ISS Iberia, filliale de la multinationale danoise Grupo ISS, est aujourd’hui leader des services généraux, offrant des services de Facility Management, propreté, entretien des espaces verts et des bâtiments, sécurité, restauration et des services auxiliaires, à ses clients issus de différents secteurs publics et privés, à travers ses 29 bureaux.
Avec plus de 39 000 collaborateurs en Espagne et Portugal, ISS Iberia a développé en collaboration avec Signaturit un projet visant à optimiser l’un de ses processus les plus importants grâce à la signature électronique : la signature de contrats de travail.
Dans cette success story, nous vous présentons comment ISS Iberia a lancé ce projet de transformation digitale grâce à Signaturit.
Pour en savoir plus, téléchargez gratuitement la success story ci-dessous :
Comment ISS Iberia a numérisé ses contrats de travail avec la signature électronique
Depuis fin 2018, ISS Iberia utilise la signature électronique de Signaturit pour numériser et accélérer un de ses processus essentiels que nous allons analyser ci-dessous : la signature des contrats de travail.
Avant d’utiliser Signaturit, le principal défi détecté par ISS Iberia pour la gestion de la signature des contrats de travail était la dispersion géographique de ses futurs travailleurs.
ISS Iberia a calculé, qu’en moyenne, le processus de signature d’un contrat de travail par envoi postal, depuis le moment de sa demande jusqu’à l’obtention du contrat signé, pouvait dépasser les 7 jours.
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📢 Après avoir détecté ces difficultés, ISS Iberia a décidé d’intégrer la signature électronique avancée de Signaturit à son logiciel habituel, pour la signature des contrats de travail. |
ISS Iberia traite électroniquement toutes les nouvelles embauches de travailleurs disposant d’une adresse e-mail, ceci équivaut à plus de 2 200 signatures mensuelles. ISS Iberia a pour objectif d’atteindre 100% des contrats de travail signés électroniquement d’ici fin 2019.
Le processus d’envoi des documents à signer s’effectue en 5 étapes simples :
📢 “Je recommande la solution de Signaturit car elle permet d’obtenir la signature des contrats de travail presque immédiatement. Le gestionnaire du personnel met 10 secondes à envoyer le contrat au travailleur et celui-ci peut le signer quand et où il souhaite.” Manuel Gerbolés Directeur de l’Administration du Personnel chez ISS Iberia |
Les gestionnaires du personnel ont gagné du temps grâce à Signaturit. Le processus de génération du document papier mettait entre 3 et 4 fois plus de temps que la génération du document numérique.
Ces professionnels consacraient, en moyenne, 10 minutes à imprimer le contrat alors qu’avec Signaturit, ils mettent 10 secondes à le créer sous forme numérique et à l’envoyer pour sa signature.
Par ailleurs, une fois signés, les documents des travailleurs sont automatiquement archivés dans les dossiers professionnels numériques, qui sont classés, sécurisés et accessibles à tout moment et depuis n’importe où : avis d’arrêt maladie, demande de modification de compte bancaire, etc.
Ils ont ainsi gagné en temps et en sécurité, puisque ce qui se trouve dans le dossier numérique ne peut pas être perdu. Tous les documents concernant le travailleur sont sauvegardés avec leurs métadonnées correspondantes.
De plus, la signature électronique a permis à ISS Iberia de suivre ses objectifs de développement durable et environnementaux, point sur lequel l’entreprise s’est fortement engagée.
La mise en oeuvre de la solution de Signaturit chez ISS Iberia a été simple. En effet, le processus d’intégration sur la plateforme de recrutement a été relativement rapide et les employés d’ISS Iberia n’ont eu aucune difficulté pour apprendre à utiliser l’outil et pour s’adapter au nouveau flux de travail.
Notre technologie permet d’obtenir, sans délai, les signatures nécessaires au développement de l’activité de la filiale de la multinationale danoise, en respectant la législation établie et avec les garanties de sécurité.
En outre, pour ISS Iberia, l’intégration de la signature électronique constitue une nouvelle étape dans l’amélioration de la gestion environnementale de ses services, un objectif fondamental du groupe ISS dans son ensemble.
Si vous souhaitez connaître en détail l'expérience d'ISS Iberia avec Signaturit et quels sont les principaux avantages de notre solution de signature électronique avancée pour cette entreprise innovante, n'hésitez pas à télécharger la success story suivante.
Enfin, si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter en envoyant un e-mail à france@signaturit.com ou tout simplement en nous appelant au +33 1 73 04 69 66.
