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La signature électronique des appels d’offres : on vous explique

La signature électronique des appels d’offres

Qui dit appel d’offres, dit deadline. En effet, les procédures d’appel d’offres sont assez contraignantes et normées, avec une date et heure limite à respecter. Avec la signature électronique, fini le stress pour envoyer le dossier à temps. Vos équipes commerciales peuvent travailler sereinement jusqu’au dernier moment, pour rendre le meilleur dossier possible. Dans cet article, nous vous expliquons comment signer électroniquement vos appels d’offres et quels sont les bénéfices de cette solution.

 

SOMMAIRE

Qu'est-ce qu'un appel d'offres ?

Un appel d'offres est une procédure par laquelle un acheteur demande à différents offreurs de présenter une proposition commerciale chiffrée en réponse à son cahier des charges (produit, service ou prestation). L’appel d’offres a pour objectif de mettre en concurrence plusieurs entreprises, pour que le donneur d’ordre puisse choisir la meilleure offre selon ses besoins.

Pour les marchés publics, les appels d’offres résultent d’une obligation légale. La collectivité publique se doit de transmettre publiquement qu’elle recherche une entreprise. On distingue les appels d’offres ouverts, lorsque toute entreprise intéressée peut candidater, des appels d’offres restreints, lorsque seuls les candidats sélectionnés par l’acheteur sont autorisés à répondre.

Dans le cadre privé, les procédures d'appels d’offres ne sont pas obligatoires. Cependant, c’est une pratique courante des processus d’achat, notamment pour des ventes B2B dès que le montant est significatif.

 

Les étapes pour répondre à un appel d'offres public :

1. Sélectionner des appels d’offres

Il existe différentes options pour rechercher des appels d’offres : les sites officiels (JOUE, BOAMP…), les journaux spécialisés, des plateformes gratuites ou encore des solutions payantes qui offrent un accompagnement. Pour maximiser vos chances de réussite, il est important de bien sélectionner des offres en rapport avec vos capacités et compétences.

 

2. Récupérer et analyser le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE)

Le DCE est un dossier édité par l’acheteur mis à disposition du candidat regroupant toutes les informations pour répondre à l’offre (attentes techniques, administratives, etc.). Il est donc essentiel de prendre le temps de bien analyser ce cahier des charges.

 

3. Rédiger votre dossier de candidature

Le dossier de candidature est composé de différents documents : formulaires administratifs de déclaration du candidat, présentation de l’entreprise, justificatifs d’assurances, offre de prix, mémoire technique, etc.

 

4. Déposer votre offre

Une fois le dossier de candidature rédigé, vous devez ensuite le signer et le faire parvenir à l’acheteur. Attention à bien vérifier la date et l’heure limite de dépôt afin de ne pas être pris de court.

 

Peut-on signer électroniquement les appels d’offres ?

Dans le cadre de la dématérialisation des marchés publics, il est désormais très souvent exigé que le dossier de réponse soit transmis et signé électroniquement.

Lorsque la signature électronique d’un contrat de la commande publique est requise, cette dernière doit être conforme aux dispositions prévues par l'arrêté du 22 mars 2019 relatif à la signature électronique des contrats de la commande publique.

Concrètement, les signatures électroniques acceptées en France pour signer des marchés publics sous forme dématérialisée sont les suivantes :

 

Au contraire, dans le cadre des marchés privés, les entreprises sont libres de signer électroniquement ou non. Et, il n’existe aucune exigence quant à l’utilisation d’une signature électronique avec certificat qualifié. Les entreprises peuvent donc utiliser une signature électronique “classique”, plus accessible et simple d’utilisation. 

 

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Pourquoi signer en ligne vos appels d’offres ?

Le facteur temps est particulièrement important pour les procédures d’appels d’offres.  En effet, elles ont une date limite et elle doit être respectée sans faute.

La réponse à un appel d’offres demande un travail conséquent des équipes commerciales. N’ayant pas de négociations en face à face, la décision de l’acheteur se base uniquement sur les données renseignées. La qualité du dossier est donc déterminante pour faire la différence avec les concurrents.

Dans ce contexte, la signature électronique permet d’offrir un délai supplémentaire aux équipes. Plus la peine d’imprimer le dossier, pour le signer et l’envoyer par la Poste ou coursier. Les équipes peuvent donc travailler jusqu’au dernier moment pour peaufiner les derniers détails et maximiser leur chance de réussite. 

En outre, la signature électronique est également un outil très utile pour les équipes achat, leur permettant de digitaliser leurs processus d’appel d’offres. 

 

Comment signer électroniquement un appel d’offres ?

Pour signer électroniquement un appel d’offres, les entreprises doivent s'équiper d'un logiciel de signature électronique, reconnu comme Prestataire de services de confiance, tel que Signaturit. 

Les prestataires de services de confiance sont des prestataires certifiés au niveau européen. Leurs services sont conformes à la réglementation européenne et française relative à la signature électronique (eIDAS), assurant la valeur juridique et la sécurité des documents signés. 

Notre solution de signature électronique avancée est simple d’utilisation et efficace. Elle permet à toute personne de signer des documents en ligne rapidement, où qu’elle se trouve, depuis son smartphone, son ordinateur ou sa tablette. Les signataires n’ont pas besoin de télécharger d’application ou de créer un compte sur Signaturit. Ces derniers reçoivent tout simplement un e-mail avec un lien pour accéder au processus de signature en ligne. Une solution très pratique permettant d’accélérer les signatures de documents.

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Conclusion

Si vous cherchez une solution pour simplifier la signature de vos appels d’offres, que ce soit pour votre service achat ou commercial, nous pouvons vous accompagner dans votre projet de signature électronique et vous renseigner sur la solution la plus adaptée à vos besoins. Vous pouvez nous contacter directement via ce formulaire.

Et si, pour le moment, vous souhaitez commencer par faire vos recherches sur le sujet de votre côté, deux options s’offrent à vous :

  1. Vous pouvez télécharger notre livre blanc d’introduction à la signature électronique, pour comprendre la légalité de la signature électronique, mais aussi son fonctionnement, ses cas d’usage, ses bénéfices, etc.
  2. Vous pouvez tester gratuitement notre plateforme de signature électronique pendant 7 jours, et découvrir par vous-mêmes nos solutions et fonctionnalités.

 

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