus de contrôle internes.

 

2.  Suivre le processus de signature en temps réel 👀

Depuis le tableau de bord de Signaturit, les RH impliqués dans le processus de recrutement peuvent consulter le statut de chaque document (envoyé, ouvert, signé, etc.). Cela vous permettra de savoir exactement à quelle étape du processus est chaque document à tout moment.

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De plus vous avez la possibilité de configurer des rappels automatiques à la fréquence de votre choix si le signataire n’a toujours pas signé le document. Cela vous permettra de ne pas perdre de temps avec des e-mails et appels de suivis.

 

3. Accédez à tout moment à vos archives en ligne ☁️

Vous pouvez visualiser ou télécharger à tout moment les documents signés à travers notre solution, tout comme les documents probants produits pour chaque envoi. Vous pouvez y accéder où que vous soyez, car les archives sont digitales et non plus stockées dans une vieille armoire !

 

📢 TÉMOIGNAGE CLIENT :

Découvrez comment ISS Iberia, leader des Facility Services, a dématérialisé ses contrats de travail avec la signature électronique

 

 

Comment la signature électronique accélère les processus de recrutement ?

 

  • Possibilité de signer à tout moment, depuis n’importe quel type de dispositif 

Notre solution permet au signataire de signer où qu’il se trouve, avec unique condition d’avoir accès à une connexion Internet. Cet avantage permet d’accélérer sensiblement le processus de signature de n’importe quel document. Par exemple, sans signature électronique, un candidat qui ne possède pas d’imprimante/scanner chez lui, va devoir se déplacer pour compléter le processus, cela va donc retarder la signature. Autre exemple si l’un des signataires du service RH, tel que le DRH se trouve en déplacement, il n’est plus nécessaire d’attendre son retour pour obtenir sa signature. Une solution de signature électronique permet une signature immédiate des documents.


76% des documents RH envoyés avec Signaturit sont signés le jour même. Et 97% sont signés dans un délai de 5 jours.


 

  • Réduction des tâches administratives fastidieuses

Gérer et signer tous vos documents RH de manière digitale signifie également la fin des tâches chronophages liées à l’embauche : impression des contrats, envoi postal, scannage des documents signés et archivage. Toutes ces tâches répétitives, ayant peu de valeur, et qui engendrent de nombreuses interruptions dans votre travail sont éliminées. 

 

  • Automatisation des processus 

L’utilisation d’une solution de signature électronique permet de réduire au maximum les actions “manuelles” dans le processus. En effet lorsque la première personne signe le contrat, ce dernier est envoyé automatiquement au second signataire. Idem, lorsqu’un contrat est signé par toutes les parties, une copie du document signé est envoyée à toutes les parties : aux différents signataires, mais également à toute personne que vous souhaitez mettre en copie : CEO, manager, service financier, etc. Le processus est donc accéléré, car il n’est pas nécessaire d’attendre une action humaine pour que le processus puisse suivre son cours.

De plus il est possible de programmer des rappels automatiques si un contrat n’est pas signé après le délai de votre choix, cela permet donc d’éviter les oublis de signature et donc que le processus se rallonge de manière inutile.

 

  • Réduction des risques d’erreurs

Avant d’envoyer votre document à signer, vous devez configurer les champs à compléter pour le signataire. En rendant ces champs obligatoires, vous vous assurez que le signataire ne pourra pas vous retourner le document signé sans avoir rempli tous les champs requis. Cela permet donc d’éviter les aller-retours inutiles entre service RH et futur employé.

 

👦👩 AGENCE D'INTERIM

La réduction du temps de gestion documentaire est particulièrement utile pour les agences d’interim qui gèrent un grand nombre de contrats au quotidien. Ces entreprises ont besoin d’un processus d'embauche très rapide et efficace, pour pouvoir mobiliser de nombreux salariés en très peu de temps.

Par conséquent, la signature électronique est clairement un avantage de taille pour ce type d'entreprises, car elle leur permet de gérer tous les documents liés à l'embauche temporaire en un temps réduit.

 

En rendant ce processus plus agile, la signature électronique accèlere significativement ce dernier. Le processus, depuis la création du contrat jusqu'à sa signature par toutes les parties et son archivage, peut désormais être réalisé en une question de minutes ou d’heures, en non de plus de jours ou semaines.

