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Guide : processus d'onboarding RH et signature électronique

Processus d'onboarding RH

Hausse de la productivité, suivi des processus, réduction des coûts, meilleure expérience employé… Les bénéfices de la signature électronique dans un processus d’onboarding RH ne sont plus à présenter. Mais savez-vous concrètement quelle démarche suivre pour mettre en place un tel projet et en faire bénéficier durablement votre service ? 

Alors que sa mise en œuvre peut sembler lourde et compliquée à première vue, elle est plus simple que vous ne le pensez si vous suivez quelques étapes clés ! Il est important de bien structurer votre projet, en déterminant les objectifs, les besoins, les ressources disponibles mais aussi les freins. Découvrez dans notre blog les étapes clés pour un projet réussi !

 

Qu'est-ce que l'onboarding RH ?

L'onboarding RH est un processus qui vise à intégrer les nouveaux collaborateurs. Il s'agit pour les équipes RH de mettre en place une série d'actions qui faciliteront l'arrivée de ces derniers dans l'entreprise. Ce processus doit commencer dès l'acceptation de l'offfre par le candidat et peut durer quelques semaines, voire mois selon le poste. Il comprend par exemple : la préparation des outils de travail en amont, la présentation aux équipes, la visite des bureaux, la mise en place d'un programme de formation, un suivi et des entretiens réguliers avec le manager et les équipes RH, etc. 

>> Pour aller plus loins : 5 tendances pour un onboarding réussi en 2020

 

Pourquoi utiliser un logiciel d'onboarding RH ?

La qualité du processus d'onboarding (ou processus d'intégration) d’un nouvel employé est déterminante pour le développement et la réussite d’une entreprise. En effet un processus d'intégration bien conçu permet de former les nouveaux employés rapidement et efficacement. Mais surtout, il a pour objectif d’offrir une bonne expérience aux nouveaux employés, pour qu'ils sentent à l'aise et engagés.

4% des nouveaux salariés quittent leur poste après une première journée désastreuse. Et 22% des rotations de personnel ont lieu pendant les 45 premiers jours.

Étude sur l’industrie de Bersin by Deloitte : Onboarding Software Solutions 2014: On-Ramp for Employee Success

 

Ainsi utiliser un logiciel d'onboarding RH est un véritable avantage pour les équipes RH, car il va permettre de simplifier et d'automatiser de nombreuses tâches, et donc d'assurer un processus d'onboarding RH de qualité. Ces logiciels permettent de gérer les différentes étapes de l'intégration depuis une même plateforme. Vous pouvez par exemple créer des parcours d'intégration en fonction des différents profils, définir les tâches associées à chaque parcours et les assigner à un responsable avec des deadlines et des rappels, réaliser le suivi des différents parcours, etc.

D'autres logiciels peuvent également permettre d'optimiser l'onboarding tant pour le services RH que pour les nouveaux employés. On peut par exemple penser aux solutions de gamification pour la formation des employés ou encore aux outils de signature électronique pour signer tous les contrats.

 

Processus d’onboarding RH et signature électronique 

Qui dit onboarding RH, dit paperasse administrative ! En effet, lors de l'arrivée d'un nouvel employé, le service RH doit lui faire signer un nombre important de documents et contrats. Une étape certes essentielle, mais très chronophage, et qui demande une organisation sans faille pour éviter de futurs litiges.

C'est pourquoi la signature électronique est une véritable alliée des équipes RH. Elle permet de simplifier et d'automatiser la gestion et la signature de tous les contrats et documents liés à l'onboarding RH :

  • Toutes les étapes du processus se font en ligne, de l'envoi du document à son archivage, de manière automatique. Vous ne perdez donc plus de temps avec des tâches fastidieuses : impression, scannage, etc. et le processus est accéléré.
  • Vous pouvez suivre en temps réel les processus pour vous assurer que tous les documents sont bien signés et envoyer des rappels automatiques si besoin.

Les équipes RH gagnent donc en temps et efficacité sur ces tâches, et peuvent se concentrer sur les missions ayant plus de valeurs pour l’entreprise. Et les nouveaux collaborateurs bénéficient d'une solution moderne, simple et rapide !

