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Posted by Léa Jacquier on 12 août 2021 14:56:46
Si vous n’avez encore jamais eu recours à la signature électronique, vous en avez sans aucun doute déjà entendu parler. En effet, cet outil technologique se démocratise petit à petit dans le monde des entreprises, accompagnant leur transformation digitale. Mais savez-vous exactement ce qu’est une signature électronique et comment cela fonctionne ? Dans cet article, nous vous donnons les informations essentielles sur le sujet, pour que vous puissiez, comme de nombreuses entreprises, mettre en place cette solution d’avenir incontournable.
SOMMAIRE
Contrairement aux croyances populaires, il est important de noter qu’une signature électronique ne consiste pas à scanner une signature manuscrite.
La signature électronique est un procédé technique et juridique par lequel un signataire appose son accord à valeur juridique sur un document électronique. Il s’agit d’un outil technologique devant respecter un ensemble de normes fixées par les autorités européennes et françaises.
Pour envoyer un document à signer électroniquement à un client, à un prestataire, ou encore à un employé, vous devez disposer d’un logiciel de signature électronique. À partir de ce dernier, vous pouvez configurer l’envoi du document :
Pour signer électroniquement un document, vous n’avez pas besoin d’installer de logiciel ou encore de télécharger une application. Vous avez juste besoin d’un appareil connecté à Internet : ordinateur, tablette ou smartphone. Voici les étapes à suivre pour signer un document :
➡️ En savoir plus sur le fonctionnement de notre solution de signature électronique avancée
Oui et oui !
La signature électronique est légale dans l’Union européenne et donc en France. Elle est encadrée par le Règlement eIDAS au niveau européen, et plus spécifiquement en France par les articles 1366 et 1367 du Code civil.
En outre, la signature électronique est sécurisée. Le processus garantit :
Chez Signaturit, nous garantissons les deux points précédents de la manière suivante :
Il est aujourd’hui possible et légal de signer électroniquement tout type de documents et de contrats au sein d’une entreprise, quel que soit le secteur ou le service.
Voici quelques exemples de documents par service :
Ressources Humaines Promesse unilatérale Contrat de travail Accord de confidentialité Attestation de remise de matériel Avenant Solde de tout compte |
Équipes commerciales Contrat de prestation de service Contrat de sous-traitance Contrat de distribution Contrat de partenariat Bon de commande Devis |
Services juridiques Contrat de sous-traitance de données personnelles Procès-verbal d’assemblée générale Code d’éthique Rapport d’audit Contrat de cession de droit à l’image |
Et quelques exemples de documents par secteur :
Immobilier Compromis de vente Contrat de gestion Bail locatif Bail commercial État des lieux Mandat de vente |
Assurance Ouverture de compte Police d’assurance Assurance-vie Report de crédit Mandat SEPA
|
Éducation Contrat d’inscription Convention de stage Règlement intérieur Feuille d’émargement Procès-verbal de jury d’examen |
Vous pouvez donc décider de dématérialiser tous vos processus de signature, ou alors de commencer pas les contrats ayant le plus d’enjeux pour votre entreprise, pour assurer leur signature à temps, de manière simple et efficace.
Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions de signature électronique sur le marché, et il peut être difficile de choisir celle qui vous convient le mieux.
Avant de vous lancer dans une analyse détaillée des logiciels, vous devez vous assurer que les prestataires sélectionnés soient certifiés eIDAS, à savoir que leurs services soient conformes au Règlement européen eIDAS.
Pour information, l’Union européenne tient à jour une liste des Prestataires de Services de Confiance Qualifiés, dans laquelle vous pouvez retrouver Signaturit : https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/tl/ES/28
En outre, il est également important de bien analyser vos besoins en amont. Pour cela nous vous recommandons de rédiger un cahier des charges détaillé, notamment pour définir les processus de travail et les flux de signature de documents que vous souhaitez mettre en place. Dans cet article, nous vous présentons les 3 critères principaux à prendre en compte au moment de la rédaction du cahier des charges et les questions essentielles à vous poser.
Une fois votre projet bien structuré, vous pouvez alors commencer votre analyse des différents logiciels, pour bien comprendre les spécificités de chacun. Voici quelques points importants à prendre en compte :
➡️ Pour en savoir plus, découvrez notre article : Comment choisir son prestataire de signature électronique ?
Vous avez maintenant une meilleure idée du fonctionnement de la signature électronique ! Pour aller plus loin, deux options s’offrent à vous maintenant :
À vous de voir si vous êtes plutôt théorique ou pratique !
👇 TÉLÉCHARGEZ NOTRE LIVRE BLANC : Introduction à la signature électronique
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