"Je recommande la solution de Signaturit car elle permet d’obtenir la signature des contrats de travail presque immédiatement. Le gestionnaire du personnel met 10 secondes à envoyer le contrat au travailleur et celui-ci peut le signer quand et où il souhaite.”

Manuel Gerbolés, Directeur de l’Administration du Personnel d'ISS Facility Services

 

Pour une automatisation maximale, intégrez la signature électronique à votre SIRH

Notre solution de signature électronique s’intègre très facilement via API à n’importe quel SIRH, permettant de simplifier et d’automatiser au maximum les processus. Vous pourrez réaliser toutes les actions : configuration des documents, envoi, suivi du processus, etc. directement depuis le logiciel de votre entreprise.

➡️ En savoir plus sur notre API

 

FOCUS : la signature électronique du contrat de travail

Avant de détailler un processus de signature de contrat de travail, nous souhaiterions revenir sur une question qui nous revient très souvent : Est-ce légal d’utiliser la signature électronique pour signer des contrats de travail ? 

Oui, la signature électronique est légale dans l’ensemble de l’Union européenne. Le Règlement (UE) n°910/2014 dit eIDAS reconnaît la légalité des signatures électroniques dans l’Union européenne. En France, ce règlement européen a été retranscrit dans les articles 1366 et 1367 du Code Civil.

Conformément à ces deux articles, l’utilisation de la signature électronique avancée comme moyen de conclusion de contrats est juridiquement valable en France. Dans le cas des contrats de travail et autres contrats RH, il n’existe aucune restriction concernant l’utilisation de la signature électronique. La signature électronique avancée est donc valable pour signer des contrats de travail.

 

Quel est le processus de signature d’un contrat de travail avec Signaturit ?

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La signature électronique avancée de Signaturit pour signer les contrats de travail

Pour la signature de contrats de travail, nous recommandons l’utilisation de notre solution de signature électronique avancée biométrique. Elle permet à toute personne de signer un document rapidement, où qu’elle se trouve, avec la même simplicité qu’une signature sur papier.

Notre technologie biométrique permet d’identifier le signataire de manière univoque, sans avoir recours à un certificat électronique, tout en offrant une expérience utilisateur optimale.

Notre solution respecte les exigences établies par l’eIDAS qui définissent une signature électronique avancée : 

  1. Afin de garantir que la signature est associée à un seul signataire, le document est envoyé à l’adresse e-mail ou au numéro de téléphone portable du signataire en question ;
  2. Afin d’identifier le signataire, nous obtenons la géolocalisation au moment de la signature, les adresses IP d’origine et de destination de la demande, la date et l’heure de la signature et les données biométriques du tracé du signataire (pression, vitesse et accélération) ;
  3. Le contrôle exclusif de la signature est garanti par la possibilité que nous offrons au signataire de signer le document en question à partir de n’importe quel appareil ayant accès à Internet (ordinateur, tablette, mobile) ; et
  4. Nous empêchons toute modification ultérieure de la signature en garantissant l’intégrité du document. Pour garantir une intégrité absolue, nous chiffrons le document et incluons un horodatage qualifié qui garantit que les données du document n’ont pas été modifiées depuis le moment où il a été signé.

➡️ Plus d’informations : La signature électronique avancée de Signaturit

 

Conclusion 

En bref, l'utilisation de la technologie optimise le travail des professionnels des ressources humaines, leur permettant de consacrer moins de temps aux tâches opérationnelles et plus de temps aux actions stratégiques liées à la marque employeur ou à la formation continue, ce qui contribuera à fidéliser les talents.

La solution de signature électronique de Signaturit aide les recruteurs à réaliser l'une de leurs missions fondamentales, à embaucher et à signer tous les documents nécessaires. Le processus papier, fastidieux et chronophage, est remplacé par un processus digital, ce qui ce qui réduit le temps du cycle de signature et augmente la productivité des équipes.

 

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Et vous avez également la possibilité d’essayer gratuitement notre solution de signature électronique avancée pendant 7 jours. Inscrivez-vous dès maintenant !


Tags: Cas d'usage

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