 

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Onboarding RH : Les étapes essentielles pour réussir son projet de signature électronique 

Le lancement d’un projet de signature électronique peut faire surgir de nombreuses questions quant à sa mise en place dont vous n’avez pas forcément les réponses : comment planifier le projet ? Quels services inclure ? Par quoi commencer ? Quelle solution de signature électronique choisir ? 

Pour vous accompagner dans votre projet, nous avons donc créé ce guide avec les étapes à suivre pour un projet bien construit et mené sans stress

  1. Création du cahier des charges 
  2. Choix du type de signature électronique 
  3. Choix du prestataire de signature électronique 
  4. Mise en place du projet au sein de l’entreprise 
  5. Information et formation des employés 
  6. Évaluation des résultats du projet

 

1. Création du cahier des charges 

La création du cahier des charges est la première étape, mais aussi la plus importante du projet. En effet c’est à ce moment-là que les équipes doivent prendre le temps de réfléchir aux nouveaux flux de signature qu’ils veulent mettre en place, et comment les rendre le plus efficace possible.

Il existe 4 critères principaux à évaluer lors de la définition du projet de signature électronique au sein d’une entreprise : l’ampleur du projet, les processus et flux de signature de documents, la légalité et les risques juridiques, et la sécurité.

 

📋 L’ampleur du projet de signature électronique 

Les questions à se poser : 

    • Quelle est la personne responsable de mettre en place le projet ? 
    • Quel est le processus de validation en interne ? Qui sont les décideurs ?
    • Quelle est le timing du projet ?
    • Quel est le budget alloué au projet ?
    • Quel est le ou les objectifs du projet ?

🖊️ Les processus et flux de signature de documents


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pour vous aider à créer vos nouveaux flux de signature de documents avec la signature électronique


Les questions à se poser : 

    • Combien de recrutements et donc d’onboarding sont réalisés par mois en moyenne ?
    • Quels documents requièrent une signature dans votre processus d’onboarding ? 

Les documents à signer dans un processus d'onboarding :

Les documents à signer sont différents d’une entreprise à l’autre, selon les spécificités de l’activité de l’entreprise et le poste de l’employé. Voici des exemples de documents à faire signer par les services des ressources humaines lors d’un processus d’intégration :

      • Offre de contrat de travail
      • Promesse unilatérale
      • Contrat de travail (CDI, CDD, etc.)
      • Accord de confidentialité
      • Règlement intérieur
      • Documents de prévention des risques professionnels
      • Contrat de protection des données personnelles
      • Attestation de remise de matériel
      • Contrat de voiture de société

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    • Quelles sont les personnes impliquées dans le processus dans l'entreprise : Qui est responsable de créer le document ? de le valider ? de l’envoyer ? de réaliser le suivi ? 
    • Y a-t-il un ou plusieurs signataires ?
    • Ces documents requièrent-ils uniquement une signature ou les signataires doivent-ils remplir d’autres champs (nom, numéro de carte d’identité, etc.) ?
    • Quels logiciels sont utilisés dans le processus (SIRH, ATS, CRM, etc.) ? Est-ce que tous les documents sont envoyés le même jour ou y a-t-il plusieurs envois (par exemple : avant l’entrée du travailleur et le premier jour de travail) ?
    • Où les documents signés doivent-ils être archivés ?

 


EXEMPLES DE FLUX DE SIGNATURE

Plusieurs flux peuvent exister selon l’activité et les politiques internes
de l’entreprise.  Voici deux exemples de flux de signature électronique
d'un contrat de travail

Exemple 1 :

Une grande entreprise qui recrute un grand nombre de personnes pour
le même poste, et donc avec le même contrat. Cette entreprise a donc intérêt
à créer un modèle de contrat avec tous les champs pré-configurés. 

Voici le flux possible une fois que l’embauche d’une personne est validée :

    1. Le responsable du recrutement se connecte sur sa plateforme d’embauche, intégrée via API avec Signaturit.
    2. Il sélectionne le modèle de contrat, avec tous les champs déjà
      pré-configurés (nom, prénom, date, signature, etc.)
    3. Il envoie le contrat au candidat directement sur son adresse e-mail ou téléphone par SMS.
    4. Le candidat signe son contrat en ligne.
    5. Le Directeur des ressources humaines reçoit le contrat signé, et le signe
      à son tour.
    6. Les 2 parties, ainsi que le responsable du recrutement reçoivent une copie
      du document signé.
    7. Le document est archivé automatiquement dans le dossier professionnel
      du travailleur.

