Online documenten ondertekenen: de 5 meest gestelde vragen

Posted by media on 13-mrt-2018 9:00:00

5_vragen_over_online_documenten_ondertekenen.png

Het automatiseren van documenten ondertekenen met een elektronische handtekening biedt grote voordelen, aangezien het tekenproces van langdradig, naar snel en efficiënt gaat. Het voorkomt ook dat mensen nog documenten op hoeven te sturen via de post, wat tijd en geld bespaard.

In deze post willen we de belangrijkste vragen beantwoorden die vaak gesteld worden over het online tekenen van documenten met een elektronische handtekening.

Deze post is ook beschikbaar in het Engels.

 

De oplossing die de elektronische handtekening biedt: rechtsgeldig op afstand ondertekenen.

Computers, en tegenwoordig ook smartphones zijn professionele tools die het dagelijkse werk van miljoenen mensen gemakkelijker maken, en ons helpen om efficiënter te werken.

We printen bijvoorbeeld minder documenten uit aangezien het heel makkelijk is om documenten via e-mail te verzenden en ze ook online kunnen opslaan in een cloud-opslag.

Maar wat gebeurt er met het versturen en opslaan van documenten als deze door meerdere partijen getekend moeten worden? Hiervoor zijn elektronische oplossingen ontwikkeld die helpen om rechtsgeldig te tekenen op afstand.

Vanwege de verschillende oplossingen voor elektronische handtekeningen die vandaag de dag beschikbaar zijn, besparen we mensen dus de moeite om documenten uit te printen. Ook hoeven er dus geen documenten meer te worden ingescand of verstuurd per post om het door de andere partij te laten tekenen.

We ontvangen vaak vragen over de verschillende manieren om online documenten te ondertekenen. Hier beantwoorden we een aantal van de meest gestelde vragen.

 

De 5 meest gestelde vragen over het online ondertekenen van documenten

 

1. Is het invoeren van mijn naam op een formulier en op verzenden klikken een juridisch bindende handtekening?

Ja, zolang je maar de identiteit kunt aantonen van de persoon die het formulier heeft ingevuld en op versturen heeft geklikt.

In Europa is de eIDAS-verordening de wet die elektronische handtekeningen regelt. Die wet bepaalt wat een juridisch bindende handtekening vormt.

Volgens de eIDAS-verordening is het invullen van een formulier met je naam en op verzenden klikken een wettelijk bindende elektronische handtekening, maar het is wel een simpele elektronische handtekening.

En het probleem met simpele handtekeningen is dat het heel moeilijk is om te bewijzen wie het heeft ondertekend. Het heeft dus verschillende ongemakken voor een mogelijke rechtszaak:

Iedereen kan een naam op een formulier schrijven. Om te zorgen dat het contract juridisch bindend is, moet er een manier zijn om te bewijzen dat de naam is geschreven door de persoon die de naam vertegenwoordigt.

Om te zorgen dat wat in het document is vastgelegd ook juridisch bindend is wanneer het elektronisch ondertekend wordt, moet het document ook aan de handtekening zelf worden gekoppeld. Dit zorgt ervoor dat als er iets in het document verandert, bijvoorbeeld als iemand een clausule verandert, de wijziging wordt gedetecteerd.

Om dit probleem op te lossen, wordt er idealiter een handtekening gebruikt die uniek gekoppeld is aan de ondertekenaar, en waar geen speciaal apparaat voor nodig is om te kunnen ondertekenen. Dit type handtekening bestaat dus, en wordt in de eIDAS-verordening een geavanceerde elektronische handtekening genoemd.

De geavanceerde elektronische handtekening biedt meer wettelijke garanties als een eenvoudige handtekening, omdat het de identiteit van de ondertekenaar kan achterhalen.

Met onze geavanceerde handtekening moet de ondertekenaar het document ondertekenen met zijn persoonlijke handtekening met behulp van een tablet, smartphone of computer.

