Les études notariales ont été fortement impactées par la crise sanitaire, qui lors du confinement ont vu leur activité paralysée. En effet, bien que les notaires aient commencé depuis quelques années leur transformation digitale, notamment en s’équipant de tablettes permettant la signature électronique d’actes authentiques, la transition est délicate pour cette profession très encadrée d’un point de vue juridique. Par exemple, la signature électronique à distance reste encore peu utilisée, alors que cette dernière constitue une véritable opportunité pour les notaires, même au-delà de la crise du covid-19 !
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SOMMAIRE
Retour sur la signature électronique et la législation qui l'encadre
Quels sont les bénéfices d'utiliser la signature électronique pour les notaires ?
Au niveau européen, la validité et les effets juridiques des signatures électroniques sont régis par le Règlement (UE) n° 910/2014, dit « eIDAS ».
Le Règlement eIDAS, qui est directement applicable en France et dans toute l'UE, établit les exigences minimales pour considérer une signature électronique comme valide, ainsi que ses effets juridiques.
Conformément aux dispositions du Règlement eIDAS, il existe trois types de signature électronique, chacune avec un niveau de sécurité différent :
Afin de disposer d’une véritable valeur juridique, la solution de signature électronique doit respecter les exigences de l'eIDAS et le prestataire doit être reconnu comme Prestataire de Services de Confiance Qualifiés (audité et certifié par l'organe de contrôle du pays).
À l'exception des actes authentiques, comme l'avait rappelé le Conseil supérieur du notariat, certains documents gérés au quotidien dans les études notariales peuvent aujourd'hui être signés électroniquement à distance, au moyen d'une solution de signature électronique avancée certifiée eIDAS. Parmi ces documents on peut notamment citer :
Comme vu ci-dessus, la signature électronique avancée va permettre de garantir l'intégrité de l'acte signé et d'authentifier les signataires de manière sécurisée.
La signature électronique qualifiée pour les actes authentiquesLes actes authentiques peuvent être signés électroniquement au moyen d’un système de signature électronique qualifiée, mais sa signature ne peut être effectuée à distance, elle doit être faite devant un notaire sur un support numérique (une tablette). ➡️ Pour en savoir plus sur l'acte authentique électronique À noter : La signature de procurations à distance permet d’avancer sur la signature d’actes authentiques, sans utiliser la signature électronique qualifiée. En effet, si le client ne peut pas se déplacer, il est possible d’établir une procuration. Dans ce cas, la procuration devra être donnée à l’un des collaborateurs de l’office, qui représentera physiquement le client. |
Premier avantage indéniable au vu de la situation que nous vivons actuellement : la signature électronique permet aux notaires de maintenir leur activité avec leurs clients en cas de limitation de déplacement.
Cette évolution des pratiques apporte également de nombreux autres bénéfices. Elle permet d’accélérer les processus de validation et de signature, en évitant notamment les délais supplémentaires liés à l’organisation de rendez-vous pour une signature en présentiel, et de simplifier la gestion des dossiers. Elle est particulièrement utile lorsque de nombreuses parties sont impliquées et sont géographiquement éloignées. En outre elle permet d'offrir une meilleure expérience client, en simplifiant les démarches administratives de ces derniers.
En résumé, cette solution simplifie le quotidien des notaires, et leur permet de gagner en efficacité en se concentrant sur leur cœur de métier.
La solution de signature électronique de Signaturit est certifiée eIDAS, en effet elle est référencée sur la liste de confiance de la Commission Européenne. Elle est donc reconnue par le Conseil supérieur du notariat.
La solution de signature électronique de Signaturit permet à toute personne de signer à distance, de manière légale et sécurisée. Le processus pour le signataire est très simple :
Notre solution de signature électronique avancée satisfait aux exigences de l'article 26 du Règlement eIDAS de la manière suivante :
Signaturit offre donc toutes les garanties en matière de sécurité et de confidentialité.
Avec Signaturit un document probant est généré pour chaque processus de signature électronique, accessible et téléchargeable à tout moment. Il regroupe toutes les informations pertinentes collectées lors du processus de signature, dont les preuves électroniques, pour garantir sa valeur juridique.
Il contient les éléments suivant :
La solution de Signaturit dispose de nombreuses fonctionnalités particulièrement utiles pour son utilisation par les notaires :
Le notariat vit actuellement une véritable transformation, tant pour s'adapter au nouveau contexte, que pour répondre aux attentes digitales de leurs clients. Dans ce contexte, la signature électronique s'est devenue l'outil indispensable d'une étude notariale moderne, centrée sur l'expérience client.
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