Flux : Responsable recrutement > Candidat > Directeur RH > Responsable recrutement, Nouvel employé & Directeur RH > Archivage

Exemple 2 :

Une startup qui recrute environ 1 personne par mois, à des postes très différents
avec des contrats contenant des conditions différentes. Pour chaque nouvel embauche, le responsable RH doit donc rédiger un nouveau contrat.

Voici le flux possible une fois que l’embauche d’une personne est validé :

    1. Le responsable RH se connecte sur le tableau de bord de Signaturit. 
    2. Il télécharge le contrat de travail et configure les champs nécessaires,
      dont le champ de signature.
    3. Il envoie le contrat au Responsable juridique pour qu’il valide le contrat.
    4. Une fois validé, le contrat est envoyé automatiquement au candidat sur
      son adresse e-mail.
    5. Le candidat signe le contrat en ligne.
    6. Le Chef d’entreprise reçoit le contrat signé, et le signe à son tour.
    7. Le nouvel employé et le responsable du recrutement reçoivent une copie
      du document signé.
    8. Le contrat signé est archivé sur le Tableau de bord de Signaturit.

Flux : Responsable RH > Responsable juridique > Candidat > Chef d’entreprise > Responsable RH & Nouvel employé

 

⚖️ La légalité de la signature électronique et les risques juridiques 

Les questions à se poser : 

    • Quelle est la loi en vigueur dans les pays où l’entreprise exerce son activité ? 
    • La législation applicable impose-t-elle un type de signature électronique ? 
    • Quel est le risque en cas de litige sur la signature d’un document (financier, fonctionnement de l’entreprise, image de marque, etc) ?

Note : Pensez à inclure votre service légal dans cette phase de réflexion.


Le Règlement eIDAS :

La signature électronique est légale dans l’ensemble de l’Union européenne, et donc en France. En effet le Règlement (UE) n°910/2014, appelé eIDAS, en vigueur depuis juillet 2016, établit un cadre juridique pour les signatures électroniques dans l’Union européenne. 


🔒 La sécurité des données 

Les questions à se poser :

    • Quel est le niveau de confidentialité des documents à signer ? 
    • Comment est vérifiée l’identité des signataires dans le processus actuel ? 
    • Quel est le niveau de vérification d’identité du signataire souhaité ?

 

2. Choix du type de signature électronique

Plusieurs types de signature électronique existent (simple, avancée et qualifiée), il s’agit donc de choisir le type de signature le plus adapté aux processus d’intégration de l’entreprise. Pour chaque processus de signature de documents, il est important d’évaluer les risques, mais également la facilité de mise en place et d’utilisation.

 

Les types de signature électronique

Le Règlement eIDAS définit 3 types de signature électronique :

Signature électronique simple 

« Des données sous forme électronique, qui sont jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique et que le signataire utilise pour signer », en d’autres mots il s’agit d’un lien établit entre deux ensembles de données électroniques : l’un constitue une signature s’appliquant à l’autre.

 

Signature électronique avancée 

« Une signature électronique simple qui satisfait aux exigences suivantes : 

  • être liée au signataire de manière univoque 
  • permettre d’identifier le signataire 
  • avoir été créée par des moyens sous le contrôle exclusif du signataire, tel que son ordinateur ou son téléphone 
  • être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable »

 

Signature électronique qualifiée 

« Une signature électronique avancée qui est créée à l’aide d’un dispositif de création de signature électronique qualifié, et qui repose sur un certificat qualifié de signature électronique. »

 

Les caractéristiques des signatures électroniques 

Pour la signature des documents RH d’un processus d’intégration nous recommandons l’utilisation d’une solution de signature électronique avancée. 

En effet, la signature électronique simple est certes facile d’utilisation, cependant elle ne permet d’identifier le signataire de manière univoque, c’est donc le type de signature qui offre le niveau de sécurité le plus bas. Au sein d’un service RH, ce type de signature peut être utilisé pour signer des documents ou contrats à faible risque juridique, par exemple : valider des jours de vacances, signer une feuille de présence, etc.

