3 manieren om documenten ter ondertekening te versturen via Signaturit: welke is de beste voor u?

In deze tutorial leggen we 3 manieren uit waarop u documenten ter ondertekening kunt versturen via Signaturit, waarmee we de verschillende behoeften van onze klanten dekken: dat meerdere mensen een enkel document ondertekenen volgens een vooraf bepaalde volgorde (sequentiële verzending), of anders, dat meerdere mensen een enkel document ondertekenen waarbij de volgorde niet belangrijk is (parallelle verzending). Via de derde manier kunt u hetzelfde document naar meerdere mensen versturen, zodat iedereen een individuele kopie van het te ondertekenen document ontvangt. En elke persoon ondertekent zijn/haar eigen kopie (batch verzending).

In deze blogpost leggen we u uit hoe u deze verschillende opties kunt gebruiken met onze eSignature tool. Zo kunt u het aanvragen van handtekeningen stroomlijnen voor uw klanten, leveranciers en werknemers.

Deze post is ook beschikbaar in het Engels.

Hoe kunt u documenten en contracten ter ondertekening versturen via Signaturit?

Met Signaturit is het mogelijk om eender welk document of contract ter ondertekening te versturen op een snelle, veilige en legale manier via uw e-mailaccount zonder dat u daarvoor een applicatie hoeft te downloaden.

Het enige dat u nodig heeft is Internetverbinding en u hoeft enkel deze eenvoudige stappen te volgen, afhankelijk van het soort verzending dat u nodig heeft.

Sequentiële verzending

Sequentiële verzending: een enkel document wordt tegelijkertijd verstuurd naar verschillende ondertekenaars in een vaste volgorde. Dit betekent dat de tweede ondertekenaar het document slechts zal ontvangen als de eerste ondertekenaar het document ontvangen, geopend en ondertekend heeft; enzovoort totdat de laatste ondertekenaar getekend heeft.

De volgorde wordt vastgelegd door de persoon die de documenten ter ondertekening verstuurt (afhankelijk van de volgorde waarin hij/zij de e-mailadressen van de ontvangers heeft geplaatst).

Meer informatie over het verzenden van documenten ter ondertekening met onze geavanceerde elektronische handtekening in een sequentiële volgorde: Verzend een document met de geavanceerde elektronische handtekening (Engels).

Het belangrijkste dat u in dit geval moet onthouden is voorzichtig te zijn bij het kiezen van de volgorde van de ondertekenaars. Onthoud dat de laatste ondertekenaar het document pas zal ontvangen als alle andere ondertekenaars getekend hebben.

Batch verzending - ook bulk verzending of meervoudige verzending genoemd

Batch verzending: hetzelfde document wordt tegelijkertijd verzonden naar verschillende ondertekenaars. Het document is niet uniek: elke ondertekenaar zal een “kopie” ontvangen van dit document om het individueel te ondertekenen.

Dit betekent dat elke ontvanger zijn/haar document apart zal ontvangen, maar op hetzelfde moment als alle andere ontvangers en het meteen kunnen openen en ondertekenen, zonder te moeten wachten. In dit geval is de volgorde van de e-mailadressen van de ontvangers niet relevant.

Om dit soort verzending te gebruiken, is het nodig om een .xls- of een .csv-bestand te creëren dat op z’n minst het e-mailadres van elke ontvanger in een kolom bevat. Indien u ook andere gegevens heeft, zoals de voornaam, de achternaam of het adres, kunt u deze informatie eveneens in het bestand zetten.

Door het ID van de document widgets te gebruiken, kunt u deze informatie automatisch invullen eenmaal u het .xls- of .csv-bestand heeft geüpload. Hieronder leggen we u in detail uit hoe dit moet.

Om bijvoorbeeld een .xls- of csv.-bestand te creëren met 10 ondertekenaars, en als u wil dat deze ondertekenaar de velden voor de voornaam, achternaam en stad invult, dan moet u de e-mailadressen in kolom A zetten en de rest van de gegevens in de andere kolommen. Vergeet niet om een verklarende titel te geven aan elke kolom:

In het geval van de kolommen met gegevens (voornaam, achternaam en stad), kunt u het ID van de desbetreffende widgets als verklarende titel gebruiken voor elke kolom. Op die manier zal het de gegevens koppelen aan de widget die u in het document geplaatst heeft en zullen de gegevens automatisch ingevuld worden.

Het ID van de vooraf bepaalde widget kan bekeken worden door te klikken op de widget op het moment dat het document gecreëerd wordt: er zal een dropdown-lijst verschijnen met alle details.

Eenmaal u de tabel gecreëerd heeft in een .xls- of .csv-bestand met de e-mailadressen van de ondertekenaars, zult u het moeten uploaden op ons platform via de “Batch sending”-optie.

Hierna moet u enkel de e-mailkolom aanduiden als “Signer” en “Ignore” de andere kolommen. Bekijk deze GIF om te zien hoe dit moet:

Als we ons voorbeeld volgen, zal johnDoe1 zijn document ontvangen met de ingevulde velden voor de voornaam, de achternaam en de stad. Hij zal het enkel nog moeten ondertekenen.

Batch verzending laat ook toe om veel documenten met meer dan één ondertekenaar te versturen. Hiervoor moet u een kolom toevoegen in het .xls- of .csv-bestand voor elke ondertekenaar of ontvanger in kopie.

Noteer: deze verzending zal parallel of sequentieel zijn, afhankelijk van de optie die u geactiveerd heeft. Lees de volgende sectie om te zien wat parallelle verzending is.

Bekijk deze geanimeerde tutorial om precies te weten hoe u een batch verzending kunt configureren: Verstuur een batch document (Engels).

Parallelle verzending

Parallelle verzending zou gezien kunnen worden als een hybride tussen sequentiële verzending en batch verzending: het document is uniek, in die zin dat alle ondertekenaars hun handtekening op dat specifieke document zouden moeten zetten (en niet elk op hun eigen document), maar de handtekeningen kunnen parallel gezet worden, wat wil zeggen dat alle ondertekenaars het document tegelijkertijd zullen ontvangen en kunnen openen.

Om de legaliteit van de geavanceerde elektronische handtekening in dit geval te bewaren, zorgen we ervoor dat het onmogelijk is dat de ondertekenaars allemaal op hetzelfde moment hun handtekening op het document zetten, maar dat ze wel het document op hetzelfde moment kunnen lezen.

Een document ondertekenen in parallelle verzending werkt als volgt: als een ondertekenaar een document opent om zijn/haar handtekening te zetten, worden de andere ondertekenaars in standby gezet, maar met de mogelijkheid om het document te lezen. Ze zullen een melding krijgen wanneer zij het document kunnen ondertekenen.

Gelieve een e-mail te schrijven naar support@signaturit.com als u de optie wil activeren om documenten in parallel te laten ondertekenen.

Conclusie

Ongeacht de optie die u kiest, zult u een document ter ondertekening verstuurd hebben binnen enkele minuten naar één of meerdere ontvangers, met volledige juridische geldigheid en volgens de Europese wetten omtrent gegevensbescherming. 

Daarom raden wij u aan om Signaturit gratis uit te proberen gedurende 14 dagen: klik hier om te registreren en uw dagelijks werk vandaag nog te stroomlijnen.

Indien u meer informatie wenst in verband met onze oplossing voor elektronische handtekeningen, kunt u ons bellen op +31 20 808 62 03 of een e-mail sturen naar support@signaturit.com.

Deze post is ook beschikbaar in het Engels.

GERELATEERDE POSTS

• Top sales teams genereren meer onkomsten dankzij de elektronische handtekening. Hoe doen ze dat?