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Comme vous le savez certainement déjà, il existe trois différents types de signature électronique selon de Règlement européen eIDAS : simple, avancée et qualifiée. Et il n’est pas toujours aisé de comprendre la différence entre les trois, et donc de savoir pour quelle solution opter dans votre entreprise. Dans ce blog, nous vous présentons aujourd’hui la signature électronique simple !
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Définition : La signature électronique simple
Le terme de “signature électronique simple” n’est en réalité pas défini dans le Règlement européen eIDAS, cependant ce terme est utilisé par les acteurs du secteur pour regrouper l’ensemble des signatures électroniques qui ne répondent pas aux exigences de la signature électronique avancée ou de la signature électronique qualifiée.
Pour en savoir plus :
➡️ La différence entre signature électronique simple, avancée et qualifiée
➡️ La légalité des signatures électroniques
La signature électronique simple correspond donc au premier niveau de signature électronique, définie dans le Règlement eIDAS de la manière suivante : « des données sous forme électronique, qui sont jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique et que le signataire utilise pour signer ». En d’autres termes, cela signifie qu’il y a une signature électronique simple lorsqu’un lien est établi entre deux ensembles de données électroniques : l’un constitue une signature s’appliquant à l’autre. Il n’existe pas d’exigences établies pour ce type de signature, en termes de sécurité ou d’identification du signataire.
C’est aujourd’hui la solution la plus utilisée pour sa simplicité d’utilisation et de mise en place. Elle est par exemple fréquemment utilisée pour les livraisons, avec une signature réalisée sur la borne du livreur.
EN BREF :
- ✔️ AVANTAGES : Simplicité et rapidité pour l’acceptation du contenu de documents et contrats.
- ❌ INCONVÉNIENTS : Elle ne permet pas d’identifier le signataire. En cas de litige, il sera impossible de démontrer l’identité de la personne qui a signé le document.
Dans quels cas utiliser la signature électronique simple ?
Nous recommandons l’utilisation de la signature électronique simple pour l’approbation ou la signature de tous les documents ne présentant pas de risque légal.
Exemples de document :
- Accepter les conditions générales d’utilisation
- Signer une feuille de temps
- Signer un état des lieux d’entrée et de sortie d’un logement
La solution de signature électronique simple de Signaturit
Contrairement à notre solution de signature électronique avancée, avec notre solution de signature électronique simple, le signataire ne réalise pas le tracé de sa signature, mais coche simplement une case afin d’exprimer son accord avec le contenu d’un document ou contrat.
Comment cela fonctionne-t-il ?
- L’expéditeur envoie le document à signer depuis le tableau de bord de Signaturit ou depuis le logiciel d’entreprise (si la solution est intégrée via API).
- Le signataire le reçoit par e-mail ou SMS.
- Il clique sur le lien pour ouvrir le document, depuis n’importe quel dispositif : smartphone, tablette ou ordinateur, sans avoir à télécharger d’application.
- Il lit le document et accepte les conditions générales.
- Il valide le processus de signature.
Des options d’authentification pour un meilleur niveau de sécurité
Vous pouvez renforcer la sécurité de votre processus de signature électronique simple en ajoutant une option d’authentification et ainsi acquérir une valeur légale plus importante.
Avec Signaturit, deux options s’offrent à vous :
- Code PIN par SMS : un code OTP (one time password) est envoyé au signataire afin qu’il puisse valider son processus de signature
- Identification électronique : le signataire télécharge une photo de sa pièce d’identité, le système l’authentifie grâce à la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) et valide en temps réel son identité (uniquement disponible via API)
Le document probant avec les preuves électroniques
Bien que cela ne soit pas obligatoire dans un processus de signature électronique simple, chez Signaturit, pour chaque processus de signature, un document probant est généré contenant toutes les preuves électroniques du processus de signature. Ce document contient en autres le nom du signataire, adresse e-mail, date et heure, géolocalisation, adresse IP, la chaîne de traçabilité…
En cas de contestation de la signature du document, ces preuves électroniques pourront être présentées devant un tribunal. Elles apportent un niveau de fiabilité supérieur.
Voici un exemple de chaîne de traçabilité d’un processus de signature électronique simple avec validation par code PIN :
À savoir : Pour automatiser et simplifier au maximum vos processus de gestion de contrats, vous pouvez intégrer notre solution à votre logiciel d’entreprise (CRM, ERP, SIRH…) via API. Pour en savoir plus, cliquez ici.
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Si vous souhaitez avoir plus d’informations concernant notre solution de signature électronique simple et ses bénéfices, nous appeler directement au 01 76 35 15 10
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