Quant à la signature électronique qualifiée, elle offre le niveau de sécurité le plus élevé, cependant son utilisation est contraignante, notamment pour le signataire qui doit disposer d’un certificat qualifié de signature électronique pour signer. Pour cela le signataire doit, en amont, faire vérifier son identité par une Autorité de Certification ou Prestataire de Service de Certification Électronique. Il s’agit donc d’un processus trop lourd pour une nouvelle recrue. Ce type de signature est donc généralement utilisé lorsqu'elle est obligatoire en vertu de la loi (actes authentiques, actes avec des organismes publics, etc.).

PLUS D’INFOS : Lisez notre blog Signature électronique simple, avancée et qualifiée : quelles différences ?

 

 

Simple

Avancée

Qualifiée

Facilité de mise en place et d’utilisation

X Le signataire doit disposer d’un certificat qualifié de signature électronique.

Identification du signataire 

X La solution ne permet pas d’identifier le signataire de manière univoque.

 

Quelles sont nos solutions de signature électronique ?

Nous utilisons la technologie biométrique pour identifier le signataire de manière univoque, en recueillant les données de son tracé. L’utilisateur signe donc un document en ligne avec la même simplicité qu’une signature sur papier, sans étape supplémentaire d’authentification.

signature électronique pour les ressources humaines

  • Signature électronique + Option d’authentification : une signature simple ou avancée

Pour confirmer l’identité du signataire, il est possible d’ajouter un niveau de sécurité supplémentaire en incluant une ou plusieurs options d’identification avant d’envoyer le document à signer : code PIN par SMS, validation d’une pièce jointe ou vérification d’une pièce d’identité.

 

3. Choix du prestataire de signature électronique 

Une fois le projet bien défini et le type de signature choisi, il vous reste donc à choisir votre prestataire de signature électronique. Il existe plusieurs prestataires sur le marché, et il peut parfois être difficile de comprendre les spécificités de chacun et de choisir celui qui vous convient le mieux. 

Nous avons donc préparé pour vous une checklist des requis pour vous aider à choisir votre prestataire de confiance :

  • Légalité 

Prestataire reconnu comme prestataire de services de confiance par le ministère du pays de l’entreprise (QTSP) 

Prestataire certifié par des audits externes d’experts indépendants 

Document probant disponible pour chaque document signé (piste d’audit) 

Ce document recueille touts les preuves électroniques générées au cours du processus de signature.

 

  • Technologie 

Logiciel SaaS (ou logiciel en tant que service) : cela signifie que le logiciel est dans le cloud, il n’est donc pas nécessaire d’installer de logiciel sur ses propres serveurs ou ordinateurs

Intégration de nos solutions via API + documentation détaillée pour les développeurs

Hébergement des données en Europe

Nous utilisons les serveurs d'Amazon Web Services (AWS) en Europe, plateforme cloud, pour fournir à nos clients et utilisateurs une sécurité et une disponibilité maximales.

 

  • Fonctionnalités 

Personnalisation de marque : logo, couleurs, typographie et texte des e-mails et messages. 

Création de modèles de documents pour les envois récurrents 

Contrôle du processus : visibilité à chaque étape (envoyé ⇒ reçu ⇒ ouvert ⇒ signé)

Configuration de rappels pour les documents non signés 

Envoi par e-mail ou SMS des documents à signer 

Envoi groupé : envoi d’un même document à plusieurs personnes 

Signature massive : signature simultanée de plusieurs documents 

 

  • Services complémentaires 

Envoi recommandé électronique : par e-mail et SMS 

Il s’agit de l’équivalent digital d’une lettre recommandée traditionnelle.

Identification électronique : OTP (mot de passe à usage unique) et OCR (reconnaissance optique de caractères) pour les pièces d’identité 

Certification de documents

 

checklist

 

4. Mise en place du projet au sein de l’entreprise

Vous avez maintenant choisi votre prestataire, il est donc temps faire la mise en place opérationnelle du projet au sein de votre service RH.

