Vous aussi, vous avez l’impression de courir après le temps ? Votre boîte e-mail est saturée, les tâches s’accumulent et vous n’en voyez pas le bout ? Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions vous permettant d’organiser vos projets, de prioriser vos tâches et de les réaliser en moins de temps. Découvrez notre sélection d’outils vous permettant d’être plus productif !
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Pour certains la productivité consiste à accomplir plus de tâches, pour d’autres à investir son temps dans les tâches qui comptent le plus. La productivité est également parfois définie comme la capacité à se fixer des objectifs et à les atteindre… Sa définition varie selon les experts, cependant selon nous, il y a bien un facteur commun à toutes ces définitions : arrêter de perdre inutilement du temps dans son travail. Et pour cela, il existe aujourd’hui de nombreux outils pouvant vous aider !
Un agenda, même digital, ne suffit pas toujours pour organiser ses projets et déterminer quelles sont les tâches à effectuer et pour quelle date. Heureusement, il existe aujourd’hui pléthore d’outils de suivi de projet/de tâches adaptés à vos besoins. Peu importe que vous travailliez en solo ou bien en entreprise, ils sont toujours efficaces et permettent une parfaite collaboration avec vos collègues ou vos clients.
⭐ Notre outil de gestion de tâches préféré :
Trello : cette application disponible en ligne et sur smartphone vous permet d’organiser vos projets en tableaux et en cartes, avec un apport visuel très pratique et agréable. Intégrez des deadlines et des liens, ajoutez des couleurs pour situer l’avancement du projet, discutez avec vos collaborateurs et clients. Tout est prévu pour ne rien rater.
Les outils de prise de notes ont pour intérêt de créer des textes rapides, souvent sous la forme de listes, de pouvoir les consulter facilement et cocher ce qui a été fait. La prise de notes peut aussi être plus importante et s’apparenter à celle que l’on fait lors de cours ou de formation professionnelle.
⭐ Notre outil de prise de notes préféré :
Notability : cette application de prise de notes (avec annotation des documents pdf) disponible sur l’App Store (iPad, Mac et iPhone), est particulièrement intéressante si vous avez de nombreuses notes à prendre lors d’une formation ou encore d’une conférence. Elle est aussi idéale si vous préparez un projet et que vous avez besoin de mettre vos idées en ordre.
⭐ Notre outil de to-do-list préféré :
Todoist : disponible sur iOS, Android et navigateur Web, cette solution est le best-seller des listes de tâches et des rappels. Vous pouvez classer vos tâches à votre idée et même collaborer sur vos projets.
Quel est le pire ennemi de la productivité ? La distraction. Et autant dire que nous sommes dans le siècle des éléments qui viennent constamment perturber notre concentration. Les principaux coupables sont les notifications et les réseaux sociaux. Et dans ce domaine, comme dans celui de la procrastination, personne ne jettera la pierre à son voisin. Il existe heureusement des outils qui aident à ne plus être déconcentrés et à prendre des pauses seulement quand c’est nécessaire.
⭐ Notre outil anti-distraction préféré :
Forest : cela peut sembler paradoxal, mais cette application est un petit jeu très efficace pour ne pas se laisser distraire et procrastiner. Le but est de planter un arbre. Vous devez le laisser grandir alors que vous travaillez. Si vous reprenez votre smartphone pour consulter un réseau social ou ouvrez des onglets interdits sur votre ordinateur, l’arbre meurt...
Et aussi...
Vous pouvez également utiliser les outils déjà présents sur votre smartphone. Par exemple, sur iPhone, vous pouvez régler la fonction de « temps d’écran » et limiter l’accès aux applications chronophages par une limite de temps quotidienne. Une fois que vous aurez dépassé ce seuil, vous ne pourrez plus y accéder avant le lendemain. Cette option est aussi très efficace en premier lieu pour constater le temps que vous passez sur l’écran de votre téléphone. Cela suffit parfois à freiner son utilisation !
Les e-mails peuvent vite devenir une véritable plaie si on les laisse s’accumuler sans les traiter. Sur Gmail, il existe des fonctions très pratiques pour les classer selon leur importance et même pouvoir y répondre avec des scripts automatisés. Mais d’autres e-mails, soient indésirables ou dont le contenu vous a intéressé un temps avant de finir systématiquement dans la poubelle, demandent à être bannis de votre boîte de réception.
⭐ Notre outil de gestion d’e-mails préféré :
Cleanfox : cet outil 100 % français a aussi pour particularité de vous sensibiliser à l’impact carbone des e-mails entrants et sortants de votre boîte (selon l’ADEME, un e-mail avec une pièce jointe génère 19g de CO2). Si celle-ci est non seulement pleine de vos e-mails professionnels, mais aussi de newsletters que vous ne lisez pas et de spams, vous avez véritablement besoin d’un outil comme celui qui nettoiera tout pour vous.
De nos jours, nous utilisons de nombreux logiciels et applications pour réaliser nos tâches quotidiennes. Il est possible aujourd’hui de les faire communiquer en utilisant un logiciel d’automatisation. Il vous permet de créer des tâches automatisées selon des règles logiques en connectant vos outils entre eux. Cela permet de gagner un temps précieux, car vous n’avez plus à faire ces tâches manuellement. Un exemple très simple d’automatisation pourrait être : quand un utilisateur remplit un formulaire sur Wordpress, Zapier crée une ligne dans un Google Sheet avec les informations correspondantes.
⭐ Notre outil d’automatisation préféré :
Zapier : c’est l’outil le plus complet en automation. Zapier dispose de plus de 2 000 intégrations pour connecter des outils numériques et automatiser des processus : CRM, CMS, logiciel d’emailing, Google Drive, réseaux sociaux, etc. Les utilisateurs peuvent créer leurs propres “zaps” (automatisations) en quelques clics selon leur besoin. Zapier propose également des modèles de “zaps” déjà créés que les utilisateurs peuvent utiliser directement.
Et aussi…
La signature électronique est également un outil permettant d’automatiser ses tâches. Plus concrètement, la signature électronique vous permet de signer en ligne vos documents et contrats, mais surtout d’automatiser vos processus de contractualisation. Fini les tâches fastidieuses et chronophages (impression, numérisation, envoi par courrier, relance…), avec la signature électronique, vous pouvez automatiser les différentes étapes du processus de contractualisation : génération du contrat, circuit de validation et de signature des documents, rappels automatiques et notifications, archivage, etc. mais aussi déclencher des actions suite à la signature des documents (facturation, préparation des commandes...).
Notre solution de signature électronique est simple, rapide et efficace pour gérer la signature de tous vos contrats. Pour tester par vous-même, vous pouvez réaliser dès maintenant un essai gratuit de notre plateforme et envoyer votre premier document à signer.
➡️ Pour aller plus loin : Comment être efficace en télétravail ?
L’important dans le choix d’outils de productivité est de trouver ceux qui vous feront vraiment gagner du temps. Cela ne sert à rien de passer des heures à remplir un logiciel de gestion de tâches, si vous n’allez pas vous en servir. L’important est de chercher la méthode de travail qui vous convient. Attention cependant à rester flexible et ouvert. Adopter un nouvel outil pour être plus productif signifie aussi bousculer ses habitudes, et cela peut prendre du temps à intégrer.