Om hen te kunnen identificeren, leggen we nauwkeurig vast vanaf waar ze tekenen, registreren we het adres van herkomst, de locatie en het tijdstip van de handtekening, en leggen we de biometrische data vast van het handschrift van de ondertekenaar (zoals de snelheid waarmee ze ondertekenen). Op deze manier kunnen we die informatie beschikbaar stellen aan een handschriftexpert, zodat die de handtekening kan analyseren als dat nodig is (voor een rechtszaak bijvoorbeeld).

Wij verzamelen al de elektronische bewijsstukken over de tijd, plaats en het apparaat waarop de handtekening is gezet in een bewijsdocument, ofwel audit trail.


Meer informatie: Zijn digitale handtekeningen rechtsgeldig in Europa?

In de Verenigde Staten worden de wetten die de geldigheid van elektronische handtekeningen definiëren, de E-Sign Act en UETA Act genoemd.

 

2. Moeten er verschillende pagina's van een contract getekend worden met de initialen om het contract te beschouwen als ondertekend?

Bij de meeste oplossingen voor elektronische handtekeningen is het niet nodig om met initialen op alle pagina’s van een contract te ondertekenen.

Het toevoegen van initialen aan de pagina’s van een contract is een standaardpraktijk bij het ondertekenen van contracten met pen en papier. De initialen vormen een soort “persoonlijk merkteken” dat laat zien dat men die specifieke pagina heeft gelezen.

Het doel hiervan is om te voorkomen dat er meerdere pagina’s worden toegevoegd na ondertekening van een contract. Maar wat het niet kan vermijden, is dat een professional de inhoud van het contract wijzigt. Er zijn namelijk manieren om die inhoud van het papieren document te wijzigen nadat het gelezen, “gemarkeerd” en getekend is.

Met de oplossing voor elektronische handtekeningen die Signaturit biedt is het niet nodig om de initialen op verschillende pagina´s van een contract te schrijven, omdat alle informatie in het document samen met de handtekening is gemarkeerd met een tijdstempel.

Met de tijdstempel versleutelen we alle informatie, inclusief de handtekening, om ervoor te zorgen dat de integriteit van de informatie niet kan worden gewijzigd in het contract. Mocht het toch worden gewijzigd, wordt dit gedetecteerd, omdat de identificerende waarde van het gewijzigde contract niet meer zou overeenkomen met het oorspronkelijke contract.

Is de elektronische handtekening legaal?

Ja.

Elektronische handtekeningen zijn legaal in de Europese Unie. De wet die dat reguleert, is de (EU) Verordening Nº 910/2014, ook bekend als de eIDAS-verordening.

In artikel 25 van deze verordening worden de rechtsgevolgen van elektronische handtekeningen als volgt vastgesteld:

"Aan een elektronische handtekening worden rechtsgevolgen en ontvankelijkheid als bewijs in gerechtelijke procedures niet ontleend uitsluitend op grond van het feit dat het een elektronische vorm betreft (...).”

Onze elektronische software voor handtekeningen is vanaf het begin ontworpen om te voldoen aan de eIDAS-verordening, evenals aan de Amerikaanse wetten - de UETA Act en de E-Sign Act.

Dus met Signaturit kun je niet alleen geavanceerde elektronische handtekeningen aanvragen en maken in overeenstemming met het EU-regelgevingskader, maar onze elektronische handtekeningen voldoen ook aan de vereisten die zijn vastgelegd in de Amerikaanse wetgeving.

 

3. Is het mogelijk om een handtekening op te slaan en deze opnieuw te gebruiken om andere documenten te ondertekenen?

Ja dat kan, maar dan wordt er wel geriskeerd dat een ander persoon de handtekening kopieert en plakt op andere documenten, zonder dat iemand er iets van af weet.

Als er een opgeslagen foto of afbeelding wordt gebruikt om documenten te ondertekenen, wordt er wel wettelijk ondertekend. Dat valt dan wel onder de simpele handtekeningen.

Het probleem van deze manier is dat je nooit weet wie toegang heeft tot je computer. Dus op cruciale momenten, zou het moeilijk zijn om te bewijzen dat je het altijd zelf bent die de afbeelding van je handtekening gebruikt in .png- of .jpg-formaat.


