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Le recrutement joue un rôle stratégique dans la croissance d’une entreprise, il est donc essentiel que ce processus soit le plus efficace possible. Dans ce cadre, la signature électronique constitue un véritable atout pour les services RH, leur permettant d’optimiser et d’accélérer leurs processus de recrutement. Dans ce blog, nous répondons aux questions les plus fréquentes concernant la signature électronique des contrats de travail et le fonctionnement de notre solution.
Cet article se trouve également dans notre guide de signature électronique. Entrez et découvrez toutes nos ressources !
10 questions sur le fonctionnement de la signature électronique pour signer des contrats de travail
La signature électronique pour les RH est devenu un outil indispensable pour simplifier et optimiser les processus de recrutement. On vous explique en détail son fonctionnement et ses bénéfices :
1. La signature électronique est-elle légale pour signer des contrats de travail ?
Oui. Le Règlement européen eIDAS reconnaît la légalité des signatures électroniques dans l’Union européenne. En France, ce règlement européen a été retranscrit dans les articles 1366 et 1367 du Code Civil. Conformément à ces deux articles, l’utilisation de la signature électronique avancée comme moyen de conclusion de contrats est juridiquement valable en France. Dans le cas des contrats de travail et autres contrats RH, il n’existe aucune restriction concernant l’utilisation de la signature électronique. La signature électronique avancée est donc valable pour signer des contrats de travail en France.
➡️ Lire notre blog : Tout savoir sur la légalité de la signature électronique
2. Comment le responsable de recrutement envoie-t-il le contrat à signer ?
Notre plateforme de signature électronique est simple d’utilisation et intuitive. Le responsable de recrutement peut envoyer un contrat de travail à signer en ligne en quelques étapes simples :
- Il se connecte sur son compte Signaturit.
- Il télécharge le contrat de travail depuis son ordinateur ou le cloud.
- Il configure le contrat en ajoutant les différents champs :
- Le champ de signature et les autres champs nécessaires à remplir par le nouvel employé : nom, adresse, etc.
- Le champ de signature du responsable de l’entreprise (PDG, DRH, etc.)
- Il configure ensuite l’envoi du document : il entre les coordonnées des signataires (nom et e-mail) et écrit un message personnalisé.
- Il valide l’envoi.
▶️ VIDÉO DÉMO : Comment envoyer un document à signer avec Signaturit ?
3. Comment l’employé signe-t-il son contrat en ligne ?
Une fois l’envoi validé par le responsable de recrutement, le nouvel employé recevra automatiquement un e-mail avec le lien du document à signer. Il pourra le compléter et le signer en quelques minutes en suivant ces étapes :
- Il ouvre l’e-mail et clique sur le lien du contrat à signer.
- Il accepte les conditions générales de Signaturit, et le traitement et le chiffrage des données biométriques de sa signature.
- Il complète les champs nécessaires (nom, adresse, etc.).
- Il réalise le tracé de sa signature en utilisant une souris, un pavé tactile, un stylet ou son doigt selon le dispositif.
- Il valide le processus signature.
L’employé n’a pas besoin de s’inscrire ou d’avoir de compte sur Signaturit pour pouvoir signer le document. Il peut signer son contrat de travail où qu’il se trouve, depuis l’appareil de son choix (smartphone, tablette, ordinateur portable ou PC). Il a juste besoin d’une connexion Internet.
4. Que se passe-t-il une fois le document signé par l’employé ?
Comme vous le savez, un contrat de travail doit être signé par l’employeur et l’employé. Depuis notre plateforme, le responsable de recrutement peut décider s’il souhaite que l’employé signe en premier et le responsable de l’entreprise en deuxième (Directeur RH, PDG, etc.) ou l’inverse.
Dans le premier cas, l’employé recevra son contrat et le signera en ligne. Une fois signé, le contrat sera transmis automatiquement au responsable de l’entreprise. Une fois le contrat signé par ce dernier, une copie du contrat signé sera envoyée de manière automatique aux deux signataires (employé et responsable), ainsi qu’à tout autre personne définie au préalable (responsable recrutement, responsable administration, etc.).
Le contrat signé sera également disponible et téléchargeable sur notre plateforme, avec le document probant contenant toutes les preuves électroniques générées au cours du processus de signature.
