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Gestion documentaire en entreprise : définition, enjeux et solutions

Gestion Électronique des Documents

Les entreprises, petites ou grandes, amassent à leur échelle une quantité impressionnante de documents chaque jour. Ceux-ci concernent directement leurs processus métier et opérationnels ou sont des documents annexes. Elles n'en ont pas toujours conscience, mais la gestion de ces documents constitue un véritable enjeu dans un objectif de croissance et de transformation digitale. Pour cela, elles ont aujourd'hui besoin d'un logiciel de gestion électronique des documents (GED).

 

SOMMAIRE



Qu'est-ce que la gestion documentaire avec une GED et quels sont ses enjeux ?

La GED (Gestion Électronique des Documents) est un acronyme utilisé dans la documentation depuis les années 80. Il a bien sûr évolué au fur et à mesure. D'une simple base de données, il est passé à un traitement entier des documents et à leur classement dans un système informatique. Aujourd'hui, il permet une automatisation des tâches et la fin de l'archivage manuel. 

Dans beaucoup d'entreprises, la gestion documentaire n'existe pas en tant que telle. Difficilement quantifiables, sinon par leur poids, les documents sont gérés de manière papier dans des dossiers qui ne sont pas pour autant archivés. Dans d'autres cas, les documents sont bel et bien numérisés, mais de façon anarchique, au sein de dossiers partagés ou non. 

Or la transformation digitale suppose d'ordonner ses documents afin de pouvoir les utiliser plus facilement et d'en faire une valeur ajoutée au sein de l'entreprise. Ceux-ci représentent en effet une importante masse de données, au même titre que toutes les autres accumulées par les entreprises, à commencer par leur fichier client. 

Dans certains services, la GED est le principal outil de travail. C'est notamment le cas dans les grands groupes qui ont une documentation et des archives, ainsi que dans la presse et les médias. Pour l'un, des collaborateurs ou le service juridique sont amenés à faire des recherches, pour l'autre, ce sont des journalistes.

gestion documentaire

 

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion électronique des documents (GED) ?

Un logiciel GED est un système informatique de gestion des documents numériques. Il offre de nombreuses fonctionnalités permettant de gérer toutes les étapes du cycle de vie des documents numériques :

  • Acquisition des documents : L’acquisition des documents peut se faire de plusieurs façons : soit par la numérisation des documents papier, soit par la création de documents électroniques originaux, soit par l’intégration de documents électroniques déjà existants (crées en interne ou envoyés par des personnes externes).
  • Stockage des documents : La GED permet le stockage des documents en ligne. ll est important de prendre en compte le volume de documents, l’importance des données, mais aussi la durée de l’archivage. 
  • Traitement des documents : Les documents sont indexés et classés pour faciliter la recherche documentaire. Les documents peuvent être indexés de différentes manières, par exemple de manière standardisée en utilisant les métadonnées du document (type, auteur, titre, source, etc.) ou par concepts ou mots clés. Un moteur de recherche permet aux utilisateurs de rechercher et consulter les documents. La récupération rapide de documents dépend donc de la qualité du schéma d’indexation. 
  • Diffusion des documents : Un logiciel GED est aussi un logiciel d'échange, avec une interface simple à utiliser. Il est alors possible de transmettre un document à tout moment à un collaborateur. 

 

Aujourd'hui, un logiciel GED fonctionne le plus souvent au sein d'un Cloud sur un modèle SaaS, pour permettre une consultation des documents depuis les locaux de l’entreprise, ou en dehors. 

Enfin, il est possible de connecter le logiciel de GED aux autres logiciels de l'entreprise, par exemple un ERP ou CRM. Ainsi tous les aspects opérationnels et organisationnels se retrouvent dans un même outil, dans une même base administrative. 

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Quid de la sécurité des GED ?

Un logiciel de gestion documentaire contient des données sensibles. Il convient donc de s'assurer des mesures de sécurité prises par l'entreprise vendant sa solution, à la fois d'un point de vue de l'intégrité informatique et de la conformité légale. 

Des droits d'accès sont notamment indispensables pour éviter l'intrusion de personnes non autorisées. De même, l'envoi de documents sensibles en pièces jointes peut être restreint.

 

Quels sont les avantages des GED ?

Le principal avantage des GED est le gain de productivité pour les entreprises. D’un côté la recherche documentaire, la gestion et le suivi des documents sont simplifiés. Les collaborateurs peuvent avoir accès aux documents en quelques clics, où qu’ils se trouvent. D’un autre côté, certains processus liés à la gestion des documents peuvent être automatisés. Les collaborateurs ont ainsi plus de temps disponible à dédier à des tâches à plus forte valeur ajoutée. 

L'Université Gustave Eiffel a d’ailleurs calculé le coût économique de la perte de temps générée par la recherche de documents. La requête d'un seul document en l'absence d'un logiciel GED entraînerait un coût de 15 €. Et 70 % du personnel des entreprises en Europe ne parviendraient pas à trouver le document recherché ! 

Outres ces bénéfices, la GED permet également de :

  • Être en conformité en simplifiant le respect de la durée légale de l’archivage des documents ;
  • Sécuriser les données en gérant les droits d'accès ;
  • Réduire les coûts liés à la gestion papier (impression, courrier, etc.) ;
  • Gagner de l’espace supplémentaire dans les bureaux en éliminant les archives papier ;
  • Réduire l’impact environnemental de l’entreprise avec une organisation “paperless” ;

La mise en place d'une solution GED n'est donc pas un “luxe” mais bien un réel avantage pour les entreprises. Si, dans un premier temps, il est nécessaire de numériser tous les documents archivés, cette tâche sera ensuite uniquement réalisée pour les courriers papier, de moins en moins courants.

 

La signature électronique, complémentaire à la GED

Pour aller plus loin dans la dématérialisation des processus, la signature électronique est sans aucun doute un outil complémentaire. Tout comme pour la GED, les avantages sont nombreux. Avec la signature électronique, plus la peine d’imprimer ou de scanner les contrats. Tout se fait en ligne : création du contrat, envoi, signature et archivage. Grâce à des workflows automatisés, elle permet de gagner en rapidité, en efficacité, mais aussi en sécurité pour la signature de contrats. En effet, la signature électronique permet de garantir l'identité des signataires et l’intégrité des documents signés. 

La signature électronique peut facilement être connectée à une solution de GED, ainsi tout document signé électroniquement y est automatiquement stocké. 

 

Comment fonctionne la solution de signature électronique de Signaturit ?

La solution de signature électronique de Signaturit permet de signer électroniquement tout type de contrats et documents de manière légale et sécurisée. Efficace, rapide et intuitive, elle s’adapte à tout type d’entreprises, quelle que soit sa taille ou son secteur. 

Le signataire peut signer un document en ligne en quelques secondes, où qu’il se trouve, sans avoir à télécharger d’application.

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