Hoeveel geld besparen bedrijven die digitaal ondertekenen?

Posted by media on 3-aug-2017 18:44:20

Digitaal onderteken - 59% minder kosten

In deze blog hebben we het reeds gehad over de tijd die een bedrijf kan besparen door digitale handtekeningen te gebruiken (Engels), maar hebben we de exacte economische besparingen nog niet besproken. Naast het verminderen van de tijd die we spenderen aan het beheren van de administratie, is het zo dat bedrijven die de digitale handtekening gebruiken ook geld besparen.

Voor deze post hebben we de besparingen berekend voor een bedrijf dat de digitale handtekening geïmplementeerd heeft om hun ondertekeningsprocessen te versnellen voor documenten die zowel intern als extern ondertekend moeten worden door klanten of leveranciers. Hiervoor hebben we de kosten vergeleken om 200 documenten ondertekend te krijgen op de traditionele manier - documenten verzenden die ondertekend moeten worden op papier - met de kost voor het gebruik van digitale handtekeningen.

Indien u de besparingen wil zien die verbonden zijn aan het digitaliseren van het ondertekeningsproces van eender welke documenten of contracten, lees dan zeker verder.

Deze post is ook beschikbaar in het Engels.



Veronderstelling: een bedrijf verzendt 200 facturen ter ondertekening, twee pagina’s per factuur.

Stel u voor dat we 200 facturen van twee pagina’s willen verzenden en dat de klant de beide pagina’s moet ondertekenen. We hebben een schatting gemaakt van de kost om deze facturen ondertekend terug te krijgen via de traditionele manier van ondertekenen - met pen en papier - en het resultaat vergeleken met de kost voor het ontvangen van de twee handtekeningen via de oplossing voor digitale handtekeningen die wij bij Signaturit aanbieden.

Kosten verbonden aan het verkrijgen van ondertekende documenten via de traditionele methode



Materiaalkosten

  • Papier
    200 documenten van twee pagina’s is 400 pagina’s in totaal. Een pak papier van 500 witte bladen (A4, 80 g/m2) kost €4,90, dus de kost van een blad papier is €0,01. Het papier voor onze 200 facturen is dus €4,00.
  • Toner
    Een zwarte toner met een geschatte levensduur van 2.600 pagina’s (volgens ISO/IEC 19752) kost €62,00. 400 pagina’s afdrukken, kost dus €9,54.  

 

Administratiekosten

  • Voor het ter ondertekening verzenden van documenten
    Als het gemiddeld 3 minuten duurt om een document te verzenden - de factuur opstellen, afdrukken en verzenden via e-mail - duurt het 10 uur vooraleer de verantwoordelijke deze administratieve taak uitgevoerd heeft. En als deze persoon €10/uur betaald wordt, kost deze taak €100,00.
  • Voor het ontvangen van het ondertekende document
    Eenmaal de ondertekende facturen teruggestuurd zijn, moeten ze gescand worden om ze in digitaal formaat en op papier te archiveren. Als we ervan uitgaan dat het beheren van elke factuur 5 minuten in beslag neemt, zou het 17 uur duren vooraleer de 200 ondertekende facturen gearchiveerd zijn. Als deze persoon €10/uur betaald wordt, kost het beheren van de ondertekende facturen dus €170.

 

Transportkosten

We veronderstellen dat elke factuur verzonden moet worden naar een andere klant, maar in hetzelfde land, bijvoorbeeld in Spanje:

  • De gewone post kost €1,00 per brief in het Spaanse postkantoor (tussen 50gr. en 100gr.). 200 brieven verzenden zou dus €200,00 kosten.
  • De gecertificeerde post kost €3,65 per brief in het Spaanse postkantoor (tussen 50gr. en 100gr.). 200 brieven verzenden zou dus €730,00 kosten.

Totale kosten

Indien de facturen via gewone post verzonden worden naar de klanten, bedraagt de totale kost van dit handmatige proces €483,54.

Mocht er beslist worden om de facturen via gecertificeerde post te versturen, zou de totale kost €1.013,54 bedragen.


Kosten verbonden aan het verkrijgen van ondertekende documenten via een oplossing voor digitale handtekeningen

Materiaalkosten

Er zijn er geen. Facturen worden in digitaal formaat opgesteld, verzonden en ondertekend terug ontvangen.