5. Est-il possible d’envoyer un contrat identique à plusieurs personnes à la fois ?
Oui. Chez Signaturit, nous appelons cette fonctionnalité « l’envoi groupé ». Il s’agit précisément d’envoyer un contrat identique à signer à plusieurs personnes à la fois. Chacune d’entre elles recevra son propre contrat de manière individuelle et le signera en ligne.
Cette option peut être particulièrement utile en cas de recrutement massif d’employés ayant le même poste de travail. Au lieu d’envoyer séparément 10 contrats de travail par exemple, le responsable de recrutement pour envoyer tous les contrats à signer en 1 clic. Un gain de temps important !
▶️ VIDÉO DÉMO : Comment faire un envoi groupé avec Signaturit ?
6. Que contient le document probant ?
Toutes les preuves électroniques générées au cours du processus de signature sont reflétées dans un document probant. Ce document peut être présenté comme preuve devant n’importe quel tribunal. Il contient les informations suivantes :
- Un identifiant unique de la transaction
- Le nom du signataire
- Son adresse e-mail
- L’adresse IP du périphérique de signature
- La géolocalisation
- L’historique d’authentification
- La chaîne de traçabilité
- Un horodatage officiel
- Le statut complété
7. Quels sont les bénéfices pour les services RH ?
L’utilisation de la signature électronique par les services RH pour l’envoi et la signature des contrats de travail comporte de nombreux avantages :
- Une accélération des recrutements : le nouvel employé peut signer son contrat de travail dès réception, sans contraintes. Il n’y a donc pas de retards inutiles. Chez Signaturit, on constate que 76% des contrats RH envoyés par nos clients sont signés le jour même.
- Une meilleure productivité du service RH : la mise en place d’une solution de signature électronique permet de simplifier et d’automatiser les processus de recrutement. Les équipes RH ne perdent plus de temps avec des tâches opérationnelles répétitives (impression, numérisation…). Elles peuvent donc se consacrer à des tâches plus stratégiques.
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Une amélioration de l’expérience collaborateur : la signature électronique permet de simplifier les démarches administratives du nouvel employé. De plus en utilisant cette solution technologique, l’entreprise s’inscrit dans une démarche innovante et respectueuse de l’environnement (zéro papier) : des valeurs appréciées par les employés.
- Une réduction des dépenses : la signature électronique permet de réduire les coûts liés à la gestion des documents au format papier : papier, encre, affranchissement, matériel de bureau, etc.
- Une plus grande sécurité : la signature électronique permet d’identifier le signataire de manière univoque et de garantir l’intégrité du contrat signé.
« Grâce à Signaturit nous avons pu passer au 0 papier dans notre service RH ! Cela comporte un double-avantage : s’inscrire dans notre démarche RSE et nous faire gagner du temps avec 2 000 scans en moins dans l’année. »
Lorelei Barbara, Chargée de missions RH de Meilleurs Agents
⬇️ INFOGRAPHIE : comparaison du processus de signature traditionnel avec le processus de signature électronique
8. Est-il possible d’intégrer la signature électronique à un logiciel RH ?
Oui. Il est possible d’intégrer facilement l’API de signature électronique de Signaturit à n’importe quel logiciel RH. Cela signifie que vous pourrez envoyer tous les contrats de travail à signer directement depuis votre logiciel RH sans avoir à passer par la plateforme de Signaturit
➡️ Pour en savoir plus sur notre API de signature électronique
9. Quelle est la durée du stockage des documents signés à travers notre plateforme ?
Signaturit conserve les documents générés et signés via la plateforme pendant toute la durée de la relation commerciale avec le client et, dans tous les cas, pendant une durée minimale de cinq ans à compter de la fin de la relation commerciale avec le client.
De même, si le client souhaite que les informations soient conservées par Signaturit sur une période plus longue ou plus courte, il peut le faire au moyen d’une exigence formelle.
10. Est-il nécessaire d’avoir recours à un stockage supplémentaire au fur et à mesure que le volume des documents envoyés augmente ?
Non. Notre capacité de stockage s’adapte automatiquement au fur et à mesure de l’accroissement du volume de documents envoyés pour signature à travers Signaturit. Il n’y a aucun frais supplémentaire découlant de ce supplément d’espace de stockage.
Cet article se trouve également dans notre guide de signature électronique. Entrez et découvrez toutes nos ressources !