De unieke handtekening verhoogt de beveiliging en vermijdt identiteitsfraude, manipulatie en diefstal in ieder proces.  


Dat is de reden dat Signaturit het niet toestaat om handtekening opnieuw te gebruiken voor algemeen gebruik. Als we dat wel zouden doen, zou onze geavanceerde elektronische handtekening niet langer geavanceerd zijn, omdat we dan de biometrische gegevens van de ondertekenaar niet zouden kunnen vastleggen en we hun identiteit niet zouden kunnen aantonen.

 

4. Wat is het verschil tussen een handgeschreven, digitale en elektronische handtekening?

Een handgeschreven handtekening is de traditionele handtekening die we met pen en papier kunnen zetten.

 

handgeschreven_handtekening_digitale_handtekening_elektronische_handtekening.jpeg

 

Een digitale handtekening is het proces waarbij een document online wordt ondertekend. Het is een wettelijke handtekening, maar zonder juridische status. Met andere woorden, het doel ervan is niet om de wilsdaad van de ondertekenaar te verifiëren, maar het is een proces om de gegevens van een document te coderen en om meer veiligheid te bieden.

Een elektronische handtekening, volgens de definitie in de eIDAS-verordening, is "data in elektronische vorm die gekoppeld is aan of logisch geassocieerd is met andere data in elektronische vorm en die door de ondertekenaar worden gebruikt om te ondertekenen".

Dus de elektronische handtekening is elektronische data die gekoppeld wordt aan specifieke informatie (ook elektronisch), en tegelijkertijd een juridisch concept dat tot doel heeft de wil van de ondertekenaar te verifiëren.


5. Hoort mijn elektronische handtekening identiek te zijn aan mijn handgeschreven handtekening?

Nee. Bij Signaturit identificeren we de ondertekenaar door de biometrische data te verzamelen. Het is geen probleem als de elektronische handtekening niet exact hetzelfde is als de handgeschreven handtekening van een persoon.

De biometrische data die we verkrijgen biedt informatie over het handschrift, met daarin de kenmerkende dingen die de handtekening vormen: de positie, snelheid en hoeveel druk er werd uitgeoefend (bij de apparaten die dit toestaan).

Als een handtekening, die gemaakt werd met onze oplossing voor geavanceerde elektronische handtekeningen, in twijfel getrokken wordt, kan de biometrische data worden voorgelegd aan de grafoloog. Deze expert zal dit dan vergelijken met de biometrische data van de nieuwe handtekening, welke gemaakt zal worden met Signaturit’s oplossing op hetzelfde apparaat waarmee de in twijfel getrokken handtekening werd gemaakt.

 

CONCLUSIE

Alle elektronische handtekeningen van Signaturit zijn legaal, maar bieden elk een verschillend niveau wat betreft de juridische veiligheid. De keuze van de handtekening hangt af van het gebruik en de eisen die het bedrijf stelt als het gaat om legaliteit en veiligheid van informatie.

Onze geavanceerde elektronische handtekening maakt het mogelijk om de ondertekenaar te identificeren en garandeert de integriteit van de getekende gegevens. Het indienen van een ondertekend document met een geavanceerde elektronische handtekening wordt ook geaccepteerd als wettelijk bewijs in een rechtszaak.

Documenten die elektronisch ondertekend zijn met onze geavanceerde handtekening kunnen op een betrouwbare manier aan de partijen bewijzen wie, wat, wanneer en waar een elektronisch document werd ondertekend.

Als u vragen heeft over welke oplossing voor elektronische handtekeningen het beste bij u past, of een van onze andere diensten - gecertificeerde e-mail en identiteitsdocumenten valideren - kunt u ons mailen via info@signaturit.com, bellen op +31 20 808 62 03 of neem contact met ons op via dit formulier.

Deze post is ook beschikbaar in het Engels.

 

Download Whitepaper eSignatures 101


 

Topics: Digitale Handtekening

Blog Inschrijving

Recente Posts