Elektronische handtekeningen: use cases in HR-afdelingen

Posted by media on 8-mei-2018 9:00:00

 

hr_elektronische_handtekening_onmisbaar.png

Het gebruik van elektronische handtekeningen in de HR-processen van een bedrijf is van cruciaal belang om de productiviteit van de afdeling te verbeteren en ook om het verschil te maken in een tijd dat het lastig is om de concurrentie voor te blijven.

Ontdek hoe de geavanceerde elektronische handtekening uw bedrijf kan helpen bij het aantrekken en behouden van talent en hoe u interne processen kunt automatiseren.

Deze post is ook beschikbaar in het Engels.


 

Inhoudsopgave

1. De digitale transformatie van HR dankzij elektronische handtekeningen

2. Het gebruik en de voordelen van de elektronische handtekening in HR-afdelingen

          - Bij wervings- en onboardingsprocessen
          - Tijdens de loopbaan van werknemers en aan het einde ervan
          - Voordelen binnen de HR-afdeling zelf

3. Conclusie

 

1. De digitale transformatie van HR dankzij elektronische handtekeningen

Vandaag de dag zijn er geen bedrijfssectoren of organisaties die vrijgesteld zijn van een digitale transformatie. Het betreft dan ook niet alleen de toepassing van technologieën in het bedrijfsleven, maar het heeft invloed op alle economische modellen, professionals en de manier van werken.

HR-afdelingen spelen een beslissende rol in het gebruik van technologie door het als een fundamenteel onderdeel van de bedrijfscultuur op te nemen. Veel bedrijven zijn dan ook van plan de processen voor personeelszaken te digitaliseren.

Als je op een afdeling voor personeelszaken hebt gewerkt, heb je ongetwijfeld wel eens de ervaring gehad dat je werknemers vraagt om een document te ondertekenen en ze vervolgens achterna moet zitten voordat het doen.

Door het gebruik van tools zoals de elektronische handtekening in personeelsafdelingen, worden deze processen op een eenvoudige manier verbeterd en wordt het merk van het bedrijf goed gepositioneerd.

We zullen dus de voordelen benadrukken die Signaturit zou kunnen bieden aan deze afdelingen om zo het gehele team productiever te maken.


2. Het gebruik en de voordelen van de elektronische handtekening in HR-afdelingen

 

a. Bij wervings- en onboardingsprocessen

Het werven en onboarden van een nieuwe werknemer zijn vaak zeer handmatige en tijdrovende processen die over het algemeen de medewerking van meerdere afdelingen vereisen. Het gebruik van de elektronische handtekening in deze processen helpt om dit te verbeteren en de kosten te verlagen.

Documentatie zoals vertrouwelijkheidsovereenkomsten, contractvoorstellen, documenten voor risicopreventie, etc. kunnen binnen enkele uren worden ondertekend waardoor er veel tijd wordt bespaard.

Bovendien geeft het een positief beeld van het bedrijf bij potentiële werknemers en onderscheidt het bedrijven van die het niet gebruiken.

onboarding_processen_hr.jpeg

 

b. Tijdens de loopbaan van werknemers en aan het einde ervan

Er zijn veel documenten die moeten worden ondertekend gedurende de gehele loopbaan van de werknemer - loonlijst, contractverlengingen, loonsverhogingen, vaderschapsverlof, etc. - alsook wanneer een werkrelatie eindigt.

Al deze documentatie wordt gedaan via de HR-afdeling en hoe groter het volume, hoe groter de voordelen van elektronische handtekeningen. Alles in digitaal formaat hebben helpt bij het automatiseren en controleren van de ondertekenprocessen.

Wanneer documenten snel vanaf ieder apparaat ondertekend worden, zijn er bovendien  minder onderbrekingen in de workflow van degene die een handtekening moet verkrijgen.

 

Volledige rechtsgeldigheid

Een papieren handtekening is even geldig als een elektronische handtekening, alleen genereert de laatste ook elektronisch en biometrisch bewijs dat de ondertekenaar op ondubbelzinnige wijze identificeert. Dat betekent dat er een sterkere juridische ondersteuning is wanneer er een geval van onenigheid is met een werknemer.

Meer informatie > Zijn digitale handtekeningen rechtsgeldig in Europa?



c. Voordelen binnen de HR-afdeling zelf

Het gebruik van elektronische handtekeningen heeft ook veel voordelen voor de HR-afdeling zelf:

  • De vermindering in tijd die besteed wordt aan administratief papierwerk: door het stroomlijnen en versnellen van de wervings- en onboardingsprocessen hebben personeelsleden van HR meer tijd over voor andere taken, zoals het vinden van nieuw talent en het beheren van interne evenementen.

  • Een verlaging in de kosten van de afdeling: door documenten en contracten ter ondertekening online te verzenden hoeven ze niet meer te worden afgedrukt. Dit vertaalt zich in een aanzienlijke vermindering in de kosten van papier, inkt en printeronderhoud.

  • Het behouden van talent op de HR-afdeling: het HR-team voorzien van hulpmiddelen die hun werk gemakkelijker maken, is niet alleen een goede manier om hun productiviteit te verhogen, maar verhoogt ook hun tevredenheid met het bedrijf door de vereenvoudiging van hun repetitieve taken.

PRIVACYGARANTIE

Veel documenten die worden beheerd in HR-afdelingen moeten met grote vertrouwelijkheid worden verwerkt aangezien ze persoonlijke informatie bevatten. Het digitaliseren van documenten helpt om deze risicoloos te verwerken door de optie om te checken wie er toegang heeft tot bepaalde documenten en zo het risico te vermijden dat niet-geautoriseerde derde partijen toegang krijgen.


Gerelateerde post > 

GDPR & HR: wat moet er gedaan worden om aan de nieuwe verordening te voldoen?


 

3. Conclusie

We leven in een digitaal tijdperk en HR-afdelingen moeten zich aanpassen. Het is slechts een kwestie van tijd tot elektronische handtekeningen in alle HR-afdelingen worden opgenomen aangezien het niet alleen serieuze voordelen oplevert voor deze afdelingen, maar ook voor het gehele bedrijf:

  • De uitstraling van een technologisch bedrijf dat oog heeft voor het milieu.
  • Dalende kosten verbonden aan de onboarding van nieuw personeel: minder tijd, minder geld en minder materiaal investeren.
  • Een positief effect op de dagelijkse taken van HR-medewerkers door hun werk eenvoudiger te maken en hun productiviteit te verhogen.

Deze post is ook beschikbaar in het Engels.


Download HR Whitepaper

 

Topics: Human Resources

Blog Inschrijving

Recente Posts