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Las 12 maneras más efectivas de organizarte en la oficina

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La vuelta de vacaciones o la reincorporación al trabajo después de una ausencia prolongada –provocada por una baja o una excedencia– son contextos en los que puede llegar a desbordarnos la sensación de que no conseguimos acabar ninguna tarea. Sin embargo, está comprobado que la productividad depende mucho más de una planificación inteligente que de trabajar horas extras.

Para hacer más llevadera la vuelta al trabajo después de las vacaciones y poder volver a la rutina sin los agobios del trabajo acumulado, os presentamos 12 consejos prácticos para organizaros mejor.

¿Qué encontrarás en este post?

 

1. Planifica y bloquea tu agenda

Mucha gente intenta organizar las tareas que va a realizar en un determinado espacio de tiempo, pero el contexto de cambio continuo en el que vivimos suele dar al traste con esa planificación.

Aunque no hay una receta para evitar imprevistos, es importante planificar. Para ello, es recomendable hacerlo cada día durante los 30 primeros minutos de trabajo, y ajustar el plan para el día siguiente al finalizar la jornada laboral.

También es importante bloquear en nuestra agenda los tiempos que vamos a dedicar para llevar a cabo las tareas planificadas. Puede ocurrir que tengamos que mover alguno de esos bloques de tiempo, pero el mero hecho de delimitarlos en nuestro calendario nos ayudará a buscar el momento y la concentración necesarias para irlos completando.

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2. Controla tu tiempo

Todos tenemos a menudo la sensación de que el día no tiene horas suficientes para terminar todas nuestras tareas. Una manera de impedir que esta sensación nos agobie y afecte a nuestra productividad es medir a diario el tiempo real que dedicamos a cada tarea.

Se trata de un ejercicio que requiere tiempo y disciplina, pero que suele dar muy buenos resultados: al ver el tiempo que dedicamos a responder emails, a reunirnos con nuestros compañeros/as, etc. nos demostrará que podemos administrar mejor nuestra jornada, y que, con unos pocos ajustes, esa impresión de no poder con todo se esfumará por completo.


3. Crea rutinas

Los humanos somos animales de costumbres. Al convertir una tarea o grupo de tareas en una rutina –mediante su repetición en un mismo espacio de tiempo cada día o con una misma cadencia–, conseguiremos que ese hábito nos conduzca a no saltárnoslas y a completarlas cada vez más rápido.

Una de esas rutinas podría consistir en agrupar los 30 minutos de organización a los que nos referíamos antes –por ejemplo, a primera hora de cada mañana– o en destinar un mismo bloque de una hora todas las semanas a reuniones internas o a tareas administrativas.

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4. Guíate por el principio de Pareto

El popular principio acuñado por el economista italiano Vilfredo Pareto dice que el 80% de nuestros resultados procede únicamente del 20% de nuestros esfuerzos: una norma que ha de ayudarnos a visualizar mejor qué tareas aportan más valor a nuestra empresa.

Esa visión ampliada –que requiere un ejercicio de honestidad hacia nosotros mismos– nos ha de permitir ver a qué aspectos de nuestro trabajo estamos dedicando más tiempo del necesario, y cuáles son las tareas verdaderamente importantes que despachamos con prisa porque no nos gustan o porque no nos sentimos cómodos haciéndolas.


5. Aprovéchate del imparable proceso de digitalización

Más allá de los ejercicios mentales que pueden mejorar nuestra productividad, nunca antes en la historia la tecnología nos había ofrecido tantas soluciones con las que ser más eficientes en nuestro trabajo.

De entre las infinitas soluciones disponibles, tienen un especial potencial transformador las que ayudan a digitalizar una empresa y aquellos procesos que todavía llevamos a cabo de forma analógica.

Por ejemplo, digitalizar un acto tan cotidiano como la firma de un contrato con un socio, cliente o proveedor mediante soluciones como Signaturit, implica ganar tiempo por un lado y, por otro, una serie de beneficios que redundan en nuestra productividad.

Así, por ejemplo, podremos acceder a nuestro histórico de contratos en la nube, información corporativa, etc., lo que reduce de manera significativa el tiempo de búsqueda de documentos.

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6. Descansa

Tomarte las cosas con calma no implica agrupar todo tu tiempo de descanso durante tu jornada laboral en un único break para comer y estirar las piernas. Resulta más eficiente administrar esos tiempos y favorecer paradas de entre 5 y 10 minutos.