Inschrijvingskosten

Met Signaturit's Business Plan is het mogelijk om een onbeperkt aantal documenten ter ondertekening te verzenden voor €30/gebruiker per maand (op jaarbasis). Als het bedrijf zoals in ons hypothetisch geval 200 facturen per maand verzendt, zou de prijs per factuur €0,15 bedragen. Hoe meer documenten er ter ondertekening verzonden worden, hoe lager de prijs per document zal zijn voor het bedrijf. In ieder geval zou het bedrijf slechts €30 per maand moeten betalen voor een Business account bij Signaturit.


Administratiekosten

  • Voor het ter ondertekening verzenden van documenten
    Laten we veronderstellen dat het gemiddeld 5 minuten duurt om een document ter ondertekening op te stellen en te versturen: de factuur opstellen in Word, uploaden op Signaturit’s platform, de nodige velden aanpassen, een veld voor de handtekening invoegen en de factuur rechtstreeks via Signaturit ter ondertekening verzenden naar elke klant.

    Als we weten dat de persoon die verantwoordelijk is voor dit beheer deel uitmaakt van de administratie-afdeling in het bedrijf en €10/uur betaald wordt, zou het opstellen van 200 te ondertekenen facturen €166,67 kosten.

  • Voor het ontvangen van het ondertekende document
    Eenmaal elke klant zijn factuur ondertekend heeft, zal het automatisch gearchiveerd worden in Signaturit’s dashboard, waar het indien nodig gedownload kan worden. Het is niet nodig om tijd te steken in het digitaal archiveren van de facturen, aangezien dit reeds gebeurd is in Signaturit’s platform. Hier kunnen ze ook te allen tijde geraadpleegd worden.
     

Transportkosten

Er zijn er geen, aangezien de facturen rechtstreeks via Signaturit ter ondertekening verzonden worden vanaf Signaturit’s platform. Bovendien zouden alle facturen verzonden kunnen worden door een gecertificeerde e-maildienst die de gewone gecertificeerde post vervangt. Deze service is beschikbaar in het Business Plus Plan die dezelfde functies bevat als het Business Plan + gecertificeerde verzending van e-mails.

Totale kosten

Met het gebruik van Signaturit’s oplossing voor digitale handtekeningen zou de totale kost voor het verzenden van 200 facturen €197,67 bedragen. Dit is 59% minder dan wanneer u de facturen in papier zou verzenden naar de klanten via gewone post; en 81% minder dan wanneer u ze zou verzenden via gecertificeerde post.


SAMENVATTING

 

Traditionele Methode

Met Signaturit

Verschil (in %)

Materiaalkosten

13,54

0

-100%

Administratiekosten

270€

166,67

-38%

Transportkosten

200/730

0

-100%

Inschrijvingskosten

0

30

+100%

Totale kosten

483,54 /1.013,54

196,67

-59% / -81%

 

ANDERE VOORDELEN

Naast de duidelijke kostenbesparingen door het gebruik van de digitale handtekening om documenten te ondertekenen, moeten we ook weten dat het digitale proces ook nog andere voordelen heeft in vergelijking met de traditionele manier van ondertekenen:

  • Het verminderd de tijd voor het ontvangen van ondertekende documenten: het neemt gemiddeld 37 minuten om een ondertekend document terug te krijgen met de digitale handtekening. Via de traditionele weg zou dit 5 dagen of meer kunnen zijn.
  • Het is gemakkelijker om het ondertekeningsproces op te volgen en herinneringen te verzenden naar de ondertekenaars.
  • Het is gemakkelijker voor de klanten om hun handtekening te zetten die bovendien papier besparen en hun eigen administratie-/beheerskosten verminderen.
  • Het verkleint de kans dat documenten verloren gaan, aangezien het hele proces digitaal gebeurt. Daarnaast gaan er ook minder opportuniteiten voor bedrijven verloren omwille van het feit dat er documenten niet tijdig ondertekend werden.


CONCLUSIE

De digitale handtekening gebruiken leidt niet alleen tot economische besparingen, maar het verbetert ook de efficiëntie van processen, de productiviteit van werknemers, vereenvoudigt workflows en vermijdt het verliezen van opportuniteiten. En vergeet natuurlijk niet de positieve impact op het milieu met het verminderd gebruik van papier (Engels) dankzij het digitaliseren van het ondertekeningsproces.

Deze post is ook beschikbaar in het Engels.

Download Whitepaper eSignatures 101


GERELATEERDE POSTS


Topics: Digitale Handtekening

Blog Inschrijving

Recente Posts