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Comprendre tous les protocoles de signature de documents

protocole de signature

Au moment de signer des documents, il est possible que vous ayez des doutes sur la marche à suivre. Considérons, par exemple, les différents types de signature, le paraphe des documents ou encore l'absence de signataires. Par conséquent, dans cet article, nous essaierons de répondre à ces questions qui peuvent survenir dans votre activité professionnelle. De cette façon, vous pourrez conclure vos accords en toute sérénité.

 

SOMMAIRE

 

Qu’est-ce qu’une signature et comment signer ?

L’article 1367 du Code civil définit la signature en ces termes : “La signature nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie son auteur. Elle manifeste son consentement aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l'authenticité à l'acte.

Lorsqu'elle est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat.”

Ainsi, l’apposition d’une signature permet à une personne de manifester son consentement.  Lorsqu’elle est manuscrite, il s’agit d’un graphisme, réalisé avec un stylo sur papier, permettant d’identifier son auteur. Lorsqu’elle est électronique, il s’agit d’un procédé technique, garantissant l’identification du signataire et l’intégrité du document signé. En d'autres mots, le signataire signe en utilisant un logiciel de signature électronique respectant ces exigences. Il existe aujourd’hui différentes solutions permettant de signer électroniquement : entrer un code PIN, avec un certificat électronique ou encore la signature biométrique.

➡️ En savoir plus : Tout savoir sur la légalité de la signature électronique

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Est-il possible de changer de signature manuscrite ?

Il est possible qu’à un moment donné, une personne puisse souhaiter changer de signature, suite à un mariage par exemple. Et ceci est tout à fait possible, en effet rien n’oblige une personne à conserver la même signature indéfiniment

Comme nous l’avons vu ci-dessus, la signature nous permet de nous identifier sur les documents que nous signons. Sa modification peut donc entraîner quelques conséquences à ne pas sous-estimer. Il est donc recommandé de ne pas changer du jour au lendemain de signature. Pour officialiser le changement, il est important de modifier sa signature sur ses papiers d’identité (carte d’identité ou passeport), soit au moment de leur renouvellement (gratuit) soit directement suite à une demande auprès de la mairie (payant).

Suite à cela, dans le cadre de démarches administratives, il est important de penser à se munir de sa nouvelle pièce d’identité pour justifier son identité au moment d'utiliser sa nouvelle signature.

 

Est-ce nécessaire de parapher les documents signés ?

Parapher un contrat signifie inscrire ses initiales en bas de chaque page d’un contrat, avant la signature finale sur la dernière page. Cette pratique a un double objectif : s’assurer que les signataires ont pris connaissance de l’ensemble du contrat et garantir l’intégrité du document signé, à savoir que de nouvelles pages ne soient pas ajoutées et que leur contenu ne soit pas modifié.

Pour les contrats privés (actes sous-seing privés), le paraphe n’est pas obligatoire en vertu de la loi, bien qu’il puisse être utile en cas de litiges comme élément de preuve. 

Au contraire, pour les actes authentiques sur papier, chaque page doit être paraphée par le notaire et les signataires sous peine de nullité. Cependant lorsqu’ils sont signés à l’aide d’une solution de signature électronique, permettant de garantir l’intégrité de l’acte, le Code civil précise qu’il n’y a pas lieu de les parapher.

➡️ Pour en savoir plus : Parapher un document : définition et valeur juridique

 

Les mentions “Lu et approuvé” et “Bon pour accord” ont-elles une valeur légale ?

Sur de nombreux contrats, les mentions “Lu et approuvé” ou encore “Bon pour accord” sont requises au moment de la signature. Cependant, ces dernières n’ont pas de valeur juridique. Elles ne sont pas obligatoires pour la signature de contrats sous seing privés, soit la grande majorité des contrats (hors exceptions prévues par la loi). En effet, cette pratique relève de nos us et coutumes français liés à la signature manuscrite. À noter tout même qu’il est tout à fait possible, dans un objectif de renforcer l’aval du signataire, de les ajouter lors d’un processus de signature électronique de contrat.

➡️ Pour en savoir plus : Mention manuscrite & signature électronique : quelle valeur juridique ?

 

À quoi sert le tampon d’entreprise ?

Sur de nombreux documents officiels émis par des entreprises (facture, devis, etc.), vous pouvez y voir apposé leur tampon ou cachet commercial. Il s’agit d’un sceau de reconnaissance reprenant des informations concernant l’entreprise : nom de la société, forme juridique, adresse, numéro d’identification, etc. Il est important de noter que ce dernier n’est pas obligatoire et n’a pas de valeur juridique. Il ne remplace en aucun cas la signature sur un document, et n’a pas pour finalité de donner son accord sur un acte. En effet, le tampon d’entreprise a pour objectif d’offrir une meilleure lisibilité aux clients et joue également un rôle de confiance.

➡️ Pour en savoir plus : La valeur juridique du tampon d’entreprise

 

Comment faire si l’une des parties ne peut pas signer ?

Si une personne n’est pas en mesure de signer, il existe dans le monde des entreprises une pratique assez répandue : la signature par procuration (p.p) ou pour ordre (p.o). Elle consiste à signer pour le compte d’une autre personne qui en a laissé le pouvoir. Attention, il ne s’agit pas d’imiter la signature de ladite personne, mais bien d’apposer sa propre signature à la place de la sienne. En effet, signer en imitant la signature de quelqu'un d'autre est totalement illégal et n'engage pas la personne qui doit signer.

Pour cela, la personne qui signe pour le compte d’une autre doit écrire la mention p.p ou p.o, à l'endroit réservé à la signature où le nom de cette dite personne apparait, puis écrire son nom et apposer sa propre signature.

➡️ Pour en savoir plus : Signature pour ordre : définition, formalités et alternative

Dans de nombreux cas, la signature électronique constitue une alternative pratique, légale et sécurisée à la signature p.p ou p.o, offrant la possibilité aux personnes n’étant pas présentes physiquement sur le lieu de signature de signer à distance.

Le processus de signature électronique est très simple et efficace : le signataire reçoit un e-mail avec un lien vers le document à signer, il peut alors le lire et le signer, où qu’il se trouve, depuis l’appareil de son choix (ordinateur, tablette, smartphone). 

 

Conclusion

Vous êtes maintenant un expert en signature de documents. Si vous souhaitez en savoir plus sur la signature électronique, son fonctionnement et ses bénéfices, nous vous invitons à télécharger notre livre blanc ci-dessous.

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