Comment recruter à distance vos nouveaux employés de manière efficace?

Posted by Léa Jacquier on 23 oct. 2020 14:45:00
Léa Jacquier

recruter à distance

Télétravail oblige, aujourd’hui de plus en plus de processus de recrutement se font totalement à distance. Jusque-là, la majorité des entreprises recrutaient en présentiel et seules quelques étapes préliminaires (premier entretien, tests…) étaient réalisées à distance. Pour recruter efficacement à distance, il ne s’agit pas de simplement transposer les mêmes méthodes classiques dans un environnement digital, mais bien de repenser le processus dans son ensemble. Découvrez dans notre blog nos conseils !

 

SOMMAIRE

 

L’offre d’emploi : adaptez la description du poste

La description d’un poste de travail à distance doit être différente qu’une description de poste “standard”.  Les modalités de travail n'étant pas les mêmes, elle doit comprendre une description précise de la politique de télétravail, comme :

    • Est-ce un travail 100% à distance ou l’employé devra-t-il se rendre à certaines occasions dans les bureaux (1 fois par mois par exemple) ?
    • Le travail à distance est-il temporaire, dû à une situation exceptionnelle telle que celle que nous vivons actuellement avec le Covid-19, ou s'agit-il des conditions normales d'embauche ? S’il est temporaire, quelle est la politique de l’entreprise concernant le télétravail en temps normal (1 jour par semaine, libre, aucun, etc.) ?
    • L’employé doit-il se trouver dans un certain fuseau horaire pour favoriser la communication ou cela n’a-t-il pas d’importance ?
    • L’entreprise fournit-elle un ordinateur et autres matériels informatiques à l’employé ou doit-il utiliser les siens ?

En étant précis dans votre description de poste sur les requis et la politique de l'entreprise, seules les personnes en accord avec ces conditions répondront à votre offre. Vous éviterez donc de perdre du temps avec des profils qui rechercheraient autre chose. 

 

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Les profils à rechercher : mettez l’accent sur de nouvelles qualités

La dynamique de travail n’étant pas la même à distance, les qualités et traits de personnalités à rechercher chez un travailleur à distance différent également. Vos nouveaux employés devront savoir comment travailler efficacement à distance, il est donc essentiel de considérer ces deux qualités lorsque vous évaluez les profils des différents candidats :

1. La communication : La communication à distance par définition est moins fluide, il n’est par exemple pas possible de se lever pour aller parler avec son collègue ou de se rapprocher de son manager pour qu’il nous montre quelque chose sur son ordinateur. Dans ce contexte, il est important que les nouveaux employés aient de bonnes aptitudes communicationnelles : bien s’exprimer pour communiquer ses idées, ses doutes et les points bloquants. Ils doivent également savoir utiliser les bons canaux de communication selon les situations : e-mail, appel, chat, etc., pour communiquer de façon appropriée.


2. L'autonomie : Les travailleurs à distance doivent être capables de travailler de manière autonome et de réaliser leurs missions sans être au côté de leur manager. Ils doivent être en mesure d’organiser leur temps, de prioriser leurs tâches et de prendre des initiatives. L’autonomie va aussi de pair avec un grand sens des responsabilités, car personne ne sera en mesure de réellement contrôler leur travail.

 

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Les entretiens et tests techniques : allongez vos processus

Logiquement, à distance, les entretiens et les tests techniques se réalisent en ligne. Pour cela de nombreux outils de visioconférence ou de test en ligne existent pour vous permettre de réaliser cette étape sans difficulté. 

Seul hic, la rencontre physique dans un processus de recrutement traditionnel est particulièrement importante pour les deux parties. Pour le candidat, cette étape lui permet d'avoir un aperçu de l'ambiance de travail. Le code vestimentaire, la disposition des bureaux, les interactions entre les collègues, peuvent révéler des informations précieuses concernant la culture de l’entreprise. Pour le recruteur, la rencontre physique, plus naturelle et détendue qu’une rencontre virtuelle par écrans interposés, permet de révéler plus clairement certains traits de personnalités, ainsi que la motivation.

Pour combler cela, et rassurer le candidat, il est important d’ajouter au moins une étape au processus de recrutement où il pourra parler librement avec les membres de sa future équipe pour mieux comprendre les codes de l’entreprise et la dynamique entre ces derniers.