Signaturit propose 2 solutions : l’utilisation à travers le tableau de bord ou l’intégration dans le SIRH ou autre logiciel utilisé par le service. L’intégration via API demandera certes plus de temps, et une coordination des différentes équipes (service RH, service IT et le prestataire), mais cela permettra une automatisation maximale des processus de signature de documents. 

API

Comment Signaturit vous accompagne lors d’une intégration API ?

  1. Lancement du projet : réunions avec le client et nos consultants en digitalisation pour comprendre, définir et planifier le projet. 
  2. Tests de l’intégration dans l’environnement ouvert Sandbox : illimité et gratuit. Documentation API détaillée à disposition de l’équipe technique du client. 
  3. Sorti en production : lancement du projet une fois que les différents flux de l’intégration ont été testés et approuvés. 

Durant tout le processus d’onboarding, notre expert en intégration API est disponible pour répondre aux questions du client.

 

5. Information et formation des employés

Une fois les différents flux de signature testés et validés, il ne vous reste plus qu’une étape avant de commencer à les utiliser : la formation des employés

La mise en place d’une solution de signature électronique au sein d’une entreprise n’est pas une simple question de technologie. Il est crucial d’impliquer les collaborateurs dans le processus pour que les nouvelles technologies soient adoptées correctement, en évitant une possible résistance des employés face au changement. 

La mise en place d’une nouvelle solution technologique implique une modification des habitudes de travail des équipes. Il est donc important d’annoncer en amont à l’équipe RH qu’une solution de signature électronique sera mise en place, pour ne pas les prendre de court le jour du lancement, mais aussi d’organiser une réunion d’information / formation pour leur expliquer les nouveaux flux de travail. 

Si cette étape n’est pas réalisée correctement, cela pourrait conduire à une non-utilisation de l’outil, une utilisation sous-optimale ou une perte de temps trop importante dédiée à l'appropriation de l’outil, tous trois réduisant les bénéfices espérés de cette transformation digitale. 

Informer les employés des changements et les former pour atteindre une utilisation optimale des outils est donc clé !

 

6. Évaluation des résultats du projet

Une fois le projet lancé au sein de l’entreprise, il est pertinent pour l’entreprise de mesurer son ROI et ce pour deux raisons principales :

  1. Pour mesurer le succès du projet et communiquer en interne les résultats, et ainsi renforcer la culture digitale de l’entreprise.
  2. Pour détecter de potentiels points d’amélioration dans le processus de signature ou l’utilisation de la solution.

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Que pouvez-vous mesurer ?

📈 Amélioration de la productivité 

Vous pouvez par exemple calculer : 

  • Gain de temps : comparer le délai moyen pour recevoir un contrat signé avant et avec Signaturit, le temps pour préparer un contrat, etc. 
  • Réduction des coûts : papier, encre, envoi postal, entretien des imprimantes, etc.
     

🙂 Satisfaction des utilisateurs : employés du service RH et nouvelles recrues

Vous pouvez par exemple créer un questionnaire en ligne pour demander aux utilisateurs leur avis sur le nouveau processus et identifier : 

  • Niveau de satisfaction 
  • Points d’amélioration

 

🌳 Réduction de l’impact environnemental 

Vous pouvez par exemple calculer : 

  • Nombre de feuilles de papier économisé 
  • Équivalent en ressources (bois et eau) du papier économisé 

Conclusion 

Vous avez donc maintenant toutes les clés en main pour mettre en place une solution de signature électronique dans votre processus d’intégration, et commencer à profiter des bénéfices de cette solution ! Alors n’attendez plus pour moderniser ce processus central dans la réussite d’une entreprise.

 

👇 TÉLÉCHARGER NOTRE DOCUMENT DE TRAVAIL
pour vous aider à créer vos nouveaux flux de signature
de documents avec la signature électronique

Ce document vous servira de base de travail. Il vous aidera dans votre réflexion pour structurer vos nouveaux flux de signature, alors remplissez-le !


 

Vous avez également la possibilité d’essayer gratuitement notre solution de signature électronique avancée pendant 7 jours. Vous pourrez découvrir notre plateforme et ses
fonctionnalités, et vous rendre compte par vous-même de la simplicité de l’envoi et de la signature de documents avec Signaturit !


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