En este sentido, es igualmente importante desconectar durante los fines de semana, y llevar a cabo actividades sociales lo más alejadas posible del trabajo y de las personas con las que nos relacionamos durante el resto de la semana.


7. Organiza tu espacio de trabajo

Cómo organizarse en el trabajo es importante y, a menudo, nuestra mesa o despacho nos parece un escenario predeterminado en el que estamos condenados a llevar a cabo nuestro trabajo.

Sin embargo, debemos ser más autocríticos y tomar consciencia de que podemos hacer muchas cosas para mejorar ese entorno. Si lo hacemos, nuestra productividad puede mejorar también.

Librarnos de todos esos papeles y post-its que ya no nos hacen falta, colocar al alcance de nuestra mano los elementos que utilizamos más frecuentemente u orientar nuestra mesa de modo que lo que ocurre en el resto de la oficina no nos distraiga, son pequeños cambios que pueden marcar una gran diferencia.

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8. Organiza tu información

Del mismo modo, nuestro ordenador y su escritorio son una extensión natural e importante de el entorno físico, por lo que es importante organizarlos con el mismo esmero y de manera periódica, borrando archivos que ya no vamos a utilizar o mejorando nuestra estructura de carpetas.

De nuevo, el uso de tecnologías de digitalización, como un gestor documental, puede ayudarnos a sustituir un archivador físico lleno de papeles sin ordenar por una carpeta en la nube sobre la que realizar búsquedas o que podamos organizar por fechas, temas o destinatarios. La información en sí misma tiene un gran valor, pero no hay que olvidar que, cuando está ordenada, vale el doble.


9. Remítete a tu propia experiencia

Cuando sentimos que no estamos logrando nada es muy tentador pensar en momentos pasados en el que nos ocurrió lo mismo, y por ello dejamos de cumplir un plazo, nos salió mal un proyecto, perdimos un cliente, etc.

En cambio, si logramos recordar éxitos anteriores es mucho más fácil recuperar el foco y la motivación y sobreponernos al desánimo. Nuestra propia experiencia es definitivamente uno de los antídotos contra nuestros bajones de productividad.


10. Administra mejor tus reuniones

Las reuniones son a menudo el cuello de botella que hace que se nos acumule el trabajo o que tengamos esa sensación paralizante de no avanzar.

Para superar la tentación de que cada encuentro con un compañero, cliente o proveedor se convierta en una ocasión social y se extienda más tiempo del necesario, resulta útil preparar con antelación una agenda con los temas a abordar, delimitar claramente el tiempo que se va a dedicar a ello y ser muy estrictos con la hora de inicio y finalización de la reunión.

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11. Sal de tu entorno de trabajo natural

Ahora que nuestra cultura se ha visto modificada por la gran implantación del teletrabajo, podemos beneficiarnos de esta situación como una solución para un bloqueo mental ante la tarea de cómo organizarse en el trabajo, por ejemplo. Es tan sencillo como cambiar de escenario.

Si no logramos sobreponernos al miedo al folio en blanco sentados en nuestro despacho, ¿por qué no cambiar de sala o quedarnos una mañana trabajando desde casa? Organizar el trabajo en la oficina puede resultarnos a veces una tarea imposible, pero con un simple cambio como este, podemos solventarlo más rápido de lo que creemos. 

La menor rigidez sobre dónde se desarrolla el trabajo suele mejorar la productividad de los equipos, y, a la larga, incrementa la felicidad de sus trabajadores y conduce a una reducción notable de los días de baja o de las ausencias injustificadas.


12. Apaga las alertas de tu móvil y ordenador

Aunque solemos prestar demasiada atención a nuestros dispositivos móviles, a menudo justificada por la gran cantidad de tareas que éstos nos permiten llevar a cabo de manera remota, si hacemos un nuevo ejercicio de honestidad, la mayoría reconoceremos que muchas de las alertas que nos distraen de nuestro trabajo no se refieren en realidad a cuestiones realmente urgentes.

Por eso, apagar determinadas alarmas puede contribuir a mejorar nuestra concentración, y, en definitiva, nuestra productividad en la oficina.


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Este post fue publicado originalmente el 09/09/2015.

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