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La signature pour ordre est une pratique assez répandue dans les entreprises. Elle consiste à signer pour le compte d’une autre personne qui en a laissé le pouvoir. Comment signer pour ordre ? Quelle est sa valeur juridique ? Existe-t-il des alternatives ? Nous répondrons à toutes ces questions dans notre article.
La signature pour ordre (PO) permet à une personne de signer un document en toute légalité à la place d’une autre personne qui en a normalement le pouvoir. Elle engage la responsabilité de celle qui en a donné l’ordre.
Mais attention, il ne s’agit pas de faire une fausse signature en imitant celle de la personne qui l’a demandée. Cela consiste simplement à apposer sa propre signature à la place de la sienne.
Le plus souvent, la signature pour ordre a lieu dans le domaine professionnel. Elle est utilisée lorsqu’une personne de l’entreprise n’est pas en mesure de signer elle-même. Par exemple, un chef d’entreprise peut déléguer à son secrétaire le pouvoir de signer certains documents à sa place.
Validité de la signature pour ordre
La signature pour ordre (PO) se différencie de la signature par procuration (PP). Bien que les deux types de signature permettent de signer pour une autre personne, leur valeur juridique n’est pas la même. Pour une signature PP, le pouvoir est délégué par une procuration écrite alors que la signature PO ne requiert pas de procuration. Sa portée juridique est donc plus faible.
Afin d’éviter tout risque de contestation dans le cas de la signature pour ordre, il est cependant possible et recommandé de rédiger une délégation de signature contenant notamment le nom et prénom de délégataire, la date d’expiration de la délégation et les actes que le délégataire est habilité à signer.
Comment signer pour ordre ?
La personne qui signe pour le compte d’une autre personne, doit, à l’endroit réservé à la signature où le nom de cette dite personne apparaît, écrire la mention P.O. (pour ordre) ou P/O ou PO, puis écrire son nom et apposer sa propre signature. La mention PO indique que la signature est faite pour une autre personne.
Par exemple :
- M. Dupont, Président directeur-général
- P.O.
- Mme Martin, secrétaire de direction
- Signature
La signature électronique comme alternative à la signature pour ordre
Sans aucun doute, la signature électronique permet d’éliminer les inconvénients que comporte la coutume de signer pour ordre d’une autre personne. Elle permet de simplifier les processus de contractualisation, mais également de les sécuriser.
Signer à distance avec la signature électronique
Lorsque le signataire n’est pas physiquement présent sur le lieu de signature, l’obtention de la signature manuscrite peut nécessiter un déplacement physique du signataire ou l’envoi de la documentation par courrier postal. Dans ces deux cas, cela entraîne des retards dans le processus, des dépenses plus élevées et, bien sûr, une gêne pour la personne qui doit signer. Cela peut même engendrer la perte d’opportunités commerciales, dans certains cas.
Comme nous l’avons vu, il existe la possibilité de signer pour ordre, cependant cette solution reste limitée et demande de réaliser des démarches administratives en amont.
Avec la signature électronique, le signataire peut signer à distance sans contraintes. Le processus est très simple et efficace : le signataire reçoit un e-mail avec un lien vers le document à signer, il l’ouvre et consulte le document, puis il le signe en ligne. De cette manière les documents peuvent être signés instantanément sans avoir à se déplacer.
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Sécuriser vos contrats avec la signature électronique
La signature électronique vous permet de signer vos documents de manière totalement sécurisée et légale. En effet, le Règlement européen eIDAS établit un cadre juridique clair et standardisé pour l’utilisation et la recevabilité des signatures électroniques dans l’UE. En France, la valeur légale de la signature électronique est établie dans les articles 1366 et 1367 du Code civil.
De cette manière, notre solution de signature électronique certifiée eIDAS permet :
- D’identifier de manière fiable les signataires, et ainsi d’éviter les litiges quant à la paternité de la signature.
- De garantir l’intégrité de l’acte signé, et ainsi éviter toute modification ultérieure à la signature.
Ainsi en utilisant la signature électronique, vous renforcez la sécurité de vos contrats. Et vous évitez également les risques liés à la signature pour ordre, à savoir les risques de mal interprétation de la volonté de la personne qui devrait signer ou encore les risques d’abus de confiance de la personne qui signe pour ordre.
Au-delà de ces deux principaux avantages, la signature électronique apporte de nombreux autres bénéfices aux entreprises : meilleure gestion des contrats, meilleure productivité des équipes, réduction des coûts, réduction de l’empreinte environnementale…
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Conclusion
Pour conclure, la signature pour ordre est une pratique qui, bien qu’elle soit encore assez répandue, aura tendance à disparaître dans la plupart des cas.
Ainsi, la signature électronique se présente comme une alternative rapide, efficace et légale, qui remplacera progressivement la signature manuscrite dans le quotidien des organisations toujours plus digitalisées.
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