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La signature électronique du bon de commande

Signature bon commande

Tout service commercial, quelle que soit sa taille, a intérêt à optimiser son cycle de ventes, du premier contact avec le lead jusqu’à la signature du bon de commande. Cela passe notamment par l’adoption d’outils numériques, tels que la signature électronique. Dans cet article, nous vous expliquerons tout ce qu’il y a à savoir sur le bon de commande ainsi que les bénéfices pour les entreprises de signer leurs bons de commande électroniquement.

 

SOMMAIRE

 

Qu'est-ce qu'un bon de commande ?

Un bon de commande est un document commercial, faisant office de contrat, qui détaille tous les éléments d’une commande faite par un client. En cela :

  • Il engage l’entreprise qui l’édite à réaliser la vente comme le bon de commande le précise.
  • Il engage le client (particulier ou entreprise) qui le signe, lequel donnant ainsi son accord - et donc une preuve de consentement - sur l’ensemble de la commande. 

 

Concrètement un bon de commande comprend :

  • Les coordonnées de l’entreprise émettrice et ses informations d’identification (forme et raison sociales, capital, adresse, etc.) 
  • Les coordonnées du client 
  • Le détail de la commande, avec la dénomination et les détails de chaque produit dans une colonne et la quantité dans une autre
  • Le prix unitaire hors taxe 
  • Le prix total HT et TTC
  • Une date de validité du bon de commande, le plus souvent 30 jours 
  • Un espace pour la signature

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Quelle est la différence entre un bon de commande, un devis et une facture ?

Dans l’absolu, il n’y a pas de différence entre un bon de commande et un devis. C’est seulement la terminologie qui change. Ainsi, le bon de commande est un terme utilisé pour la vente de biens, produits ou marchandises principalement. Les entreprises de prestation de services parlent quant à elles plus souvent de devis. 

En revanche, il existe bien une différence avec une facture. Celle-ci atteste de l'achat ou de la vente de biens ou de services. Elle doit obligatoirement être établie suite à la vente ou la prestation de services. Elle engage le débiteur (client) à payer le montant dans les délais indiqués.

 

Les bons de commande ou les devis sont-ils obligatoires ?

Non, un bon de commande ou un devis n'est pas obligatoire pour contractualiser une commande ou une prestation. 

Néanmoins, pour s’assurer que celles-ci seront réalisées telles que cela a été décidé en amont, nous vous conseillons grandement de réaliser et faire signer ce document. C’est une garantie à la fois pour l’entreprise et pour le client, et peut éviter bien des litiges. Sans détail préalable, comme prouver qu’une prestation n’est pas complète par exemple ? Ou qu’il manque un produit ?

 

Quelle est la valeur juridique d'un bon de commande ?

Un bon de commande est un contrat entre deux parties qui les engage juridiquement. Mais cela, à condition que le destinataire ait signé le bon de commande. C’est la signature qui fait foi, même si l’expression « bon pour accord » n’est pas inscrite. 

À noter : Comme « lu et approuvé », « bon pour accord » n’est pas obligatoire et n’a pas de valeur juridique. Ce qui compte, c’est la signature. Elle seule montre l’accord de celui qui accepte la proposition.

Dès que le bon de commande est signé, de façon manuscrite ou par le biais de la signature électronique, le contrat engage les deux parties sur les termes inscrits dans le contrat.

 

Le bon de commande envoyé par mail est-il valable ? 

Les tribunaux considèrent que les devis et bons de commandes envoyés par mail sont tout à fait valables, à condition qu’il s’agisse de fichiers et non de captures d’écran. 

 

Pourquoi signer un bon de commande avec la signature électronique ?

La signature électronique n’est pas la simple traduction digitale de la signature manuscrite, mais il s’agit d’une véritable solution permettant d’optimiser les processus de vente. C’est un élément clé de la stratégie de croissance d’une entreprise.

 

Pour accélérer la conclusion des affaires

La signature électronique du bon de commande a pour effet d’accélérer la conclusion des ventes. Ce processus est à la fois mécanique et psychologique. Puisque le client peut signer en ligne le bon de commande en toute simplicité, dès réception, il est plus à même de le faire sur le moment. Il ne remet pas la signature à plus tard, il peut signer depuis l’appareil de son choix, sur ordinateur, tablette ou smartphone, où qu’il se trouve. 

En outre, il est possible de suivre en temps réel le processus de signature et de programmer des rappels automatiques en cas de non-signature. Un gain de temps et de productivité pour les commerciaux qui n’ont plus besoin de faire le suivi manuellement.

 

Pour améliorer l’expérience client 

La signature électronique modernise et simplifie le parcours d’achat. Le client n’a plus besoin de se rendre à un rdv physique pour signer ou encore d’imprimer/signer le bon de commande pour le renvoyer signé. En quelques clics, il peut signer son bon de commande en toute sécurité.

Cette solution offre donc une meilleure expérience client, avec un parcours d’achat fluide et digital. Cela permet également de renforcer le sentiment de confiance des clients vis-à-vis de l’entreprise, grâce à des processus efficaces et innovants.

 

Pour sécuriser la signature des bons de commande

La signature électronique offre une plus grande sécurité que la signature manuscrite. En effet, elle permet d’identifier le signataire, de garantir l’intégrité de l’acte signé et offre une traçabilité du processus.

Si bien qu’en cas de litige, il est plus simple de prouver que la personne a bel et bien signé le bon de commande, à telle date et telle heure.

 

Comment signer un bon de commande avec la signature électronique ?

Avec Signaturit, les entreprises qui souhaitent faire signer leurs bons de commande électroniquement à leurs clients disposent de deux options :

  • Utiliser la plateforme en ligne de Signaturit : les commerciaux pourront envoyer et gérer les demandes de signature des bons de commande en se connectant à la plateforme.
  • Intégrer via API notre solution de signature électronique dans leur application métier (CRM, ERP...) : les commerciaux pourront envoyer et gérer les demandes de signature directement depuis le logiciel de leur entreprise.

 

Quelle que soit l’option choisie, les commerciaux pourront envoyer leurs bons de commande à signer simplement, en suivant quelques étapes :

  1. Télécharger le bon de commande à signer
  2. Configurer le document en plaçant le champ de signature
  3. Sélectionner le destinataire
  4. Envoyer la demande de signature

Le client recevra alors un e-mail avec un lien vers le processus de signature, auquel il pourra accéder depuis l’appareil de son choix, sans avoir à télécharger d’application. Suite à cela, il pourra vérifier le bon de commande puis le signer en réalisant le tracé de sa signature. Les deux parties recevront ensuite une copie du document signé.

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Conclusion

La signature électronique représente une véritable opportunité pour les services commerciaux et un élément différenciateur face à la concurrence. Ne laissez pas passer cette occasion d’accélérer vos cycles de vente, passez à la signature électronique du bon de commande ! 

Si vous souhaitez en savoir plus sur la signature électronique, son fonctionnement et ses bénéfices, n’hésitez pas à télécharger notre livre blanc ci-dessous. 

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