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Cette étape permettra également aux équipes de connaître et d’évaluer les compétences, la personnalité et l’expérience d’un candidat. Vous ajouterez ainsi une nouvelle étape à votre processus, vous permettant de vous assurer que la nouvelle recrue possède bien les compétences requises et que sa personnalité et ses valeurs correspondent à celle de l’équipe. En conclusion, allonger le processus de recrutement vous donnera plus de temps et d’occasions pour apprendre à connaître le candidat.

 

La signature du contrat de travail : intégrez la signature électronique

De manière générale, lorsqu'une entreprise recrute un nouvel employé, celui-ci signe son contrat sur son lieu de travail lors de son premier jour. Les documents déjà préparés et imprimés par les RH, il n’a qu’à les relire et à apposer sa signature. À distance, évidemment, ça se complique. Alors certes il est possible pour les équipes RH d’envoyer par e-mail le contrat de travail à signer. Cependant cette démarche est peu pratique et contraignante pour les nouvelles recrues, surtout pour les personnes ne disposant pas d’imprimante/scanner. 

Pour simplifier et accélérer cette démarche administrative, l’option recommandée est la mise en place d'une solution de signature électronique au sein du service RH. Vos équipes RH pourront envoyer le contrat en un simple clic et le nouvel employé pourra le signer en ligne, depuis le dispositif de son choix : ordinateur, tablette ou smartphone, où qu’il se trouve.

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Au-delà du contrat de travail, d’autres documents RH importants peuvent également être signés électroniquement : accord de confidentialité, attestation de remise de matériel, etc.

➡️ A lire aussi : Accélérez vos processus de recrutement avec la signature électronique

 

L’onboarding : renforcez l’étape d’intégration avec les équipes

On le sait déjà, la phase d’onboarding est essentielle pour intégrer les nouvelles recrues. Un onboarding réussi joue sur la perception qu’aura la nouvelle recrue de l’entreprise et son parcours au sein de cette dernière. En résumé, un employé bien accueilli et formé aura plus de chance d’être motivé, productif et de rester dans l’entreprise. 

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À distance cette phase ne doit pas être négligée, bien au contraire. En effet les relations entre collègues en entreprise se créent principalement dans les moments informels : pause café, déjeuner, échanges après une réunion, etc. C’est à travers ces discussions et observations que les nouvelles recrues peuvent découvrir les codes et rituels de l’entreprise. En télétravail, ces moments sont plus rares et moins spontanés. Il est donc d’autant plus important de bien préparer et planifier l’onboarding des nouveaux employés pour les intégrer dans l'équipe mais aussi les rassurer.

Le manager doit bien évidemment jouer un rôle clé, il doit être moteur dans l’intégration du nouveau collaborateur en l’aidant à prendre sa place au sein de l'équipe et de l’entreprise, en organisant des réunions avec son équipe et les autres services pour l’intégrer petit à petit dans ses missions et le rendre autonome.

D'autres actions peuvent également être mises en place pour faciliter son intégration à distance :

  • envoyer un welcome back à domicile, un détail qui fera naître chez l’employé un sentiment d’appartenance ;
  • annoncer le recrutement à tous les employés par e-mail ou lors d'une réunion d'entreprise, pour s'assurer que tous les employés puissent identifier la nouvelle recrue à son arrivée et lui donner la bienvenue ;
  • définir un ambassadeur/parrain au sein de l’équipe pour l'accompagner dans ses premiers jours et répondre à ses questions sur la culture d’entreprise, le fonctionnement de l’équipe, etc.

Enfin, les RH devront mettre en place un suivi régulier avec les nouvelles recrues pour s’assurer que ces dernières se sentent à l’aise dans l’entreprise et qu’elles ont toutes les ressources disponibles pour effectuer leur travail.

➡️ A lire aussi : 5 tendances pour un onboarding RH réussi en 2020

 

Conclusion

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour faire grandir vos équipes à distance, et accompagner la croissance de votre entreprise. Si vous souhaitez en savoir plus sur notre solution de signature électronique et ses bénéfices pour les services des ressources humaines, n'hésitez pas à télécharger notre livre blanc ci-dessous.

 

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Tags: Ressources humaines

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