Le recrutement joue un rôle stratégique dans la croissance d'une entreprise, il est donc essentiel que ce processus soit le plus efficace possible. Dans ce cadre, la signature électronique constitue un véritable atout pour les services RH, leur permettant d'optimiser et d'accélérer leurs processus de recrutement. Dans ce blog, nous répondons aux questions les plus fréquentes concernant la signature électronique des contrats de travail et le fonctionnement de notre solution.
Cet article se trouve également dans notre guide de signature électronique. Entrez et découvrez toutes nos ressources !
SOMMAIRE
3. Comment l'employé signe-t-il son contrat en ligne ?
5. Est-il possible d'envoyer un contrat identique à plusieurs personnes à la fois ?
La signature électronique pour les RH est devenu un outil indispensable pour simplifier et optimiser les processus de recrutement. On vous explique en détail son fonctionnement et ses bénéfices :
Oui. Le Règlement européen eIDAS reconnaît la légalité des signatures électroniques dans l’Union européenne. En France, ce règlement européen a été retranscrit dans les articles 1366 et 1367 du Code Civil. Conformément à ces deux articles, l’utilisation de la signature électronique avancée comme moyen de conclusion de contrats est juridiquement valable en France. Dans le cas des contrats de travail et autres contrats RH, il n’existe aucune restriction concernant l’utilisation de la signature électronique. La signature électronique avancée est donc valable pour signer des contrats de travail en France.
➡️ Lire notre blog : Tout savoir sur la légalité de la signature électronique
Notre plateforme de signature électronique est simple d'utilisation et intuitive. Le responsable de recrutement peut envoyer un contrat de travail à signer en ligne en quelques étapes simples :
▶️ VIDÉO DÉMO : Comment envoyer un document à signer avec Signaturit ?
Une fois l'envoi validé par le responsable de recrutement, le nouvel employé recevra automatiquement un e-mail avec le lien du document à signer. Il pourra le compléter et le signer en quelques minutes en suivant ces étapes :
L'employé n'a pas besoin de s'inscrire ou d'avoir de compte sur Signaturit pour pouvoir signer le document. Il peut signer son contrat de travail où qu'il se trouve, depuis l'appareil de son choix (smartphone, tablette, ordinateur portable ou PC). Il a juste besoin d'une connexion Internet.
Comme vous le savez, un contrat de travail doit être signé par l'employeur et l'employé. Depuis notre plateforme, le responsable de recrutement peut décider s'il souhaite que l'employé signe en premier et le responsable de l'entreprise en deuxième (Directeur RH, PDG, etc.) ou l'inverse.
Dans le premier cas, l'employé recevra son contrat et le signera en ligne. Une fois signé, le contrat sera transmis automatiquement au responsable de l'entreprise. Une fois le contrat signé par ce dernier, une copie du contrat signé sera envoyée de manière automatique aux deux signataires (employé et responsable), ainsi qu'à tout autre personne définie au préalable (responsable recrutement, responsable administration, etc.).
Le contrat signé sera également disponible et téléchargeable sur notre plateforme, avec le document probant contenant toutes les preuves électroniques générées au cours du processus de signature.
Oui. Chez Signaturit, nous appelons cette fonctionnalité "l'envoi groupé". Il s'agit précisément d'envoyer un contrat identique à signer à plusieurs personnes à la fois. Chacune d'entre elles recevra son propre contrat de manière individuelle et le signera en ligne.
Cette option peut être particulièrement utile en cas de recrutement massif d'employés ayant le même poste de travail. Au lieu d'envoyer séparément 10 contrats de travail par exemple, le responsable de recrutement pour envoyer tous les contrats à signer en 1 clic. Un gain de temps important !
▶️ VIDÉO DÉMO : Comment faire un envoi groupé avec Signaturit ?
Toutes les preuves électroniques générées au cours du processus de signature sont reflétées dans un document probant. Ce document peut être présenté comme preuve devant n'importe quel tribunal. Il contient les informations suivantes :
L'utilisation de la signature électronique par les services RH pour l'envoi et la signature des contrats de travail comporte de nombreux avantages :
Une amélioration de l’expérience collaborateur : la signature électronique permet de simplifier les démarches administratives du nouvel employé. De plus en utilisant cette solution technologique, l'entreprise s'inscrit dans une démarche innovante et respectueuse de l'environnement (zéro papier) : des valeurs appréciées par les employés.
« Grâce à Signaturit nous avons pu passer au 0 papier dans notre service RH ! Cela comporte un double-avantage : s’inscrire dans notre démarche RSE et nous faire gagner du temps avec 2 000 scans en moins dans l’année. »
Lorelei Barbara, Chargée de missions RH de Meilleurs Agents
⬇️ INFOGRAPHIE : comparaison du processus de signature traditionnel avec le processus de signature électronique
8. Est-il possible d'intégrer la signature électronique à un logiciel RH ?
Oui. Il est possible d'intégrer facilement l'API de signature électronique de Signaturit à n'importe quel logiciel RH. Cela signifie que vous pourrez envoyer tous les contrats de travail à signer directement depuis votre logiciel RH sans avoir à passer par la plateforme de Signaturit
➡️ Pour en savoir plus sur notre API de signature électronique
Signaturit conserve les documents générés et signés via la plateforme pendant toute la durée de la relation commerciale avec le client et, dans tous les cas, pendant une durée minimale de cinq ans à compter de la fin de la relation commerciale avec le client.
De même, si le client souhaite que les informations soient conservées par Signaturit sur une période plus longue ou plus courte, il peut le faire au moyen d'une exigence formelle.
Non. Notre capacité de stockage s’adapte automatiquement au fur et à mesure de l'accroissement du volume de documents envoyés pour signature à travers Signaturit. Il n'y a aucun frais supplémentaire découlant de ce supplément d'espace de stockage.
Cet article se trouve également dans notre guide de signature électronique. Entrez et découvrez toutes nos ressources !
