La crise du Coronavirus pousse de nombreuses entreprises à demander à leurs employés de travailler à domicile à titre préventif pour éviter les infections, mais sont-elles prêtes pour ce changement ? Pour mettre en œuvre le télétravail en toute tranquillité et de manière efficace dans votre entreprise, il est nécessaire d'adopter les bons outils. Nous les partageons avec vous dans cet article, afin que vous puissiez commencer à les utiliser dès aujourd'hui.
De nos jours, de plus en plus d'employés sont à la recherche d'un environnement de travail qui favorise leur épanouissement professionnel et personnel. L’un des principaux critères est la flexibilité organisationnelle de l’entreprise, et cela passe notamment par la possibilité de faire du télétravail !
Chez Signaturit, ce n'est pas juste une mesure imposée par des circonstances extérieures comme le Covid-19, c'est une réalité depuis les premiers jours de l’entreprise. Pour cette raison, malgré ces circonstances complexes, notre activité continue de la même manière et nous continuons à offrir nos services avec les mêmes critères de sécurité et d'agilité.
Notre service des ressources humaines a défini depuis plusieurs années une politique de télétravail, mettant à disposition de ses employés des outils numériques qui facilitent la réalisation de leurs tâches à distance.
Pour cette raison, nous voulons les partager avec vous afin que vous puissiez également les utiliser à partir d'aujourd'hui et offrir la possibilité à vos employés de travailler depuis leur domicile.
Pour pouvoir travailler à distance, il est important de pouvoir accéder à tous ces documents de travail. Avec Google Drive, vous pouvez créer et sauvegarder tous vos documents sur le cloud, et non plus sur un serveur interne seulement accessible depuis le réseau de votre entreprise. Cet outil vous permettra d’accéder à tout moment, depuis n’importe quel dispositif, à vos documents.
De plus, vous pourrez partager à tout moment vos documents avec vos collègues et déterminer l’accès que vous souhaitez leur donner (consultation, modification, ajout de commentaire). Cet outil est particulièrement pratique pour le travail collaboratif.
Lorsque vous travaillez loin les uns des autres, maintenir une communication fluide devient souvent un défi. Des outils comme Slack permettent de réduire ces distances. Slack permet d’avoir des conversations organisées. En effet les conversations ont lieu dans des espaces dédiés, appelés “chaînes”. Chaque chaîne peut être dédiée à une équipe de travail, un projet ou un sujet. Plus agile que les e-mails, cette solution permet d’avoir des conversations fluides et organisées entre collègues et favorise donc la collaboration.
De nombreux outils existent également pour organiser des vidéoconférences, tels que Google Hangouts. Cela vous permettra de maintenir votre planning de réunion mais à distance !
Le télétravail n'a pas à ralentir l'activité des équipes commerciales ou encore des ressources humaines. Avec une solution de signature électronique telle que Signaturit, les entreprises peuvent signer des contrats en ligne de manière sécurisée et légale. En effet cette solution permet d’envoyer et de signer des contrats en ligne, sans avoir à utiliser l’imprimante, le scanner ou à faire d’envoi postal.
En effet si un commercial conclut une nouvelle vente ou si votre responsable RH souhaite recruter une nouvelle personne, il ou elle pourra préparer le contrat et l’envoyer à travers la plateforme de signature électronique. Le futur client ou employé le recevra alors par e-mail et pourra le signer en quelques clics depuis n’importe quel dispositif (ordinateur portable, tablette ou smartphone). Une fois signé, le contrat sera envoyé automatiquement à l'expéditeur qui pourra signer à son tour, à la suite de quoi une copie du contrat signé sera envoyée aux deux parties !
Cette solution est particulièrement pratique pour vos employés, mais également pour leurs interlocuteurs qui peuvent se trouver dans la même situation de télétravail !
👉 À LIRE : comment envoyer un document avec la signature électronique avancée
Pour pouvoir signer des documents en ligne, vous devez d'abord avoir une version numérique de ces documents (Word, PDF...). Alors si vous ne disposez que des documents en format papier, vous aurez besoin d’un scanner !
Des applications comme Tiny Scan transforment n'importe quel smartphone en un scanner de poche. Elle vous permet de numériser des contrats, des reçus ou tout autre document que vous devez envoyer ou signer.
Pour terminer, ajoutons que la technologie ne fait pas tout, des procédures de travail adaptées sont également nécessaires pour une expérience de télétravail réussie. Enfin le manager a un rôle crucial pour favoriser la communication, la collaboration et la productivité de ses équipes.
